Recommended Products
- No recommended searches
Suggestions
- No Suggestions
Site Pages
- No Related Site Pages
Ingangsdatum: 01/03/2023
ACCO Brands Corporation, inclusief de aan haar gelieerde bedrijven (gezamenlijk "ACCO Brands," "wij," "ons," of "ons bedrijf"), zet zich in voor de bescherming van de privacy van toekomstige werknemers, bestaande werknemers, voormalige werknemers en aannemers die namens ons bedrijf werken.
De belangrijke punten van deze mededeling die u dient te weten zijn:
In deze mededeling wordt beschreven hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in het kader van uw wervings-, arbeids- of contractrelatie met ons bedrijf.
In sommige regio's kunnen andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, en kunnen wij ook andere soorten persoonsgegevens verzamelen. Specifieke informatie per land wordt beschreven in bijlage 1 bij dit bericht.
Voor potentiële, huidige en voormalige werknemers is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens over het algemeen de entiteit waar u solliciteert, waar u in dienst bent, of waar u voorheen in dienst was.
Voor contractanten is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens doorgaans de entiteit waaraan u diensten verleent.
Voor een beperkt aantal doeleinden zullen onze ACCO Brands US entiteit, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") en de respectieve lokale entiteit optreden als gezamenlijke voor de verwerking verantwoordelijken. Dit betekent dat ABUL en de lokale entiteit elk verantwoordelijk zijn voor de beslissing hoe wij persoonlijke informatie over u bewaren en gebruiken, maar dat ABUL en de lokale entiteit ook zullen samenwerken om de naleving van de gegevensbescherming te verzekeren. Meer details over dit onderwerp vind u hieronder in de rubriek "Met wie delen wij persoonsgegevens?".
Wij zullen de volgende persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in het kader van uw wervings-, arbeids- of contractrelatie met ons.
Wij verzamelen ook de volgende speciale categorieën persoonsgegevens (vaak gevoelige gegevens genoemd):
Wij verzamelen persoonsgegevens van u rechtstreeks, maar ook via derden, zoals wervingsbureaus. Wij gebruiken die gegevens voor de doeleinden die hieronder worden opgesomd in het gedeelte "Hoe gebruiken wij uw gegevens en wat is de rechtsgrondslag?".
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden en op basis van de rechtsgrondslagen die hieronder worden beschreven. Wij hebben de "Soorten verwerkte persoonsgegevens" voor elk doeleinde gegroepeerd om deze mededeling leesbaarder te maken; wij verwerken echter alleen de soorten persoonsgegevens die nodig zijn om het respectieve vermelde doeleinde te bereiken.
De rechtsgrondslagen waarop wij ons baseren zijn:
Indien u vragen heeft of aanvullende informatie wenst over de doeleinden, rechtsgrondslagen of soorten verwerkte gegevens, kunt u contact met ons opnemen via DataPrivacy@acco.com.
| Doel | Soorten verwerkte gegevens | Rechtsgrondslag |
|---|---|---|
|
Werving Wij verwerken persoonsgegevens om potentiële kandidaten te vinden, sollicitatiegesprekken te voeren en uiteindelijk de beste kandidaten aan te nemen. |
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming |
Gerechtvaardigde belangen Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet Toestemming |
|
Indienstneming Zodra een kandidaat is geselecteerd, verwerken wij persoonsgegevens om de kandidaat in dienst te nemen. |
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Gezondheidsgegevens |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet |
|
Tijdregistratie en loonadministratie Wij verwerken persoonsgegevens om de gewerkte tijd van werknemers bij te houden, verlof te beheren en de salarisadministratie te voeren. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet |
|
Uitkeringenadministratie Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitkeringenadministratie, alsook voor het verstrekken van cafetaria-uitkeringen (indien van toepassing), verzekeringsdekking, pensioenfondsen en voorraadvoordelen. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Gezondheidsgegevens |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
|
Ontwikkeling en prestatiebeheer Wij gebruiken persoonsgegevens voor prestatie- en talentbeheer, opvolgings- en carrièreplanning, opleiding, loopbaan- en leiderschapsontwikkeling, erkenning van onderscheidingen, diversiteitsmetingen en het houden van personeelsenquêtes. Wij gebruiken ook persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de behandeling van disciplinaire procedures. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Computer- en netwerkinformatie |
Aangaan en uitvoeren van contracten Gerechtvaardigde belangen |
|
Beëindiging van de arbeidsverhouding Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het offboardingproces, onder meer om ervoor te zorgen dat u naar behoren wordt vergoed, om uw systeemtoegang te verwijderen en om eindgesprekken te voeren. Afhankelijk van de situatie kunnen we ook referenties over tewerkstelling bij Acco Brands opmaken |
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet Toestemming We vertrouwen op uw uitdrukkelijke toestemming voor vrijwillige exit-interviews en vragenlijsten.We vertrouwen ook op uw uitdrukkelijke toestemming om referentiebrieven uit te geven. |
|
Mededelingen |
Persoonsgegevens Fotografie en video |
Toestemming Gerechtvaardigde belangen |
|
Gezondheid en veilgheid Wij verwerken persoonsgegevens om ergonomische beoordelingen uit te voeren, ervoor te zorgen dat personen medische zorg krijgen voor werkletsels, werknemerscompensatieclaims te behandelen, en medisch vereiste werkbeperkingen te respecteren. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Gezondheidsgegevens |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen Vitale belangen van de betrokkene |
|
Toegang tot bedrijfsruimten en beveiliging Wij gebruiken persoonsgegevens om personen toegang te verlenen tot onze bedrijfsruimten en parkeerterreinen door ID-badges of parkeervergunningen af te geven. Wij verwerken ook persoonsgegevens in de vorm van CCTV-opnamen. |
Persoonsgegevens CCTV-opnamen |
Aangaan en uitvoeren van contracten Gerechtvaardigde belangen |
|
Administratie van het bedrijfsleven Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het beheer van onze activiteiten, met inbegrip van uitgavenbeheer, zakenreizen, planning, budgettering, ijking, personeelsbezetting, uitvoering van rechtsinstrumenten, verlenen van toegang tot systemen, beheer van onze IT-systemen en infrastructuur, aanmaken van bedrijfsaddressenbestanden, uitvoering van overeenkomsten met andere entiteiten, en beheer van relaties met andere entiteiten.
|
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie |
Gerechtvaardigde belangen |
|
Cyberveiligheid Wij verwerken persoonsgegevens om de veiligheid en de functionaliteit van onze systemen en gegevens te beschermen. Dit omvat de authentificatie van gebruikerstoegang, het beheer van firewalls, het beheer van antivirus- en antimalwarebescherming, het controleren van systeemtoegangslogboeken, het monitoren van systemen op kwaadwillige activiteiten, het voorkomen van phishing-pogingen, het opsporen en oplossen van inbreuken op de beveiliging, en het voorkomen van fraude. Het Cyber Security-team voert ook periodieke phishing-campagnes uit om te meten in hoeverre de medewerkers in staat zijn potentiële phishing-e-mails te herkennen en er adequaat op te reageren. Wij kunnen ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is, om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond). Wij houden echter niet actief toezicht op e-mails, instant messages, computergebruik of internetgebruik van werknemers.
|
Persoonsgegevens Computer- en netwerkinformatie |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
|
Bevordering van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wet Wij verwerken persoonsgegevens om de naleving van onze Gedragscode, ons beleid, onze procedures en de wet te bevorderen. Dit omvat het uitvaardigen van beleidslijnen voor werknemers, het coördineren van opleidingen, het vragen aan werknemers om belangenconflicten bekend te maken, het in ontvangst nemen van meldingen van werknemers, het onderhouden van onze ethische hotline, en het uitvoeren van onderzoeken en audits. In het kader van onderzoek kunen wij ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond).
|
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie CCTV-opnamen |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
|
Antwoorden op wettige verzoeken van de overheid en vrijwillige verstrekking van informatie aan de overheid Wij gebruiken en verstrekken persoonsgegevens in overeenstemming met wettige verzoeken van regelgevende, civiele of strafrechtelijke autoriteiten, inclusief om te voldoen aan veiligheids- of wetshandhavingseisen. We kunnen ook vrijwillig informatie verstrekken aan de overheid of zelfregulerende instanties om ons bedrijf te beschermen.
|
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie Gezondheidsgegevens CCTV-opnamen |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
|
Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen Wij gebruiken persoonsgegevens bij het instellen van of het verweren tegen rechtsvorderingen, zoals in arbeidsgeschillen. We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om te reageren op verzoeken om informatie tijdens een rechtszaak.
|
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie Gezondheidsgegevens CCTV-opnamen |
Gerechtvaardigde belangen Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen |
ACCO Brands USA LLC (ABUL)
De meeste van uw persoonlijke gegevens blijven bij uw lokale gegevensbeheerder, hoewel persoonlijke gegevens die verwerkt worden voor de hieronder opgesomde doeleinden aan ABUL in de Verenigde Staten doorgegeven kunnen worden om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of voor de legitieme belangen van uw lokale gegevensbeheerder en ABUL.
Voor de volgende doeleinden treden ABUL en uw lokale entiteit op als gezamenlijke controllers:
Potentiële kopers
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet, hoewel wij deze informatie kunnen doorgeven aan een potentiële koper van ons bedrijf, met inbegrip van de adviseurs, advocaten of financiële adviseurs van de potentiële koper.
Dienstverleners
Ten slotte delen wij persoonsgegevens ook met de volgende categorieën derden:
ACCO Brands filialen (lijst van filialen van ACCO Brands);
Wij eisen van externe gegevensverwerkers dat zij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen, dat zij ons op de hoogte stellen van een mogelijke schending van gegevens en dat zij persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan het verlenen van diensten aan ons.
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ABUL en dienstverleners in de Verenigde Staten zoals hierboven beschreven. Persoonsgegevens van werknemers in de Europese Economische Ruimte ("EER") kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners en regionaal HR-management die in de EER en het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn.
Wanneer gegevens naar derde landen worden gestuurd, nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat ze adequaat worden beschermd. Dit gebeurt door middel van door de overheid goedgekeurde besluiten inzake adequaatheid, certificeringen, bindende bedrijfsvoorschriften of standaard contractuele clausules. Als u vragen hebt over de methoden die wij gebruiken om een adequate gegevensbescherming te waarborgen, kunt u te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com op elk gewenst moment.
U hebt rechten over hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt, waaronder:
Uitoefening van rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met uw lokale Human Resources Business Partner of door contact met ons op te nemen aan de hand van de informatie in het gedeelte "Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of zorgen heb over mijn persoonsgegevens?" hieronder.
Beperkingen
Deze rechten kunnen worden beperkt, bijvoorbeeld als tijdens de uitvoering van uw verzoek informatie over een andere persoon openbaar zou worden gemaakt of als u ons vraagt om gegevens te verwijderen die wij wettelijk verplicht zijn op te slaan of die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering. Zij kunnen ook worden beperkt door wettelijke voorrechten en beschermingen.
Als u uw toestemming intrekt of weigert toestemming te geven, kunnen wij uw gegevens voor dat specifieke doel ook niet meer verwerken. De intrekking van de toestemming geldt voor alle verwerking na de datum van intrekking, maar niet voor de verwerking die vóór die datum heeft plaatsgevonden.
Klachten
Als u zich zorgen maakt over uw privacy, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in de rubriek "Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of opmerkingen heb over mijn persoonsgegevens?" hieronder. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in uw regio.
Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor deze zijn verzameld. Wij zullen uw gegevens ook bewaren zolang dat nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Zie voor meer details het beleid en programma voor het bewaren van gegevens van ACCO Brands, dat beschikbaar is op het intranet van het bedrijf.
Naarmate onze activiteiten zich ontwikkelen en nieuwe processen worden ingevoerd of gewijzigd, kan het nodig zijn deze mededeling bij te werken. Als er belangrijke wijzigingen in deze kennisgeving zijn, zullen wij u daarvan schriftelijk in kennis stellen, bijvoorbeeld per e-mail. Wij zullen ook de ingangsdatum bijwerken om de meest recente revisiedatum weer te geven.
Als u vragen hebt over deze kennisgeving of uw persoonsgegevens, raden wij u aan contact op te nemen met uw lokale Human Resources Business Partner. U kunt ook te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com at any time.
Voor bepaalde regio's heeft ACCO Brands lokale functionarissen voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen of zorgen over uw persoonsgegevens kunnen naar de betreffende functionaris voor gegevensbescherming worden gestuurd via onderstaande contactgegevens:
ABUL heeft de volgende vertegenwoordiger voor gegevensbescherming in de EU aangesteld:
Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Duitsland
DataPrivacy@acco.com
ABUL heeft de volgende vertegenwoordiger voor gegevensbescherming in het Verenigd Koninkrijk aangesteld:
ACCO UK Limited
Millennium House, 65 Walton Street
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 7QG
DataPrivacy@acco.com
In sommige regio's kunnen andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, en kunnen wij ook andere soorten persoonsgegevens verzamelen. Hieronder is een lijst van landspecifieke bepalingen.
PN-GL-HR-ACCO-2023.03