HR - privacybeleid
Ingangsdatum: 01/03/2023
ACCO Brands Corporation, inclusief de aan haar gelieerde bedrijven (gezamenlijk "ACCO Brands," "wij," "ons," of "ons bedrijf"), zet zich in voor de bescherming van de privacy van toekomstige werknemers, bestaande werknemers, voormalige werknemers en aannemers die namens ons bedrijf werken.
- Wat zijn de belangrijkste punten van deze mededeling?
- Wat wordt in deze mededeling besproken?
- Welke ACCO Brands entiteit is de verantwoordelijke voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
- Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
- Uit welke bronnen verzamelen wij persoonsgegevens?
- Hoe gebruiken wij uw informatie en wat is de rechtsgrondslag?
- Met wie delen wij persoonsgegevens?
- Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?
- Welke rechten hebt u?
- Hoe lang bewaren wij uw informatie?
- Hoe weet ik of deze mededeling is bijgewerkt of gewijzigd?
- Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of opmerkingen heb over mijn persoonsgegevens?
De belangrijke punten van deze mededeling die u dient te weten zijn:
- Voor potentiële, huidige en voormalige werknemers is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens over het algemeen de entiteit waar u solliciteert, waar u in dienst bent, of waar u voorheen in dienst was. Voor contractanten is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens doorgaans de entiteit waaraan u diensten verleent.
- Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, waaronder een aantal speciale categorieën persoonsgegevens (vaak gevoelige persoonsgegevens genoemd), om onze relatie met u te beheren en onze activiteiten uit te oefenen.
- Afhankelijk van de omstandigheden, baseren wij ons op verschillende rechtsgrondslagen om uw gegevens te verwerken. Deze omvatten de verwerking van gegevens om een contract met u na te komen, om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, om onze gerechtvaardigde belangen en uw gerechtvaardigde belangen te behartigen, en om andere doeleinden te verwezenlijken waarvoor u uw uitdrukkelijke toestemming geeft.
- De meeste van uw persoonsgegevens blijven bij uw plaatselijke werkgever, maar sommige gegevens worden gedeeld met aan ACCO Brands gelieerde ondernemingen wereldwijd. Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met andere bedrijven en dienstverleners, zoals salarisadministrateurs, IT-dienstverleners en verzekeringsmaatschappijen. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
- Wanneer wij uw persoonsgegevens aan een ander land doorgeven, beschermen wij de gegevens met behulp van verschillende mechanismen, zoals besluiten van de overheid inzake adequaatheid, standaardcontractbepalingen of door de overheid erkende certificeringen.
- U hebt rechten met betrekking tot de manier waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt, zoals het vragen om toegang tot uw gegevens, het wissen van uw gegevens of het laten corrigeren ervan. Deze rechten zijn in sommige gevallen beperkt.
- U kunt te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com als u vragen of zorgen hebt over uw privacy. U kunt ook contact opnemen met uw lokale Human Resources Business Partner.
In deze mededeling wordt beschreven hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in het kader van uw wervings-, arbeids- of contractrelatie met ons bedrijf.
In sommige regio's kunnen andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, en kunnen wij ook andere soorten persoonsgegevens verzamelen. Specifieke informatie per land wordt beschreven in bijlage 1 bij dit bericht.
Voor potentiële, huidige en voormalige werknemers is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens over het algemeen de entiteit waar u solliciteert, waar u in dienst bent, of waar u voorheen in dienst was.
Voor contractanten is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens doorgaans de entiteit waaraan u diensten verleent.
Voor een beperkt aantal doeleinden zullen onze ACCO Brands US entiteit, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") en de respectieve lokale entiteit optreden als gezamenlijke voor de verwerking verantwoordelijken. Dit betekent dat ABUL en de lokale entiteit elk verantwoordelijk zijn voor de beslissing hoe wij persoonlijke informatie over u bewaren en gebruiken, maar dat ABUL en de lokale entiteit ook zullen samenwerken om de naleving van de gegevensbescherming te verzekeren. Meer details over dit onderwerp vind u hieronder in de rubriek "Met wie delen wij persoonsgegevens?".
Wij zullen de volgende persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in het kader van uw wervings-, arbeids- of contractrelatie met ons.
- Persoonsgegevens – uw naam, ongehuwde naam, geboortedatum, geslacht, huisadres, persoonlijk e-mailadres, privé telefoonnummer, contactgegevens voor noodgevallen, burgerlijke staat, informatie over gezinsleden, burgerservicenummer, nationale identificatienummers, burgerschap en immigratiestatus, kopieën van identiteitsdocumenten;
- Gegevens voorafgaand aan de indiensttreding – curriculum vitae, functietitel, beroepservaring, arbeidsverleden, opleiding, vaardigheden, certificaten, gesproken talen, resultaten van antecedentenonderzoek (alleen indien toegestaan door de plaatselijke wetgeving en onder voorbehoud van de nodige toestemmingen), en verklaringen van referenties;
- Gegevens over het dienstverband – startdatum van dienstverband, werknemers-ID, salarisnummer, telefoon op het werk, e-mail op het werk, postadres op het werk, reisvoorkeuren, gegevens over het dienstvoertuig, gegevens over het privévoertuig (alleen indien nodig voor parkeerkaarten), manager, afdeling, uitkeringen, salarisschalen, arbeidsstatus, arbeidscategorie, prestatiegeschiedenis, opleidingsgegevens, beoordelingsresultaten, informatie over vaardigheden en ontwikkeling, loopbaanplannen, gegevens over disciplinaire maatregelen, gegevens over intern onderzoek, verslagen van mogelijk of vermoedelijk wangedrag, en ontslagdatum en -reden;
- Financiële informatie – salaris, premies, uitkeringen, routing- en rekeningnummer van bankrekeningen, onkostendeclaraties, naam, geboortedatum en geslacht van de begunstigden, en alle andere informatie die nodig is voor betalings- en belastingdoeleinden;
- Computer- en netwerkinformatie – ACCO Brands gegevens over computer en netwerk, e-mails, instant messages, andere elektronische communicatie, firewalllogs, gegevens over systeemgebruik en systeemtoegang;
- Fotografie en video – foto's, video-opnamen en social media-informatie die u vrijwillig met ons deelt; en
- CCTV-opnamen – video-opnamen via gesloten televisiecircuits buiten en in onze kantoren en fabrieken.
Wij verzamelen ook de volgende speciale categorieën persoonsgegevens (vaak gevoelige gegevens genoemd):
- Gezondheidsinformatie - medische certificering, informatie over medisch verlof, werkgerelateerd letsel en ziekten, werkbeperkingen, zwangerschapsstatus, alle vereiste redelijke aanpassingen, dekking door de ziektekostenverzekering, en informatie die u vrijwillig met ons deelt (alleen waar toegestaan door de plaatselijke wetgeving en onderworpen aan alle noodzakelijke toestemmingen).
Wij verzamelen persoonsgegevens van u rechtstreeks, maar ook via derden, zoals wervingsbureaus. Wij gebruiken die gegevens voor de doeleinden die hieronder worden opgesomd in het gedeelte "Hoe gebruiken wij uw gegevens en wat is de rechtsgrondslag?".
Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden en op basis van de rechtsgrondslagen die hieronder worden beschreven. Wij hebben de "Soorten verwerkte persoonsgegevens" voor elk doeleinde gegroepeerd om deze mededeling leesbaarder te maken; wij verwerken echter alleen de soorten persoonsgegevens die nodig zijn om het respectieve vermelde doeleinde te bereiken.
De rechtsgrondslagen waarop wij ons baseren zijn:
- Gerechtvaardigde belangen - dit betekent dat de verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de legitieme belangen van ACCO Brands of een derde partij, die niet zwaarder wegen dan de privacyrechten van personen;
- Aangaan en uitvoeren van contracten - dit betekent dat de verwerking van gegevens noodzakelijk is om een contract met de betrokkene aan te gaan of uit te voeren;
- Naleving van de wet - dit betekent dat de verwerking van gegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen
- Toestemming - dit betekent dat de verwerking geschiedt op grond van de vrije, specifieke, geïnformeerde, ondubbelzinnige en aantoonbare toestemming van een persoon.
Indien u vragen heeft of aanvullende informatie wenst over de doeleinden, rechtsgrondslagen of soorten verwerkte gegevens, kunt u contact met ons opnemen via DataPrivacy@acco.com.
Doel | Soorten verwerkte gegevens | Rechtsgrondslag |
---|---|---|
Werving Wij verwerken persoonsgegevens om potentiële kandidaten te vinden, sollicitatiegesprekken te voeren en uiteindelijk de beste kandidaten aan te nemen. |
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming |
Gerechtvaardigde belangen Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet Toestemming |
Indienstneming Zodra een kandidaat is geselecteerd, verwerken wij persoonsgegevens om de kandidaat in dienst te nemen. |
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Gezondheidsgegevens |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet |
Tijdregistratie en loonadministratie Wij verwerken persoonsgegevens om de gewerkte tijd van werknemers bij te houden, verlof te beheren en de salarisadministratie te voeren. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet |
Uitkeringenadministratie Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitkeringenadministratie, alsook voor het verstrekken van cafetaria-uitkeringen (indien van toepassing), verzekeringsdekking, pensioenfondsen en voorraadvoordelen. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Gezondheidsgegevens |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
Ontwikkeling en prestatiebeheer Wij gebruiken persoonsgegevens voor prestatie- en talentbeheer, opvolgings- en carrièreplanning, opleiding, loopbaan- en leiderschapsontwikkeling, erkenning van onderscheidingen, diversiteitsmetingen en het houden van personeelsenquêtes. Wij gebruiken ook persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de behandeling van disciplinaire procedures. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Computer- en netwerkinformatie |
Aangaan en uitvoeren van contracten Gerechtvaardigde belangen |
Beëindiging van de arbeidsverhouding Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het offboardingproces, onder meer om ervoor te zorgen dat u naar behoren wordt vergoed, om uw systeemtoegang te verwijderen en om eindgesprekken te voeren. Afhankelijk van de situatie kunnen we ook referenties over tewerkstelling bij Acco Brands opmaken |
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie |
Aangaan en uitvoeren van contracten Naleving van de wet Toestemming We vertrouwen op uw uitdrukkelijke toestemming voor vrijwillige exit-interviews en vragenlijsten.We vertrouwen ook op uw uitdrukkelijke toestemming om referentiebrieven uit te geven. |
Mededelingen |
Persoonsgegevens Fotografie en video |
Toestemming Gerechtvaardigde belangen |
Gezondheid en veilgheid Wij verwerken persoonsgegevens om ergonomische beoordelingen uit te voeren, ervoor te zorgen dat personen medische zorg krijgen voor werkletsels, werknemerscompensatieclaims te behandelen, en medisch vereiste werkbeperkingen te respecteren. |
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Gezondheidsgegevens |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen Vitale belangen van de betrokkene |
Toegang tot bedrijfsruimten en beveiliging Wij gebruiken persoonsgegevens om personen toegang te verlenen tot onze bedrijfsruimten en parkeerterreinen door ID-badges of parkeervergunningen af te geven. Wij verwerken ook persoonsgegevens in de vorm van CCTV-opnamen. |
Persoonsgegevens CCTV-opnamen |
Aangaan en uitvoeren van contracten Gerechtvaardigde belangen |
Administratie van het bedrijfsleven Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het beheer van onze activiteiten, met inbegrip van uitgavenbeheer, zakenreizen, planning, budgettering, ijking, personeelsbezetting, uitvoering van rechtsinstrumenten, verlenen van toegang tot systemen, beheer van onze IT-systemen en infrastructuur, aanmaken van bedrijfsaddressenbestanden, uitvoering van overeenkomsten met andere entiteiten, en beheer van relaties met andere entiteiten.
|
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie |
Gerechtvaardigde belangen |
Cyberveiligheid Wij verwerken persoonsgegevens om de veiligheid en de functionaliteit van onze systemen en gegevens te beschermen. Dit omvat de authentificatie van gebruikerstoegang, het beheer van firewalls, het beheer van antivirus- en antimalwarebescherming, het controleren van systeemtoegangslogboeken, het monitoren van systemen op kwaadwillige activiteiten, het voorkomen van phishing-pogingen, het opsporen en oplossen van inbreuken op de beveiliging, en het voorkomen van fraude. Het Cyber Security-team voert ook periodieke phishing-campagnes uit om te meten in hoeverre de medewerkers in staat zijn potentiële phishing-e-mails te herkennen en er adequaat op te reageren. Wij kunnen ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is, om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond). Wij houden echter niet actief toezicht op e-mails, instant messages, computergebruik of internetgebruik van werknemers.
|
Persoonsgegevens Computer- en netwerkinformatie |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
Bevordering van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wet Wij verwerken persoonsgegevens om de naleving van onze Gedragscode, ons beleid, onze procedures en de wet te bevorderen. Dit omvat het uitvaardigen van beleidslijnen voor werknemers, het coördineren van opleidingen, het vragen aan werknemers om belangenconflicten bekend te maken, het in ontvangst nemen van meldingen van werknemers, het onderhouden van onze ethische hotline, en het uitvoeren van onderzoeken en audits. In het kader van onderzoek kunen wij ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond).
|
Persoonsgegevens Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie CCTV-opnamen |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
Antwoorden op wettige verzoeken van de overheid en vrijwillige verstrekking van informatie aan de overheid Wij gebruiken en verstrekken persoonsgegevens in overeenstemming met wettige verzoeken van regelgevende, civiele of strafrechtelijke autoriteiten, inclusief om te voldoen aan veiligheids- of wetshandhavingseisen. We kunnen ook vrijwillig informatie verstrekken aan de overheid of zelfregulerende instanties om ons bedrijf te beschermen.
|
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie Gezondheidsgegevens CCTV-opnamen |
Naleving van de wet Gerechtvaardigde belangen |
Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen Wij gebruiken persoonsgegevens bij het instellen van of het verweren tegen rechtsvorderingen, zoals in arbeidsgeschillen. We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om te reageren op verzoeken om informatie tijdens een rechtszaak.
|
Persoonsgegevens Gegevens voorafgaand aan de indienstneming Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding Financiële informatie Computer- en netwerkinformatie Gezondheidsgegevens CCTV-opnamen |
Gerechtvaardigde belangen Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen |
ACCO Brands USA LLC (ABUL)
De meeste van uw persoonlijke gegevens blijven bij uw lokale gegevensbeheerder, hoewel persoonlijke gegevens die verwerkt worden voor de hieronder opgesomde doeleinden aan ABUL in de Verenigde Staten doorgegeven kunnen worden om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of voor de legitieme belangen van uw lokale gegevensbeheerder en ABUL.
Voor de volgende doeleinden treden ABUL en uw lokale entiteit op als gezamenlijke controllers:
- Administratie van uitkeringen - ABUL werkt samen met uw lokale gegevensbeheerder om uitkeringen van aandelen en verzekeringen te verstrekken;
- Communicatie - alle informatie die op het ACCO Brands Corporate Intranet wordt geplaatst, wordt beheerd door het ACCO Brands Corporate Communications-team, dat voor ABUL werkt;
- Bedrijfsadministratie - om de hele ACCO Brands bedrijvengroep efficiënt te beheren, verwerkt ABUL persoonsgegevens voor centrale budgettering, uitgavenbeheer, planning, ijking, personeelsbezetting, auditing, IT-systemen en IT-infrastructuur;
- Cybersecurity - het Cybersecurity-team van de onderneming (dat voor ABUL werkt) verwerkt persoonsgegevens om centrale multifactorauthenticatieondersteuning, spam- en virusfiltering van e-mails, URL- en firewallfiltering, en onderzoek naar cybersecurityincidenten te bieden. Het Cyber Security-team voert ook periodieke phishing-campagnes uit om te meten in hoeverre de medewerkers in staat zijn potentiële phishing-e-mails te herkennen en er adequaat op te reageren;
- Bevordering van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wet - het Corporate Compliance-team (dat voor ABUL werkt) verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van het beheer van het nalevingsprogramma van ACCO Brands (communicatie, training, audits en onderzoeken) met betrekking tot anticorruptie, handelssancties, witwassen van geld, antitrust/eerlijke concurrentie, belangenverstrengeling, gegevensbescherming en andere onderwerpen die in de Gedragscode aan de orde komen;
- Rechtmatige verzoeken van de overheid beantwoorden en vrijwillig verstrekken van informatie aan de overheid - in het geval dat ACCO Brands een verzoek om informatie ontvangt van een overheidsinstantie, kan ABUL verplicht zijn om persoonsgegevens aan de overheid te verstrekken of kan ABUL dit vrijwillig doen, bijvoorbeeld om aan te tonen dat de toepasselijke wetgeving wordt nageleefd; en
- Het indienen en verdedigen van juridische claims - belangrijke geschillen of rechtszaken worden centraal beheerd door de afdeling Legal and Compliance van ACCO Brands (die voor ABUL werkt) en verwerkt persoonsgegevens in verband met het indienen van of reageren op juridische claims.
Potentiële kopers
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet, hoewel wij deze informatie kunnen doorgeven aan een potentiële koper van ons bedrijf, met inbegrip van de adviseurs, advocaten of financiële adviseurs van de potentiële koper.
Dienstverleners
Ten slotte delen wij persoonsgegevens ook met de volgende categorieën derden:
ACCO Brands filialen (lijst van filialen van ACCO Brands);
- IT-dienstverleners;
- leveranciers van salarisadministratiediensten
- reisbureaus en reisdienstverleners;
- medische dienstverleners, artsen en externe beheerders voor werknemerscompensatieclaims;
- recruiters, sociale-mediaplatforms en carrièrewebsites;
- aanbieders van verzekeringen en uitkeringen;
- auditeuren, boekhouders en actuarissen;
- banken, kredietkaartbedrijven, betalingsdienstaanbieders, financiële makelaars en elektronische aandelenhandelsplatforms
- aanbieders van opleidingen, enquêtes en beoordelingen;
- advocaten, consultants en onderzoekers;
- lokale, provinciale, federale of andere overheidsinstanties of rechtshandhavingsambtenaren; en
- andere personen, organisaties of verenigingen indien nodig ter bevordering van de belangen van werknemers, aannemers of ACCO Brands.
Wij eisen van externe gegevensverwerkers dat zij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen, dat zij ons op de hoogte stellen van een mogelijke schending van gegevens en dat zij persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan het verlenen van diensten aan ons.
Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ABUL en dienstverleners in de Verenigde Staten zoals hierboven beschreven. Persoonsgegevens van werknemers in de Europese Economische Ruimte ("EER") kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners en regionaal HR-management die in de EER en het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn.
Wanneer gegevens naar derde landen worden gestuurd, nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat ze adequaat worden beschermd. Dit gebeurt door middel van door de overheid goedgekeurde besluiten inzake adequaatheid, certificeringen, bindende bedrijfsvoorschriften of standaard contractuele clausules. Als u vragen hebt over de methoden die wij gebruiken om een adequate gegevensbescherming te waarborgen, kunt u te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com op elk gewenst moment.
U hebt rechten over hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt, waaronder:
- om informatie te vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
- om een kopie van uw persoonsgegevens te vragen;
- om uw persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
- om uw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen;
- om uw toestemming in te trekken, wanneer wij op die toestemming vertrouwen om uw gegevens te verwerken;
- om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of deze te beperken;
- om een klacht in te dienen bij uw regionale gegevensbeschermingsautoriteit.
Uitoefening van rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met uw lokale Human Resources Business Partner of door contact met ons op te nemen aan de hand van de informatie in het gedeelte "Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of zorgen heb over mijn persoonsgegevens?" hieronder.
Beperkingen
Deze rechten kunnen worden beperkt, bijvoorbeeld als tijdens de uitvoering van uw verzoek informatie over een andere persoon openbaar zou worden gemaakt of als u ons vraagt om gegevens te verwijderen die wij wettelijk verplicht zijn op te slaan of die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering. Zij kunnen ook worden beperkt door wettelijke voorrechten en beschermingen.
Als u uw toestemming intrekt of weigert toestemming te geven, kunnen wij uw gegevens voor dat specifieke doel ook niet meer verwerken. De intrekking van de toestemming geldt voor alle verwerking na de datum van intrekking, maar niet voor de verwerking die vóór die datum heeft plaatsgevonden.
Klachten
Als u zich zorgen maakt over uw privacy, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in de rubriek "Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of opmerkingen heb over mijn persoonsgegevens?" hieronder. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in uw regio.
Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor deze zijn verzameld. Wij zullen uw gegevens ook bewaren zolang dat nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Zie voor meer details het beleid en programma voor het bewaren van gegevens van ACCO Brands, dat beschikbaar is op het intranet van het bedrijf.
Naarmate onze activiteiten zich ontwikkelen en nieuwe processen worden ingevoerd of gewijzigd, kan het nodig zijn deze mededeling bij te werken. Als er belangrijke wijzigingen in deze kennisgeving zijn, zullen wij u daarvan schriftelijk in kennis stellen, bijvoorbeeld per e-mail. Wij zullen ook de ingangsdatum bijwerken om de meest recente revisiedatum weer te geven.
Als u vragen hebt over deze kennisgeving of uw persoonsgegevens, raden wij u aan contact op te nemen met uw lokale Human Resources Business Partner. U kunt ook te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com at any time.
Voor bepaalde regio's heeft ACCO Brands lokale functionarissen voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen of zorgen over uw persoonsgegevens kunnen naar de betreffende functionaris voor gegevensbescherming worden gestuurd via onderstaande contactgegevens:
- Brazilië – DataPrivacy@acco.com
- Duitsland – DataPrivacy@acco.com
ABUL heeft de volgende vertegenwoordiger voor gegevensbescherming in de EU aangesteld:
Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Duitsland
DataPrivacy@acco.com
ABUL heeft de volgende vertegenwoordiger voor gegevensbescherming in het Verenigd Koninkrijk aangesteld:
ACCO UK Limited
Millennium House, 65 Walton Street
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 7QG
DataPrivacy@acco.com
Bijlage
- Bijlage 1 - Specifieke bepalingen van het land
In sommige regio's kunnen andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, en kunnen wij ook andere soorten persoonsgegevens verzamelen. Hieronder is een lijst van landspecifieke bepalingen.
Oostenrijk
- Religie-informatie - informatie met betrekking tot uw religie om namens u religieuze belastingen te betalen (mits u daarmee instemt); en
- Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een ondernemingsraad om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).
België
- Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een ondernemingsraad om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).
Brazilië
- Biometrische gegevens - vingerafdrukgegevens om de aanwezigheid, tijdregistratie en toegang tot onze bedrijfsruimten te beheren (mits u daarmee instemt);
- Informatie over ras en etniciteit - gegevens over ras voor rapportagedoeleinden van de overheid, zoals wettelijk vereist (mits u daarmee instemt);
- Informatie over de status van een handicap - gegevens over de status van een handicap voor rapportagedoeleinden van de overheid, zoals wettelijk verplicht is; en
- Lidmaatschap van een vakbond - gegevens over het lidmaatschap van een vakbond om vakbondscontributies van uw loonlijst af te houden en te betalen (mits u daarmee instemt).
Frankrijk
- Kopie van uw werkvergunning om uw recht op werk te verifiëren – een kopie van uw werkvergunning wordt door HR opgeslagen om uw recht op werk te verifiëren; de wettelijke basis is de naleving van de wet Artikel R. 620-3 van de Arbeidswet;
- Vakbondsinformatie – namen en details van vakbondsvertegenwoordigers, werknemersvertegenwoordigers en vertegenwoordigers van het Sociaal en Economisch Comité (CSE) worden verwerkt om vertegenwoordigers voordelen te bieden in verband met die activiteiten; de wettelijke basis is naleving van de wet, in overeenstemming met de artikelen L2411-5 en L2142-1-3 van de arbeidswet;
- Persoonlijke informatie voor de verkiezing van werknemersvertegenwoordigers - een lijst met in aanmerking komende kandidaten en stemgerechtigde werknemers, inclusief hun naam, geboortedatum en anciënniteit, wordt gepost en beschikbaar gesteld aan werknemers om verkiezingen voor werknemersvertegenwoordigers te houden; de rechtsgrondslag is naleving van de wet, in overeenstemming met de artikelen L2314-18 e.v. van de Arbeidswet;
- Persoonlijke informatie voor het verlenen van sociale en culturele diensten – namen en details van werknemers worden gedeeld met het Sociaal en Economisch Comité (CSE) om sociale en culturele diensten en voordelen te bieden; de wettelijke basis is uw toestemming; En
- Invaliditeitsstatus en andere persoonlijke informatie – handicapstatus, veteranenstatus en andere categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt om aanvullende ondersteuning te bieden waar u mogelijk wettelijk recht op heeft; de wettelijke basis is toestemming en naleving van Wet nr. 87-517 van 10 juli 1987, Erkenning van de status van gehandicapte werknemer (RQTH)” en artikel L5213 van de Arbeidswet.
Duitsland
- Kopie van uw verblijfsvergunning om uw recht op werk te controleren - kopie van uw verblijfsvergunning die door HR wordt opgeslagen om uw recht op werk te controleren; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz
- Informatie voor verhuisservices - informatie die nodig is om u te helpen van de ene locatie naar de andere te verhuizen; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz;
- Persoonlijk e-mailadres en telefoonnummer - persoonlijke contactgegevens; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz; en
- Religie-informatie - informatie over uw religie om namens u religieuze belastingen te betalen; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz.
Italië
- Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een ondernemingsraad om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).
Polen
- Persoonlijke informatie voor de administratie van het Employee Capital Plan – persoonlijke informatie zoals vereist om te voldoen aan de Wet van 4 oktober 2018 op Employee Capital Plans; de wettelijke basis is naleving van de wet;
- Gezondheidsinformatie – invaliditeitsstatus en andere categorieën gezondheidsgegevens worden verwerkt om aanvullende ondersteuning en voordelen te bieden waar u mogelijk wettelijk recht op heeft; de wettelijke basis is naleving van de wet;
- Kopie van uw werkvergunning om uw recht op werk te verifiëren – een kopie van uw werkvergunning die is opgeslagen door HR om uw recht op werk te verifiëren; de wettelijke basis is naleving van de wet, in lijn met art. 2 en 3 van de wet van 15 juni 2012;
- Bankrekeninggegevens – bankrekeninggegevens worden verwerkt om betalingen naar uw bankrekening te doen, tenzij u heeft verzocht om betalingen rechtstreeks in contanten aan u uit te betalen; de wettelijke basis is toestemming;
- Autogegevens – informatie over uw privéauto wordt verwerkt om vergunningen en autovergoedingen te regelen, indien van toepassing; de rechtsgrondslag is legitiem belang; En
- Vakbondsinformatie - vakbondslidmaatschapsgegevens om vakbondsbijdragen in te houden en te betalen van uw loon (onder voorbehoud van uw toestemming) en om vakbondsvertegenwoordigers voordelen te bieden in verband met die activiteiten; de wettelijke basis is naleving van het arbeidsrecht.
Portugal
- Biometrische informatie - vingerafdrukgegevens om aanwezigheid, tijdregistratie en toegang tot onze bedrijfsruimten te beheren, uitsluitend voor zover toegestaan door de nationale wetgeving; en
- Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een vakbond om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).
Spanje
- Vakbondsinformatie - informatie over uw rol als werknemersvertegenwoordiger (mits u daarmee instemt).
Zweden
- Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een vakbond om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).
Zwitserland
- Religie-informatie - informatie met betrekking tot uw religie om namens u religieuze belastingen te betalen (mits u daarmee instemt).
Verenigd Koninkrijk
- Gezondheidsinformatie – Zoals toegestaan onder de UK Data Protection Act 2018, verzamelen wij informatie met betrekking tot de reden voor de afwezigheid van een werknemer van het werk, evenals het medische advies of de behandeling die is aangevraagd om vast te stellen of er een schikking moet worden getroffen, of dat de werknemer geschikt is om te werken.
- Kopie van identiteitskaart ter controle van het recht op werk - kopie van uw identiteitskaart die door HR wordt bewaard om uw recht op werk te controleren; de rechtsgrondslag volgens de Britse wet is de Immigration, Asylum and Nationality Act 2006.
Verenigde Staten
- Ras- en etniciteitsgegevens - Rasgegevens ter bevordering van diversiteit en voor rapportagedoeleinden van de overheid, op grond van onze gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen;
- Sociale media-informatie - sociale media-informatie die u vrijwillig met ons deelt, bijvoorbeeld wanneer u via LinkedIn solliciteert naar een functie bij ons bedrijf, per onze legitieme belangen; en
- Verleden adres geschiedenis - verleden adresgeschiedenis verzameld tijdens het aanwervingsproces, per ons legitiem belang.
- Privacyrechten - de rechten vermeld in het gedeelte "Welke rechten hebt u?" zijn alleen beschikbaar voor personen in de staat Californië.
PN-GL-HR-ACCO-2023.03