Skip to Content Skip to footer
Suggestions
  • No Suggestions

HR - privacybeleid

Ingangsdatum: 01/01/2023

ACCO Brands Corporation, inclusief de aan haar gelieerde bedrijven (gezamenlijk "ACCO Brands," "wij," "ons," of "ons bedrijf"), zet zich in voor de bescherming van de privacy van toekomstige werknemers, bestaande werknemers, voormalige werknemers en aannemers die namens ons bedrijf werken.

  • Wat zijn de belangrijkste punten van deze mededeling?
  • Wat wordt in deze mededeling besproken?
  • Welke ACCO Brands entiteit is de verantwoordelijke voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
  • Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
  • Uit welke bronnen verzamelen wij persoonsgegevens?
  • Hoe gebruiken wij uw informatie en wat is de rechtsgrondslag?
  • Met wie delen wij persoonsgegevens?
  • Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door?
  • Welke rechten hebt u?
  • Hoe lang bewaren wij uw informatie?
  • Hoe weet ik of deze mededeling is bijgewerkt of gewijzigd?
  • Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of opmerkingen heb over mijn persoonsgegevens?
Wat zijn de belangrijkste punten van deze mededeling? Chevron Icon

 

De belangrijke punten van deze mededeling die u dient te weten zijn:

  • Voor potentiële, huidige en voormalige werknemers is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens over het algemeen de entiteit waar u solliciteert, waar u in dienst bent, of waar u voorheen in dienst was.  Voor contractanten is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens doorgaans de entiteit waaraan u diensten verleent.
  • Wij verzamelen verschillende soorten persoonsgegevens, waaronder een aantal speciale categorieën persoonsgegevens (vaak gevoelige persoonsgegevens genoemd), om onze relatie met u te beheren en onze activiteiten uit te oefenen.
  • Afhankelijk van de omstandigheden, baseren wij ons op verschillende rechtsgrondslagen om uw gegevens te verwerken.  Deze omvatten de verwerking van gegevens om een contract met u na te komen, om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, om onze gerechtvaardigde belangen en uw gerechtvaardigde belangen te behartigen, en om andere doeleinden te verwezenlijken waarvoor u uw uitdrukkelijke toestemming geeft.
  • De meeste van uw persoonsgegevens blijven bij uw plaatselijke werkgever, maar sommige gegevens worden gedeeld met aan ACCO Brands gelieerde ondernemingen wereldwijd.  Uw persoonsgegevens worden ook gedeeld met andere bedrijven en dienstverleners, zoals salarisadministrateurs, IT-dienstverleners en verzekeringsmaatschappijen.  Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
  • Wanneer wij uw persoonsgegevens aan een ander land doorgeven, beschermen wij de gegevens met behulp van verschillende mechanismen, zoals besluiten van de overheid inzake adequaatheid, standaardcontractbepalingen of door de overheid erkende certificeringen.
  • U hebt rechten met betrekking tot de manier waarop uw persoonsgegevens worden gebruikt, zoals het vragen om toegang tot uw gegevens, het wissen van uw gegevens of het laten corrigeren ervan.  Deze rechten zijn in sommige gevallen beperkt.
  • U kunt te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com als u vragen of zorgen hebt over uw privacy. U kunt ook contact opnemen met uw lokale Human Resources Business Partner.
Wat wordt in deze mededeling besproken? Chevron Icon

In deze mededeling wordt beschreven hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in het kader van uw wervings-, arbeids- of contractrelatie met ons bedrijf. 

In sommige regio's kunnen andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, en kunnen wij ook andere soorten persoonsgegevens verzamelen.  Specifieke informatie per land wordt beschreven in bijlage 1 bij dit bericht.

Welke ACCO Brands entiteit is de verantwoordelijke voor de verwerking van mijn persoonsgegevens? Chevron Icon

Voor potentiële, huidige en voormalige werknemers is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens over het algemeen de entiteit waar u solliciteert, waar u in dienst bent, of waar u voorheen in dienst was. 

Voor contractanten is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens doorgaans de entiteit waaraan u diensten verleent.

Voor een beperkt aantal doeleinden zullen onze ACCO Brands US entiteit, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") en de respectieve lokale entiteit optreden als gezamenlijke voor de verwerking verantwoordelijken. Dit betekent dat ABUL en de lokale entiteit elk verantwoordelijk zijn voor de beslissing hoe wij persoonlijke informatie over u bewaren en gebruiken, maar dat ABUL en de lokale entiteit ook zullen samenwerken om de naleving van de gegevensbescherming te verzekeren. Meer details over dit onderwerp vind u hieronder in de rubriek "Met wie delen wij persoonsgegevens?".

Welke persoonsgegevens verzamelen wij? Chevron Icon

Wij zullen de volgende persoonsgegevens verzamelen en gebruiken in het kader van uw wervings-, arbeids- of contractrelatie met ons.

  • Persoonsgegevens – uw naam, ongehuwde naam, geboortedatum, geslacht, huisadres, persoonlijk e-mailadres, privé telefoonnummer, contactgegevens voor noodgevallen, burgerlijke staat, informatie over gezinsleden, burgerservicenummer, nationale identificatienummers, burgerschap en immigratiestatus, kopieën van identiteitsdocumenten;
  • Gegevens voorafgaand aan de indiensttreding – curriculum vitae, functietitel, beroepservaring, arbeidsverleden, opleiding, vaardigheden, certificaten, gesproken talen, resultaten van antecedentenonderzoek (alleen indien toegestaan door de plaatselijke wetgeving en onder voorbehoud van de nodige toestemmingen), en verklaringen van referenties;
  • Gegevens over het dienstverband – startdatum van dienstverband, werknemers-ID, salarisnummer, telefoon op het werk, e-mail op het werk, postadres op het werk, reisvoorkeuren, gegevens over het dienstvoertuig, gegevens over het privévoertuig (alleen indien nodig voor parkeerkaarten), manager, afdeling, uitkeringen, salarisschalen, arbeidsstatus, arbeidscategorie, prestatiegeschiedenis, opleidingsgegevens, beoordelingsresultaten, informatie over vaardigheden en ontwikkeling, loopbaanplannen, gegevens over disciplinaire maatregelen, gegevens over intern onderzoek, verslagen van mogelijk of vermoedelijk wangedrag, en ontslagdatum en -reden;
  • Financiële informatie – salaris, premies, uitkeringen, routing- en rekeningnummer van bankrekeningen, onkostendeclaraties, naam, geboortedatum en geslacht van de begunstigden, en alle andere informatie die nodig is voor betalings- en belastingdoeleinden;
  • Computer- en netwerkinformatie – ACCO Brands gegevens over computer en netwerk, e-mails, instant messages, andere elektronische communicatie, firewalllogs, gegevens over systeemgebruik en systeemtoegang;
  • Fotografie en video – foto's, video-opnamen en social media-informatie die u vrijwillig met ons deelt; en
  • CCTV-opnamen – video-opnamen via gesloten televisiecircuits buiten en in onze kantoren en fabrieken.

Wij verzamelen ook de volgende speciale categorieën persoonsgegevens (vaak gevoelige gegevens genoemd):

  • Gezondheidsinformatie - medische certificering, informatie over medisch verlof, werkgerelateerd letsel en ziekten, werkbeperkingen, zwangerschapsstatus, alle vereiste redelijke aanpassingen, dekking door de ziektekostenverzekering, en informatie die u vrijwillig met ons deelt (alleen waar toegestaan door de plaatselijke wetgeving en onderworpen aan alle noodzakelijke toestemmingen).
Uit welke bronnen verzamelen wij persoonsgegevens? Chevron Icon

Wij verzamelen persoonsgegevens van u rechtstreeks, maar ook via derden, zoals wervingsbureaus.  Wij gebruiken die gegevens voor de doeleinden die hieronder worden opgesomd in het gedeelte "Hoe gebruiken wij uw gegevens en wat is de rechtsgrondslag?".

Hoe gebruiken wij uw informatie en wat is de rechtsgrondslag? Chevron Icon

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de doeleinden en op basis van de rechtsgrondslagen die hieronder worden beschreven.  Wij hebben de "Soorten verwerkte persoonsgegevens" voor elk doeleinde gegroepeerd om deze mededeling leesbaarder te maken; wij verwerken echter alleen de soorten persoonsgegevens die nodig zijn om het respectieve vermelde doeleinde te bereiken. 

De rechtsgrondslagen waarop wij ons baseren zijn:

  • Gerechtvaardigde belangen - dit betekent dat de verwerking van gegevens noodzakelijk is voor de legitieme belangen van ACCO Brands of een derde partij, die niet zwaarder wegen dan de privacyrechten van personen;
  • Aangaan en uitvoeren van contracten - dit betekent dat de verwerking van gegevens noodzakelijk is om een contract met de betrokkene aan te gaan of uit te voeren;
  • Naleving van de wet - dit betekent dat de verwerking van gegevens noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen
  • Toestemming - dit betekent dat de verwerking geschiedt op grond van de vrije, specifieke, geïnformeerde, ondubbelzinnige en aantoonbare toestemming van een persoon.

Indien u vragen heeft of aanvullende informatie wenst over de doeleinden, rechtsgrondslagen of soorten verwerkte gegevens, kunt u contact met ons opnemen via DataPrivacy@acco.com.

Doel Soorten verwerkte gegevens Rechtsgrondslag

Werving

Wij verwerken persoonsgegevens om potentiële kandidaten te vinden, sollicitatiegesprekken te voeren en uiteindelijk de beste kandidaten aan te nemen.

Persoonsgegevens

Gegevens voorafgaand aan de indienstneming

Gerechtvaardigde belangen
Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het vinden van de beste kandidaten voor ons bedrijf.

Aangaan en uitvoeren van contracten
Wij moeten persoonsgegevens verwerken om de contractuele of arbeidsrelatie met u aan te gaan.

Naleving van de wet
Wij moeten persoonlijke informatie verwerken om te voldoen aan de toepasselijke arbeids- en andere wetgeving.

Toestemming
Wij vertrouwen op uitdrukkelijke toestemming om informatie op te slaan over potentiële kandidaten indien die niet zijn aangenomen, en willen dat wij die informatie opslaan om in aanmerking te komen voor toekomstige functies.

Indienstneming

Zodra een kandidaat is geselecteerd, verwerken wij persoonsgegevens om de kandidaat in dienst te nemen.

Persoonsgegevens

Gegevens voorafgaand aan de indienstneming

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Financiële informatie

Gezondheidsgegevens

Aangaan en uitvoeren van contracten
Wij moeten persoonsgegevens verwerken om de contractuele of arbeidsverhouding met u aan te gaan.

Naleving van de wet
Wij zijn wettelijk verplicht persoonsgegevens te verzamelen en op te slaan als onderdeel van het tewerkstellingsproces, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden.

Tijdregistratie en loonadministratie

Wij verwerken persoonsgegevens om de gewerkte tijd van werknemers bij te houden, verlof te beheren en de salarisadministratie te voeren.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Aangaan en uitvoeren van contracten
Wij moeten persoonsgegevens verwerken om u te kunnen vergoeden in het kader van onze contractuele of arbeidsverhouding met u.

Naleving van de wet
Wij zijn wettelijk verplicht loongegevens te verzamelen en op te slaan voor doeleinden als financiële verslaglegging en belastingen.

Uitkeringenadministratie

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitkeringenadministratie, alsook voor het verstrekken van cafetaria-uitkeringen (indien van toepassing), verzekeringsdekking, pensioenfondsen en voorraadvoordelen.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Gezondheidsgegevens

Aangaan en uitvoeren van contracten
Wij moeten persoonsgegevens verwerken voor het beheer van contractueel overeengekomen uitkeringen.

Naleving van de wet
Wij zijn wettelijk verplicht om werknemers bepaalde voordelen te bieden.

Gerechtvaardigde belangen
Zelfs indien dit niet wettelijk verplicht is, hebben wij gerechtvaardigde belangen bij het verstrekken van voordelen om werknemers aan te trekken en te behouden.

Ontwikkeling en prestatiebeheer

Wij gebruiken persoonsgegevens voor prestatie- en talentbeheer, opvolgings- en carrièreplanning, opleiding, loopbaan- en leiderschapsontwikkeling, erkenning van onderscheidingen, diversiteitsmetingen en het houden van personeelsenquêtes. Wij gebruiken ook persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de behandeling van disciplinaire procedures.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Computer- en netwerkinformatie

Aangaan en uitvoeren van contracten
Om ons contract met u na te komen, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken voor loonsverhogingen en voor disciplinaire maatregelen in geval van contractbreuk.

Gerechtvaardigde belangen
Wij hebben gerechtvaardigde belangen om onze werknemers te helpen zich te ontwikkelen en te groeien binnen ons bedrijf.  Wij hebben ook gerechtvaardigde belangen bij het bevorderen van een rechtvaardige werkplek, bestaande uit personen met verschillende standpunten en achtergronden. Wij hebben ook gerechtvaardigde belangen bij het vaststellen van werknormen en het afdwingen van de naleving van onze gedragscode, beleidslijnen en de wet.

Beëindiging van de arbeidsverhouding

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het offboardingproces, onder meer om ervoor te zorgen dat u naar behoren wordt vergoed, om uw systeemtoegang te verwijderen en om eindgesprekken te voeren. Afhankelijk van de situatie kunnen we ook referenties over tewerkstelling bij Acco Brands opmaken

Persoonsgegevens

Gegevens voorafgaand aan de indienstneming

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Financiële informatie

Aangaan en uitvoeren van contracten
Wij moeten persoonsgegevens verwerken om onze contractuele of arbeidsrelatie met u te beëindigen.

Naleving van de wet
Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde stappen te ondernemen tijdens het offboardingproces en persoonsgegevens daarna gedurende een bepaalde periode te bewaren.  Er bestaan wetten die ons vragen om refentiebrieven te schrijven voor ex- werknemers

Legitieme belangen

Wij doen een beroep op onze legitieme belangen om exitgesprekken te voeren om beter te begrijpen waarom werknemers vertrekken.  Wij doen ook een beroep op onze legitieme belangen om voormalige werknemers te ondersteunen met referentiebrieven.

Mededelingen
Wij gebruiken persoonsgegevens in interne en externe communicatie, waaronder het plaatsen van informatie op onze websites en het organiseren van evenementen.

Persoonsgegevens

Fotografie en video

Toestemming
Wij vertrouwen op uw uitdrukkelijke toestemming om foto's of video's van u te gebruiken in mededelingen.

Gerechtvaardigde belangen
Wij baseren ons op onze gerechtvaardige belangen bij het vergemakkelijken van de communicatie, het bevorderen van een positieve werkomgeving en het promoten van ons bedrijf.

Gezondheid en veilgheid

Wij verwerken persoonsgegevens om ergonomische beoordelingen uit te voeren, ervoor te zorgen dat personen medische zorg krijgen voor werkletsels, werknemerscompensatieclaims te behandelen, en medisch vereiste werkbeperkingen te respecteren.

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Gezondheidsgegevens

Naleving van de wet
Wij zijn wettelijk verplicht om de gezondheid en veiligheid van werknemers en anderen te beschermen in onze bedrijfsruimten.

Gerechtvaardigde belangen
Zelfs als dit niet wettelijk verplicht is, hebben ACCO Brands en de werknemers beide gerechtvaardigde belangen bij het bevorderen van het welzijn, de gezondheid en de veiligheid van de werknemers. 

Vitale belangen van de betrokkene
Indien een persoon gewond is en onmiddellijke medische verzorging behoeft, verwerken wij persoonsgegevens voor de vitale belangen van de betrokkene.

Toegang tot bedrijfsruimten en beveiliging

Wij gebruiken persoonsgegevens om personen toegang te verlenen tot onze bedrijfsruimten en parkeerterreinen door ID-badges of parkeervergunningen af te geven.  Wij verwerken ook persoonsgegevens in de vorm van CCTV-opnamen.

Persoonsgegevens

CCTV-opnamen

Aangaan en uitvoeren van contracten
Om ons contract met u uit te voeren, moeten wij u een passende werkplek bieden.

Gerechtvaardigde belangen
Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het verschaffen van een werkplek.  Wij hebben ook gerechtvaardigde belangen bij het voorkomen van diefstal, het ontmoedigen van illegaal gedrag, het bewaken van de fysieke veiligheid van personen en het beschermen van de bedrijfsruimten en activa van ACCO Brands.

Administratie van het bedrijfsleven

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het beheer van onze activiteiten, met inbegrip van uitgavenbeheer, zakenreizen, planning, budgettering, ijking, personeelsbezetting, uitvoering van rechtsinstrumenten, verlenen van toegang tot systemen, beheer van onze IT-systemen en infrastructuur, aanmaken van bedrijfsaddressenbestanden, uitvoering van overeenkomsten met andere entiteiten, en beheer van relaties met andere entiteiten.

 

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Financiële informatie

Computer- en netwerkinformatie

Gerechtvaardigde belangen
Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het in stand houden van een succesvol bedrijf, het adequaat verantwoorden en voorspellen van financiële cijfers, het vergemakkelijken van communicatie, het beheren van ons personeelsbestand en het beheren van relaties met andere entiteiten en personen.

Cyberveiligheid

Wij verwerken persoonsgegevens om de veiligheid en de functionaliteit van onze systemen en gegevens te beschermen.  Dit omvat de authentificatie van gebruikerstoegang, het beheer van firewalls, het beheer van antivirus- en antimalwarebescherming, het controleren van systeemtoegangslogboeken, het monitoren van systemen op kwaadwillige activiteiten, het voorkomen van phishing-pogingen, het opsporen en oplossen van inbreuken op de beveiliging, en het voorkomen van fraude.  Het Cyber Security-team voert ook periodieke phishing-campagnes uit om te meten in hoeverre de medewerkers in staat zijn potentiële phishing-e-mails te herkennen en er adequaat op te reageren.

Wij kunnen ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is, om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond).  Wij houden echter niet actief toezicht op e-mails, instant messages, computergebruik of internetgebruik van werknemers.

 

Persoonsgegevens

Computer- en netwerkinformatie

Naleving van de wet
Wij zijn door bepaalde wetten verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te handhaven. Ook zijn wij op grond van diverse financiële wetten verplicht om de toereikendheid van onze financiële en IT-controles te waarborgen.

Gerechtvaardigde belangen
Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het beschermen van de veiligheid van vertrouwelijke informatie van ons bedrijf en van persoonsgegevens die van individuen zijn verzameld.

Bevordering van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wet

Wij verwerken persoonsgegevens om de naleving van onze Gedragscode, ons beleid, onze procedures en de wet te bevorderen.  Dit omvat het uitvaardigen van beleidslijnen voor werknemers, het coördineren van opleidingen, het vragen aan werknemers om belangenconflicten bekend te maken, het in ontvangst nemen van meldingen van werknemers, het onderhouden van onze ethische hotline, en het uitvoeren van onderzoeken en audits.  In het kader van onderzoek kunen wij ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond).

 

Persoonsgegevens

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Financiële informatie

Computer- en netwerkinformatie

CCTV-opnamen

Naleving van de wet
ACCO Brands en haar werknemers zijn verplicht de wet na te leven.  Sommige wetten vereisen dat ACCO Brands bepaalde beleidslijnen, training en rapportagemechanismen implementeert. Ze vereisen ook dat ACCO Brands mogelijke overtredingen zoals discriminatie onderzoekt en aanpakt. Als de overheid een audit of onderzoek instelt, kan ACCO Brands verplicht zijn mee te werken.

Gerechtvaardigde belangen
Als een in de VS gevestigde bedrijvengroep heeft ACCO Brands ook gerechtvaardigde belangen bij het naleven van de Amerikaanse wetgeving.  Het heeft ook gerechtvaardigde belangen bij het bevorderen van naleving en ethiek binnen het bedrijf.

Antwoorden op wettige verzoeken van de overheid en vrijwillige verstrekking van informatie aan de overheid

Wij gebruiken en verstrekken persoonsgegevens in overeenstemming met wettige verzoeken van regelgevende, civiele of strafrechtelijke autoriteiten, inclusief om te voldoen aan veiligheids- of wetshandhavingseisen.  We kunnen ook vrijwillig informatie verstrekken aan de overheid of zelfregulerende instanties om ons bedrijf te beschermen.

 

Persoonsgegevens

Gegevens voorafgaand aan de indienstneming

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Financiële informatie

Computer- en netwerkinformatie

Gezondheidsgegevens

CCTV-opnamen

Naleving van de wet
ACCO Brands en haar werknemers zijn verplicht de wet na te leven, met inbegrip van het ingaan op wettige verzoeken van overheids- of zelfregulerende instanties.

Gerechtvaardigde belangen
Zelfs wanneer dit niet wettelijk vereist is, kan ACCO Brands vrijwillig informatie vrijgeven aan de overheid of meewerken aan een overheidsonderzoek om haar financiële belangen en reputatie te beschermen.

Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen

Wij gebruiken persoonsgegevens bij het instellen van of het verweren tegen rechtsvorderingen, zoals in arbeidsgeschillen.  We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om te reageren op verzoeken om informatie tijdens een rechtszaak.

 

Persoonsgegevens

Gegevens voorafgaand aan de indienstneming

Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding

Financiële informatie

Computer- en netwerkinformatie

Gezondheidsgegevens

CCTV-opnamen

Gerechtvaardigde belangen
Wij hebben legitieme financiële en reputatiebelangen bij het nastreven van rechtsvorderingen of het verdedigen van ons bedrijf tegen juridische vorderingen.

Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen
Alleen waar nodig kunnen wij speciale categorieën persoonsgegevens zoals gezondheidsinformatie, verwerken om rechtsvorderingen in te dienen of te verdedigen.

 

Met wie delen wij persoonsgegevens? Chevron Icon

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

De meeste van uw persoonlijke gegevens blijven bij uw lokale gegevensbeheerder, hoewel persoonlijke gegevens die verwerkt worden voor de hieronder opgesomde doeleinden aan ABUL in de Verenigde Staten doorgegeven kunnen worden om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of voor de legitieme belangen van uw lokale gegevensbeheerder en ABUL. 

Voor de volgende doeleinden treden ABUL en uw lokale entiteit op als gezamenlijke controllers:

  • Administratie van uitkeringen - ABUL werkt samen met uw lokale gegevensbeheerder om uitkeringen van aandelen en verzekeringen te verstrekken;
  • Communicatie - alle informatie die op het ACCO Brands Corporate Intranet wordt geplaatst, wordt beheerd door het ACCO Brands Corporate Communications-team, dat voor ABUL werkt;
  • Bedrijfsadministratie - om de hele ACCO Brands bedrijvengroep efficiënt te beheren, verwerkt ABUL persoonsgegevens voor centrale budgettering, uitgavenbeheer, planning, ijking, personeelsbezetting, auditing, IT-systemen en IT-infrastructuur;
  • Cybersecurity - het Cybersecurity-team van de onderneming (dat voor ABUL werkt) verwerkt persoonsgegevens om centrale multifactorauthenticatieondersteuning, spam- en virusfiltering van e-mails, URL- en firewallfiltering, en onderzoek naar cybersecurityincidenten te bieden. Het Cyber Security-team voert ook periodieke phishing-campagnes uit om te meten in hoeverre de medewerkers in staat zijn potentiële phishing-e-mails te herkennen en er adequaat op te reageren;
  • Bevordering van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wet - het Corporate Compliance-team (dat voor ABUL werkt) verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van het beheer van het nalevingsprogramma van ACCO Brands (communicatie, training, audits en onderzoeken) met betrekking tot anticorruptie, handelssancties, witwassen van geld, antitrust/eerlijke concurrentie, belangenverstrengeling, gegevensbescherming en andere onderwerpen die in de Gedragscode aan de orde komen;
  • Rechtmatige verzoeken van de overheid beantwoorden en vrijwillig verstrekken van informatie aan de overheid - in het geval dat ACCO Brands een verzoek om informatie ontvangt van een overheidsinstantie, kan ABUL verplicht zijn om persoonsgegevens aan de overheid te verstrekken of kan ABUL dit vrijwillig doen, bijvoorbeeld om aan te tonen dat de toepasselijke wetgeving wordt nageleefd; en
  • Het indienen en verdedigen van juridische claims - belangrijke geschillen of rechtszaken worden centraal beheerd door de afdeling Legal and Compliance van ACCO Brands (die voor ABUL werkt) en verwerkt persoonsgegevens in verband met het indienen van of reageren op juridische claims.

Potentiële kopers

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet, hoewel wij deze informatie kunnen doorgeven aan een potentiële koper van ons bedrijf, met inbegrip van de adviseurs, advocaten of financiële adviseurs van de potentiële koper.

Dienstverleners

Ten slotte delen wij persoonsgegevens ook met de volgende categorieën derden:

ACCO Brands filialen (lijst van filialen van ACCO Brands);

  • IT-dienstverleners;
  • leveranciers van salarisadministratiediensten
  • reisbureaus en reisdienstverleners;
  • medische dienstverleners, artsen en externe beheerders voor werknemerscompensatieclaims;
  • recruiters, sociale-mediaplatforms en carrièrewebsites;
  • aanbieders van verzekeringen en uitkeringen;
  • auditeuren, boekhouders en actuarissen;
  • banken, kredietkaartbedrijven, betalingsdienstaanbieders, financiële makelaars en elektronische aandelenhandelsplatforms
  • aanbieders van opleidingen, enquêtes en beoordelingen;
  • advocaten, consultants en onderzoekers;
  • lokale, provinciale, federale of andere overheidsinstanties of rechtshandhavingsambtenaren; en
  • andere personen, organisaties of verenigingen indien nodig ter bevordering van de belangen van werknemers, aannemers of ACCO Brands.

Wij eisen van externe gegevensverwerkers dat zij adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen, dat zij ons op de hoogte stellen van een mogelijke schending van gegevens en dat zij persoonsgegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan het verlenen van diensten aan ons.

Aan welke landen geven wij uw persoonsgegevens door? Chevron Icon

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan ABUL en dienstverleners in de Verenigde Staten zoals hierboven beschreven.  Persoonsgegevens van werknemers in de Europese Economische Ruimte ("EER") kunnen worden doorgegeven aan dienstverleners en regionaal HR-management die in de EER en het Verenigd Koninkrijk gevestigd zijn.

Wanneer gegevens naar derde landen worden gestuurd, nemen wij maatregelen om ervoor te zorgen dat ze adequaat worden beschermd.  Dit gebeurt door middel van door de overheid goedgekeurde besluiten inzake adequaatheid, certificeringen, bindende bedrijfsvoorschriften of standaard contractuele clausules.  Als u vragen hebt over de methoden die wij gebruiken om een adequate gegevensbescherming te waarborgen, kunt u te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com op elk gewenst moment.

Welke rechten hebt u? Chevron Icon

U hebt rechten over hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt, waaronder:

  • om informatie te vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • om een kopie van uw persoonsgegevens te vragen;
  • om uw persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
  • om uw persoonsgegevens te corrigeren of te wissen;
  • om uw toestemming in te trekken, wanneer wij op die toestemming vertrouwen om uw gegevens te verwerken;
  • om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of deze te beperken;
  • om een klacht in te dienen bij uw regionale gegevensbeschermingsautoriteit.

Uitoefening van rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen met uw lokale Human Resources Business Partner of door contact met ons op te nemen aan de hand van de informatie in het gedeelte "Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of zorgen heb over mijn persoonsgegevens?" hieronder. 

Beperkingen

Deze rechten kunnen worden beperkt, bijvoorbeeld als tijdens de uitvoering van uw verzoek informatie over een andere persoon openbaar zou worden gemaakt of als u ons vraagt om gegevens te verwijderen die wij wettelijk verplicht zijn op te slaan of die wij nodig hebben voor onze bedrijfsvoering.  Zij kunnen ook worden beperkt door wettelijke voorrechten en beschermingen.

Als u uw toestemming intrekt of weigert toestemming te geven, kunnen wij uw gegevens voor dat specifieke doel ook niet meer verwerken.  De intrekking van de toestemming geldt voor alle verwerking na de datum van intrekking, maar niet voor de verwerking die vóór die datum heeft plaatsgevonden.

Klachten

Als u zich zorgen maakt over uw privacy, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in de rubriek "Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of opmerkingen heb over mijn persoonsgegevens?" hieronder.    U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit in uw regio.

Hoe lang bewaren wij uw informatie? Chevron Icon

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om het doel te bereiken waarvoor deze zijn verzameld.  Wij zullen uw gegevens ook bewaren zolang dat nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.  Zie voor meer details het beleid en programma voor het bewaren van gegevens van ACCO Brands, dat beschikbaar is op het intranet van het bedrijf.

Hoe weet ik of deze mededeling is bijgewerkt of gewijzigd? Chevron Icon

Naarmate onze activiteiten zich ontwikkelen en nieuwe processen worden ingevoerd of gewijzigd, kan het nodig zijn deze mededeling bij te werken.  Als er belangrijke wijzigingen in deze kennisgeving zijn, zullen wij u daarvan schriftelijk in kennis stellen, bijvoorbeeld per e-mail.  Wij zullen ook de ingangsdatum bijwerken om de meest recente revisiedatum weer te geven.

Met wie kan ik contact opnemen als ik vragen of opmerkingen heb over mijn persoonsgegevens? Chevron Icon

Als u vragen hebt over deze kennisgeving of uw persoonsgegevens, raden wij u aan contact op te nemen met uw lokale Human Resources Business Partner.  U kunt ook te allen tijde contact opnemen met DataPrivacy@acco.com at any time. 

Voor bepaalde regio's heeft ACCO Brands lokale functionarissen voor gegevensbescherming aangesteld.  Vragen of zorgen over uw persoonsgegevens kunnen naar de betreffende functionaris voor gegevensbescherming worden gestuurd via onderstaande contactgegevens:

ABUL heeft de volgende vertegenwoordiger voor gegevensbescherming in de EU aangesteld:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Duitsland
DataPrivacy@acco.com

ABUL heeft de volgende vertegenwoordiger voor gegevensbescherming in het Verenigd Koninkrijk aangesteld:

ACCO UK Limited
Oxford House, Oxford Road,
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 8SZ
DataPrivacy@acco.com

Bijlage

  • Bijlage 1 - Specifieke bepalingen van het land
Bijlage 1 - Specifieke bepalingen van het land Chevron Icon

In sommige regio's kunnen andere wettelijke bepalingen van toepassing zijn, en kunnen wij ook andere soorten persoonsgegevens verzamelen.  Hieronder is een lijst van landspecifieke bepalingen.

Oostenrijk

  • Religie-informatie - informatie met betrekking tot uw religie om namens u religieuze belastingen te betalen (mits u daarmee instemt); en
  • Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een ondernemingsraad om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).

België

  • Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een ondernemingsraad om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).

Brazilië

  • Biometrische gegevens - vingerafdrukgegevens om de aanwezigheid, tijdregistratie en toegang tot onze bedrijfsruimten te beheren (mits u daarmee instemt);
  • Informatie over ras en etniciteit - gegevens over ras voor rapportagedoeleinden van de overheid, zoals wettelijk vereist (mits u daarmee instemt);
  • Informatie over de status van een handicap - gegevens over de status van een handicap voor rapportagedoeleinden van de overheid, zoals wettelijk verplicht is; en
  • Lidmaatschap van een vakbond - gegevens over het lidmaatschap van een vakbond om vakbondscontributies van uw loonlijst af te houden en te betalen (mits u daarmee instemt).

Duitsland

  • Kopie van identiteitskaart om uw recht op werk te controleren - kopie van uw identiteitskaart die door HR wordt opgeslagen om uw recht op werk te controleren; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz;
  • Informatie voor verhuisservices - informatie die nodig is om u te helpen van de ene locatie naar de andere te verhuizen; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz;
  • Persoonlijk e-mailadres en telefoonnummer - persoonlijke contactgegevens; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz; en
  • Religie-informatie - informatie over uw religie om namens u religieuze belastingen te betalen; de rechtsgrondslag naar Duits recht is artikel 26, lid 1, van de Bundesdatenschutzgesetz.

Italië

  • Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een ondernemingsraad om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).

Portugal

  • Biometrische informatie - vingerafdrukgegevens om aanwezigheid, tijdregistratie en toegang tot onze bedrijfsruimten te beheren, uitsluitend voor zover toegestaan door de nationale wetgeving; en
  • Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een vakbond om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).

Spanje

  • Vakbondsinformatie - informatie over uw rol als werknemersvertegenwoordiger (mits u daarmee instemt).

Zweden

  • Vakbondsgegevens - gegevens over uw lidmaatschap van een vakbond om namens u lidmaatschapsbijdragen te betalen (mits u daarmee instemt).

Zwitserland

  • Religie-informatie - informatie met betrekking tot uw religie om namens u religieuze belastingen te betalen (mits u daarmee instemt).

Verenigd Koninkrijk

  • GezondheidsinformatieZoals toegestaan onder de UK Data Protection Act 2018, verzamelen wij informatie met betrekking tot de reden voor de afwezigheid van een werknemer van het werk, evenals het medische advies of de behandeling die is aangevraagd om vast te stellen of er een schikking moet worden getroffen, of dat de werknemer geschikt is om te werken.
  • Kopie van identiteitskaart ter controle van het recht op werk - kopie van uw identiteitskaart die door HR wordt bewaard om uw recht op werk te controleren; de rechtsgrondslag volgens de Britse wet is de Immigration, Asylum and Nationality Act 2006.

Verenigde Staten

  • Ras- en etniciteitsgegevens - Rasgegevens ter bevordering van diversiteit en voor rapportagedoeleinden van de overheid, op grond van onze gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen;
  • Sociale media-informatie - sociale media-informatie die u vrijwillig met ons deelt, bijvoorbeeld wanneer u via LinkedIn solliciteert naar een functie bij ons bedrijf, per onze legitieme belangen; en
  • Verleden adres geschiedenis - verleden adresgeschiedenis verzameld tijdens het aanwervingsproces, per ons legitiem belang.
  • Privacyrechten - de rechten vermeld in het gedeelte "Welke rechten hebt u?" zijn alleen beschikbaar voor personen in de staat Californië.

PN-GL-HR-ACCO-2023.01