Doel |
Soorten verwerkte gegevens |
Rechtsgrondslag |
Werving
Wij verwerken persoonsgegevens om potentiële kandidaten te vinden, sollicitatiegesprekken te voeren en uiteindelijk de beste kandidaten aan te nemen.
|
Persoonsgegevens
Gegevens voorafgaand aan de indienstneming
|
Gerechtvaardigde belangen Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het vinden van de beste kandidaten voor ons bedrijf.
Aangaan en uitvoeren van contracten Wij moeten persoonsgegevens verwerken om de contractuele of arbeidsrelatie met u aan te gaan.
Naleving van de wet Wij moeten persoonlijke informatie verwerken om te voldoen aan de toepasselijke arbeids- en andere wetgeving.
Toestemming Wij vertrouwen op uitdrukkelijke toestemming om informatie op te slaan over potentiële kandidaten indien die niet zijn aangenomen, en willen dat wij die informatie opslaan om in aanmerking te komen voor toekomstige functies.
|
Indienstneming
Zodra een kandidaat is geselecteerd, verwerken wij persoonsgegevens om de kandidaat in dienst te nemen.
|
Persoonsgegevens
Gegevens voorafgaand aan de indienstneming
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Financiële informatie
Gezondheidsgegevens
|
Aangaan en uitvoeren van contracten Wij moeten persoonsgegevens verwerken om de contractuele of arbeidsverhouding met u aan te gaan.
Naleving van de wet Wij zijn wettelijk verplicht persoonsgegevens te verzamelen en op te slaan als onderdeel van het tewerkstellingsproces, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden.
|
Tijdregistratie en loonadministratie
Wij verwerken persoonsgegevens om de gewerkte tijd van werknemers bij te houden, verlof te beheren en de salarisadministratie te voeren.
|
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
|
Aangaan en uitvoeren van contracten Wij moeten persoonsgegevens verwerken om u te kunnen vergoeden in het kader van onze contractuele of arbeidsverhouding met u.
Naleving van de wet Wij zijn wettelijk verplicht loongegevens te verzamelen en op te slaan voor doeleinden als financiële verslaglegging en belastingen.
|
Uitkeringenadministratie
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitkeringenadministratie, alsook voor het verstrekken van cafetaria-uitkeringen (indien van toepassing), verzekeringsdekking, pensioenfondsen en voorraadvoordelen.
|
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Gezondheidsgegevens
|
Aangaan en uitvoeren van contracten Wij moeten persoonsgegevens verwerken voor het beheer van contractueel overeengekomen uitkeringen.
Naleving van de wet Wij zijn wettelijk verplicht om werknemers bepaalde voordelen te bieden.
Gerechtvaardigde belangen Zelfs indien dit niet wettelijk verplicht is, hebben wij gerechtvaardigde belangen bij het verstrekken van voordelen om werknemers aan te trekken en te behouden.
|
Ontwikkeling en prestatiebeheer
Wij gebruiken persoonsgegevens voor prestatie- en talentbeheer, opvolgings- en carrièreplanning, opleiding, loopbaan- en leiderschapsontwikkeling, erkenning van onderscheidingen, diversiteitsmetingen en het houden van personeelsenquêtes. Wij gebruiken ook persoonsgegevens wanneer dat nodig is voor de behandeling van disciplinaire procedures.
|
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Computer- en netwerkinformatie
|
Aangaan en uitvoeren van contracten Om ons contract met u na te komen, moeten wij uw persoonsgegevens verwerken voor loonsverhogingen en voor disciplinaire maatregelen in geval van contractbreuk.
Gerechtvaardigde belangen Wij hebben gerechtvaardigde belangen om onze werknemers te helpen zich te ontwikkelen en te groeien binnen ons bedrijf. Wij hebben ook gerechtvaardigde belangen bij het bevorderen van een rechtvaardige werkplek, bestaande uit personen met verschillende standpunten en achtergronden. Wij hebben ook gerechtvaardigde belangen bij het vaststellen van werknormen en het afdwingen van de naleving van onze gedragscode, beleidslijnen en de wet.
|
Beëindiging van de arbeidsverhouding
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het offboardingproces, onder meer om ervoor te zorgen dat u naar behoren wordt vergoed, om uw systeemtoegang te verwijderen en om eindgesprekken te voeren. Afhankelijk van de situatie kunnen we ook referenties over tewerkstelling bij Acco Brands opmaken
|
Persoonsgegevens
Gegevens voorafgaand aan de indienstneming
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Financiële informatie
|
Aangaan en uitvoeren van contracten Wij moeten persoonsgegevens verwerken om onze contractuele of arbeidsrelatie met u te beëindigen.
Naleving van de wet Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde stappen te ondernemen tijdens het offboardingproces en persoonsgegevens daarna gedurende een bepaalde periode te bewaren. Er bestaan wetten die ons vragen om refentiebrieven te schrijven voor ex- werknemers
Toestemming
We vertrouwen op uw uitdrukkelijke toestemming voor vrijwillige exit-interviews en vragenlijsten.We vertrouwen ook op uw uitdrukkelijke toestemming om referentiebrieven uit te geven.
|
Mededelingen Wij gebruiken persoonsgegevens in interne en externe communicatie, waaronder het plaatsen van informatie op onze websites en het organiseren van evenementen.
|
Persoonsgegevens
Fotografie en video
|
Toestemming Wij vertrouwen op uw uitdrukkelijke toestemming om foto's of video's van u te gebruiken in mededelingen.
Gerechtvaardigde belangen Wij baseren ons op onze gerechtvaardige belangen bij het vergemakkelijken van de communicatie, het bevorderen van een positieve werkomgeving en het promoten van ons bedrijf.
|
Gezondheid en veilgheid
Wij verwerken persoonsgegevens om ergonomische beoordelingen uit te voeren, ervoor te zorgen dat personen medische zorg krijgen voor werkletsels, werknemerscompensatieclaims te behandelen, en medisch vereiste werkbeperkingen te respecteren.
|
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Gezondheidsgegevens
|
Naleving van de wet Wij zijn wettelijk verplicht om de gezondheid en veiligheid van werknemers en anderen te beschermen in onze bedrijfsruimten.
Gerechtvaardigde belangen Zelfs als dit niet wettelijk verplicht is, hebben ACCO Brands en de werknemers beide gerechtvaardigde belangen bij het bevorderen van het welzijn, de gezondheid en de veiligheid van de werknemers.
Vitale belangen van de betrokkene Indien een persoon gewond is en onmiddellijke medische verzorging behoeft, verwerken wij persoonsgegevens voor de vitale belangen van de betrokkene.
|
Toegang tot bedrijfsruimten en beveiliging
Wij gebruiken persoonsgegevens om personen toegang te verlenen tot onze bedrijfsruimten en parkeerterreinen door ID-badges of parkeervergunningen af te geven. Wij verwerken ook persoonsgegevens in de vorm van CCTV-opnamen.
|
Persoonsgegevens
CCTV-opnamen
|
Aangaan en uitvoeren van contracten Om ons contract met u uit te voeren, zijn we mogelijks verplicht u een passende werkplek bieden.
Gerechtvaardigde belangen Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het verschaffen van een werkplek. Wij hebben ook gerechtvaardigde belangen bij het voorkomen van diefstal, het ontmoedigen van illegaal gedrag, het bewaken van de fysieke veiligheid van personen en het beschermen van de bedrijfsruimten en activa van ACCO Brands.
|
Administratie van het bedrijfsleven
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van het beheer van onze activiteiten, met inbegrip van uitgavenbeheer, zakenreizen, planning, budgettering, ijking, personeelsbezetting, uitvoering van rechtsinstrumenten, verlenen van toegang tot systemen, beheer van onze IT-systemen en infrastructuur, aanmaken van bedrijfsaddressenbestanden, uitvoering van overeenkomsten met andere entiteiten, en beheer van relaties met andere entiteiten.
|
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Financiële informatie
Computer- en netwerkinformatie
|
Gerechtvaardigde belangen Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het in stand houden van een succesvol bedrijf, het adequaat verantwoorden en voorspellen van financiële cijfers, het vergemakkelijken van communicatie, het beheren van ons personeelsbestand en het beheren van relaties met andere entiteiten en personen.
|
Cyberveiligheid
Wij verwerken persoonsgegevens om de veiligheid en de functionaliteit van onze systemen en gegevens te beschermen. Dit omvat de authentificatie van gebruikerstoegang, het beheer van firewalls, het beheer van antivirus- en antimalwarebescherming, het controleren van systeemtoegangslogboeken, het monitoren van systemen op kwaadwillige activiteiten, het voorkomen van phishing-pogingen, het opsporen en oplossen van inbreuken op de beveiliging, en het voorkomen van fraude. Het Cyber Security-team voert ook periodieke phishing-campagnes uit om te meten in hoeverre de medewerkers in staat zijn potentiële phishing-e-mails te herkennen en er adequaat op te reageren.
Wij kunnen ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is, om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond). Wij houden echter niet actief toezicht op e-mails, instant messages, computergebruik of internetgebruik van werknemers.
|
Persoonsgegevens
Computer- en netwerkinformatie
|
Naleving van de wet Wij zijn door bepaalde wetten verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens te handhaven. Ook zijn wij op grond van diverse financiële wetten verplicht om de toereikendheid van onze financiële en IT-controles te waarborgen.
Gerechtvaardigde belangen Wij hebben gerechtvaardigde belangen bij het beschermen van de veiligheid van vertrouwelijke informatie van ons bedrijf en van persoonsgegevens die van individuen zijn verzameld.
|
Bevordering van de naleving van het bedrijfsbeleid en de wet
Wij verwerken persoonsgegevens om de naleving van onze Gedragscode, ons beleid, onze procedures en de wet te bevorderen. Dit omvat het uitvaardigen van beleidslijnen voor werknemers, het coördineren van opleidingen, het vragen aan werknemers om belangenconflicten bekend te maken, het in ontvangst nemen van meldingen van werknemers, het onderhouden van onze ethische hotline, en het uitvoeren van onderzoeken en audits. In het kader van onderzoek kunen wij ook toegang krijgen tot ACCO Brands computers, e-mails, instantberichten, dossiers en netwerkinformatie indien dit nodig is om mogelijke inbreuken op de beveiliging te onderzoeken (met inachtneming van alle wettelijke en privacyvoorschriften en de rechten van de ondernemingsraad of de vakbond).
|
Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Financiële informatie
Computer- en netwerkinformatie
CCTV-opnamen
|
Naleving van de wet ACCO Brands en haar werknemers zijn verplicht de wet na te leven. Sommige wetten vereisen dat ACCO Brands bepaalde beleidslijnen, training en rapportagemechanismen implementeert. Ze vereisen ook dat ACCO Brands mogelijke overtredingen zoals discriminatie onderzoekt en aanpakt. Als de overheid een audit of onderzoek instelt, kan ACCO Brands verplicht zijn mee te werken.
Gerechtvaardigde belangen Als een in de VS gevestigde bedrijvengroep heeft ACCO Brands ook gerechtvaardigde belangen bij het naleven van de Amerikaanse wetgeving. Het heeft ook gerechtvaardigde belangen bij het bevorderen van naleving en ethiek binnen het bedrijf.
|
Antwoorden op wettige verzoeken van de overheid en vrijwillige verstrekking van informatie aan de overheid
Wij gebruiken en verstrekken persoonsgegevens in overeenstemming met wettige verzoeken van regelgevende, civiele of strafrechtelijke autoriteiten, inclusief om te voldoen aan veiligheids- of wetshandhavingseisen. We kunnen ook vrijwillig informatie verstrekken aan de overheid of zelfregulerende instanties om ons bedrijf te beschermen.
|
Persoonsgegevens
Gegevens voorafgaand aan de indienstneming
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Financiële informatie
Computer- en netwerkinformatie
Gezondheidsgegevens
CCTV-opnamen
|
Naleving van de wet ACCO Brands en haar werknemers zijn verplicht de wet na te leven, met inbegrip van het ingaan op wettige verzoeken van overheids- of zelfregulerende instanties.
Gerechtvaardigde belangen Zelfs wanneer dit niet wettelijk vereist is, kan ACCO Brands vrijwillig informatie vrijgeven aan de overheid of meewerken aan een overheidsonderzoek om haar financiële belangen en reputatie te beschermen.
|
Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen
Wij gebruiken persoonsgegevens bij het instellen van of het verweren tegen rechtsvorderingen, zoals in arbeidsgeschillen. We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken om te reageren op verzoeken om informatie tijdens een rechtszaak.
|
Persoonsgegevens
Gegevens voorafgaand aan de indienstneming
Persoonsgegevens in het kader van de arbeidsverhouding
Financiële informatie
Computer- en netwerkinformatie
Gezondheidsgegevens
CCTV-opnamen
|
Gerechtvaardigde belangen Wij hebben legitieme financiële en reputatiebelangen bij het nastreven van rechtsvorderingen of het verdedigen van ons bedrijf tegen juridische vorderingen.
Instellen en verdedigen van rechtsvorderingen Alleen waar nodig kunnen wij speciale categorieën persoonsgegevens zoals gezondheidsinformatie, verwerken om rechtsvorderingen in te dienen of te verdedigen.
|