Objectif |
Types de données traitées |
Base juridique |
Recrutement
Nous traitons les données à caractère personnel afin de trouver des candidats potentiels, de mener des entretiens et, finalement, d’embaucher les meilleurs candidats.
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Renseignements personnels
Informations préalables à l’embauche
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Intérêts légitimes Nous avons des intérêts légitimes à trouver les meilleurs candidats pour notre société.
Conclusion et exécution du contrat Nous devons traiter les données à caractère personnel afin d'établir une relation contractuelle ou d'emploi avec vous.
Conformité à la loi Nous devons traiter les informations personnelles pour nous conformer aux lois applicables en matière d'emploi et autres.
Consentement Nous comptons sur le consentement explicite des candidats potentiels qui ne sont pas embauchés pour stocker des informations qui leur permettront d’être pris en compte pour de futurs postes.
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Accueil et intégration
Une fois qu’un candidat a été sélectionné, nous traitons ses données à caractère personnel afin de l’accueillir.
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Renseignements personnels
Informations préalables à l’embauche
Détails sur l’emploi
Informations d’ordre financier
Informations liées à la santé
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Conclusion et exécution du contrat Nous devons traiter des données à caractère personnel afin d’entamer la relation contractuelle ou de travail avec vous.
Conformité à la loi Nous sommes tenus par la loi de collecter et de stocker des données à caractère personnel dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, par exemple à des fins fiscales.
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Pointage des présences et paie
Nous traitons les données à caractère personnel pour suivre et gérer le temps de travail des employés, les congés et pour administrer la paie.
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Renseignements personnels
Détails sur l’emploi
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Conclusion et exécution du contrat Nous devons traiter des données à caractère personnel afin de vous rémunérer dans le cadre de notre relation contractuelle ou de travail avec vous.
Conformité à la loi Nous sommes tenus par la loi de collecter et de stocker des données de paie entre autres à des fins de rapports financiers et de fiscalité ou de taxation.
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Administration des avantages
Nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des avantages sociaux, ainsi que de la fourniture d'avantages liées à la restauration (le cas échéant), de la couverture d'assurance, du financement de la retraite et des avantages relatifs aux options d’achat d’action.
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Renseignements personnels
Détails sur l’emploi
Informations liées à la santé
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Conclusion et exécution du contrat Nous devons traiter les données à caractère personnel afin de gérer les prestations convenues contractuellement.
Conformité à la loi Nous sommes tenus par la loi de fournir aux employés certains avantages.
Intérêts légitimes Même lorsque cela n’est pas légalement requis, nous avons des intérêts légitimes à fournir des avantages afin d’attirer et de fidéliser les employés.
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Développement et gestion de la Performance
Nous utilisons les données personnelles pour la gestion des performances et des talents, la planification de la succession et des carrières, la formation, le développement de carrière et de leadership, la reconnaissance des récompenses, les mesures de la diversité et la réalisation d'enquêtes auprès des employés. Nous utilisons également des données à caractère personnel si nécessaire dans le cadre de processus disciplinaires.
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Renseignements personnels
Détails sur l’emploi
Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau
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Conclusion et exécution du contrat Afin d'exécuter le contrat qui nous lie à vous, nous devons traiter vos données à caractère personnel pour les augmentations liée au mérite et pour les actions disciplinaires en cas de manquement ou non-respect du contrat.
Intérêts légitimes Nous avons des intérêts légitimes à aider nos employés à se perfectionner et à grandir avec notre société. Nous avons également des intérêts légitimes à promouvoir un milieu de travail équitable composé de personnes ayant des points de vue et des parcours différents. Nous avons également des intérêts légitimes à établir des normes de travail et à faire respecter notre code de conduite, nos politiques ainsi que la loi.
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Gestion des départs
Nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre du processus de départ, notamment pour garantir que vous êtes correctement rémunéré, pour supprimer votre accès au système et pour mener des entretiens de départ. Le cas échéant, nous fournissons également des lettres de référence confirmant l'emploi d'un ancien employé chez ACCO Brands.
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Renseignements personnels
Informations préalables à l’embauche
Détails sur l’emploi
Informations d’ordre financier
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Conclusion et exécution du contrat Nous devons traiter des données à caractère personnel afin de mettre fin à notre relation contractuelle ou de travail avec vous.
Conformité à la loi Nous sommes tenus par la loi de prendre certaines mesures pendant le processus de départ et de stocker des données à caractère personnel pendant un certain temps par la suite. En outre, certaines lois nous obligent à fournir des lettres de référence pour les anciens employés.
Consentement
Nous nous appuyons sur votre consentement explicite pour les entretiens et questionnaires de départ volontaire. Nous comptons également sur votre consentement explicite pour délivrer des lettres de référence
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Communications Nous utilisons des données à caractère personnel dans les communications internes et externes, y compris la publication d’informations sur nos sites Web et l’organisation d’événements.
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Renseignements personnels
Photographies et vidéos
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Consentement Nous nous appuyons sur votre consentement explicite pour utiliser des photos ou des vidéos de vous dans les communications.
Intérêts légitimes Nous comptons sur nos intérêts légitimes pour faciliter les communications, favoriser un environnement de travail positif et promouvoir notre société.
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Santé et sécurité
Nous traitons les données à caractère personnel pour effectuer des évaluations ergonomiques, veiller à ce que les personnes reçoivent des soins médicaux en cas d'accident du travail, traiter les demandes d'indemnisation des travailleurs et respecter les éventuelles restrictions professionnelles imposées par le service médical.
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Renseignements personnels
Détails sur l’emploi
Informations liées à la santé
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Conformité à la loi Nous sommes légalement tenus de protéger la santé et la sécurité des employés et des autres personnes présentes dans nos locaux.
Intérêts légitimes Même lorsque cela n’est pas légalement requis, les marques et les employés d’ACCO ont des intérêts légitimes dans la promotion du bien-être, de la santé et de la sécurité des employés.
Intérêts vitaux de l’individu Dans le cas où une personne se blesse et nécessite des soins médicaux immédiats, nous traiterons ses données à caractère personnel pour les intérêts vitaux de cette personne
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Accès aux installations et sécurité de celles-ci
Nous utilisons des données à caractère personnel pour permettre aux individus d’accéder à nos installations et à nos aires de stationnement en leur délivrant des badges d'identification ou des autorisations de stationnement. Nous traitons également des données à caractère personnel sous la forme d’enregistrements de CCTV (vidéosurveillance).
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Renseignements personnels
Enregistrements de CCTV
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Conclusion et exécution du contrat Pour remplir notre contrat avec vous, nous pouvons être obligés de fournir un lieu de travail approprié.
Intérêts légitimes Nous avons des intérêts légitimes à fournir un lieu de travail. Nous avons également des intérêts légitimes à prévenir le vol, à dissuader les comportements illégaux, à assurer la sécurité physique des personnes et à protéger les installations et les biens d'ACCO Brands.
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Administration de l’activité
Nous traitons des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de nos activités, notamment la gestion des dépenses, les voyages d'affaires, la planification, la budgétisation, la calibration, les effectifs, l'exécution d’actes juridiques, la fourniture d'un accès au système, la gestion de nos systèmes et infrastructures informatiques, la création de registres d'entreprise, l'exécution d'accords avec d'autres entités et la gestion des relations avec d'autres entités.
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Renseignements personnels
Détails sur l’emploi
Informations d’ordre financier
Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau
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Intérêts légitimes Nous avons des intérêts légitimes à maintenir une entreprise prospère, à établir une comptabilité et des prévisions financières adéquates, à faciliter les communications, à gérer notre personnel et à gérer les relations avec d'autres entités et personnes.
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Cybersécurité
Nous traitons les données à caractère personnel pour protéger la sécurité et la fonctionnalité de nos systèmes et de nos données. Cela comprend l'authentification de l'accès des utilisateurs, la gestion des pare-feu, la gestion de la protection antivirus et anti-malware, l'examen des journaux d'accès aux systèmes, la surveillance des systèmes pour détecter toute activité malveillante, la prévention des tentatives de phishing, l'identification et la résolution des failles de sécurité, et la prévention de la fraude. L'équipe de cybersécurité effectue également des campagnes de phishing périodiques afin de mesurer la capacité des employés à identifier et à répondre correctement à des courriels de phishing potentiels. Nous pouvons également accéder aux ordinateurs, aux courriels, aux messages instantanés, aux dossiers et aux informations sur le réseau d'ACCO Brands si cela s'avère nécessaire pour enquêter sur des violations potentielles de la sécurité (sous réserve des exigences légales et de confidentialité ainsi que des droits des comités d'entreprise ou des syndicats des employés). Nous n'effectuons cependant pas de surveillance en temps réel des courriels, des messages instantanés, de l'utilisation des ordinateurs ou de l'utilisation d'Internet par les employés.
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Renseignements personnels
Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau
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Conformité à la loi Nous sommes tenus par certaines lois de maintenir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Nous sommes également tenus, en vertu de diverses lois financières, de veiller à l'adéquation de nos contrôles financiers et informatiques.
Intérêts légitimes Nous avons des intérêts légitimes à protéger la sécurité des informations confidentielles de notre société ainsi que des données à caractère personnel collectées auprès des individus.
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Promotion du respect des politiques de la société et de la loi
Nous traitons les données à caractère personnel pour promouvoir le respect de notre code de conduite, de nos politiques, de nos procédures et de la loi. Cela comprend la publication de politiques à l'intention des employés, la coordination de la formation, la demande aux employés de divulguer les conflits d'intérêts, la réception des rapports des employés, le maintien de notre ligne d'assistance téléphonique en matière d'éthique, ainsi que la réalisation d'enquêtes et d'audits. Dans le cadre des enquêtes, nous pouvons avoir accès aux ordinateurs, aux courriels, aux messages instantanés, aux dossiers et aux informations du réseau d'ACCO Brands (sous réserve des exigences légales et de confidentialité ainsi que des droits des comités d'entreprise ou des syndicats des employés).
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Renseignements personnels
Détails sur l’emploi
Informations d’ordre financier
Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau
Enregistrements de CCTV
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Conformité à la loi ACCO Brands et ses employés sont tenus de respecter la loi. Certaines lois exigent qu'ACCO Brands mette en place certaines politiques, formations et mécanismes de signalement. Elles exigent également qu'ACCO Brands enquête sur les violations potentielles telles que la discrimination et y remédie. Si le gouvernement lance un audit ou une enquête, ACCO Brands peut être obligée de coopérer.
Intérêts légitimes En tant que groupe de sociétés basé aux États-Unis, ACCO Brands a également des intérêts légitimes à se conformer aux lois américaines. Elle a également des intérêts légitimes à promouvoir la conformité et l’éthique dans l’ensemble de la société.
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Répondre aux demandes légales du gouvernement et fournir volontairement des informations au gouvernement
Nous utilisons et fournissons des données à caractère personnel en conformité avec les demandes légitimes des autorités réglementaires, civiles ou pénales, y compris pour répondre aux exigences de sécurité ou d'application de la loi. Nous pouvons également fournir volontairement des informations au gouvernement ou à des entités d'autorégulation pour protéger notre entreprise.
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Renseignements personnels
Informations préalables à l’embauche
Détails sur l’emploi
Informations d’ordre financier
Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau
Informations liées la santé
Enregistrements de CCTV
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Conformité à la loi ACCO Brands et ses employés sont tenus de se conformer à la loi, notamment en répondant aux demandes légitimes des entités gouvernementales ou d'autorégulation.
Intérêts légitimes Même lorsque cela n’est pas légalement requis, ACCO Brands peut volontairement divulguer des informations au gouvernement ou coopérer avec une enquête gouvernementale pour protéger ses intérêts financiers et de réputation.
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Présenter et défendre des actions en justice
Nous utilisons des données à caractère personnel lorsque nous présentons ou défendons des actions en justice, par exemple dans le cadre de conflits du travail. Nous pouvons également utiliser des données à caractère personnel pour répondre à des demandes de communication dans le cadre d'un litige.
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Renseignements personnels
Informations préalables à l’embauche
Détails sur l’emploi
Informations d’ordre financier
Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau
Informations liées à la santé
Enregistrements de CCTV
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Intérêts légitimes Nous avons des intérêts financiers légitimes et des intérêts liés à la réputation dans le cadre de poursuites judiciaires ou de la défense de notre entreprise contre des poursuites judiciaires
Déposer ou défendre une action en justice Uniquement en cas de nécessité, nous pouvons traiter des catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations liées à la santé, afin de présenter ou de défendre des actions en justice.
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