Účel |
Typy zpracovávaných údajů |
Právní základ |
Nábor
Osobní údaje zpracováváme za účelem vyhledání potenciálních kandidátů, vedení pohovorů a nakonec přijetí nejlepších kandidátů.
|
Osobní údaje
Údaje před nástupem do zaměstnání
|
Oprávněné zájmy Máme oprávněné zájmy při hledání nejlepších kandidátů pro naši společnost.
Uzavření a plnění smlouvy Osobní údaje potřebujeme zpracovávat, abychom s vámi mohli uzavřít smluvní nebo pracovní vztah.
Soulad se zákonem Osobní údaje musíme zpracovávat, abychom vyhověli platným pracovněprávním a jiným zákonům.
Souhlas Při ukládání informací o potenciálních uchazečích, kteří nebyli přijati, se spoléháme na jejich výslovný souhlas s tím, zda si přejí, abychom tyto informace uložili a zvážili je pro budoucí pozice.
|
Zavedení do systému
Jakmile je kandidát vybrán, zpracováváme jeho osobní údaje, abychom jej mohli zavést do systému.
|
Osobní údaje
Údaje před nástupem do zaměstnání
Údaje o zaměstnání
Finanční informace
Informace o zdraví
|
Uzavření a plnění smlouvy Abychom s vámi mohli uzavřít smluvní nebo pracovní vztah, musíme zpracovávat osobní údaje.
Soulad se zákonem Zákon nám ukládá povinnost shromažďovat a uchovávat osobní údaje v rámci procesu zavedení do systému, například pro daňové účely.
|
Měření času a mzdová agenda
Osobní údaje zpracováváme ke sledování odpracovaného času zaměstnanců, ke správě dovolené a ke správě mzdové agendy.
|
Osobní údaje
Údaje o zaměstnání
|
Uzavření a plnění smlouvy Osobní údaje musíme zpracovávat, abychom vám mohli poskytnout odměnu v rámci našeho smluvního nebo pracovního vztahu s vámi.
Soulad se zákonem Zákon nám ukládá povinnost shromažďovat a ukládat mzdové údaje pro účely, jako je finanční výkaznictví a daně.
|
Správa benefitů
Osobní údaje zpracováváme jako součást správy benefitů, jakož i pro poskytování příspěvků na stravování (v příslušných případech), pojištění, penzijní připojištění a akciové benefity.
|
Osobní údaje
Údaje o zaměstnání
Informace o zdraví
|
Uzavření a plnění smlouvy Osobní údaje potřebujeme zpracovávat za účelem správy smluvně dohodnutých benefitů.
Soulad se zákonem Zákon nám ukládá poskytovat zaměstnancům určité benefity.
Oprávněné zájmy I když to není právně vyžadováno, máme oprávněné zájmy na poskytování benefitů za účelem získání a udržení zaměstnanců.
|
Řízení rozvoje a výkonu
Osobní údaje používáme pro řízení výkonnosti a rozvoje talentů, plánování nástupnictví a kariéry, školení, rozvoj kariéry a vedení, oceňování, měření diverzity a provádění průzkumů mezi zaměstnanci. Osobní údaje používáme také v případě potřeby při disciplinárních řízeních.
|
Osobní údaje
Údaje o zaměstnání
Informace o počítači a síti
|
Uzavření a plnění smlouvy Abychom mohli plnit naši smlouvu s vámi, potřebujeme zpracovávat vaše osobní údaje pro zvýšení odměn a pro disciplinární opatření v případě porušení smlouvy.
Oprávněné zájmy Máme oprávněné zájmy pomáhat našim zaměstnancům rozvíjet se a růst spolu s naší společností. Naším oprávněným zájmem je také podpora spravedlivého pracovního prostředí složeného z osob s různými názory a původem. Máme také oprávněné zájmy na stanovení pracovních standardů a na prosazování dodržování našeho kodexu chování, zásad a zákonů.
|
Vyřazení ze systému
Osobní údaje zpracováváme jako součást procesu vyřazení ze systému, mimo jiné proto, abychom zajistili vyplacení náležité odměny, odstranili váš přístup do systému a provedli výstupní rozhovory. V případě žádosti nového zaměstnavatele poskytujeme také referenční dopisy potvrzující zaměstnání bývalého zaměstnance ACCO Brands.
|
Osobní údaje
Údaje před nástupem do zaměstnání
Údaje o zaměstnání
Finanční informace
|
Uzavření a plnění smlouvy Abychom mohli ukončit náš smluvní nebo pracovní vztah s vámi, musíme zpracovávat osobní údaje.
Soulad se zákonem Zákon vyžaduje, abychom během procesu vyřazení ze systému podnikli určité kroky a poté po určitou dobu uchovávali osobní údaje. Podle zákona má zaměstnavatel povinnost poskytnout referenční dopis, pokud je o něj bývalým zaměstnancem požádán.
Souhlas
Spoléháme se na váš výslovný souhlas s dobrovolnými výstupními pohovory a dotazníky. Spoléháme se také na váš výslovný souhlas s vydáváním referenčních dopisů.
|
Komunikace Osobní údaje používáme při interní a externí komunikaci, včetně zveřejňování informací na našich webových stránkách a pořádání akcí.
|
Osobní údaje
Fotografie a video
|
Souhlas Opíráme se o váš výslovný souhlas s používáním vašich fotografií nebo videí v komunikaci.
Oprávněné zájmy Opíráme se o naše oprávněné zájmy při usnadňování komunikace, podpoře pozitivního pracovního prostředí a podpoře našeho podnikání.
|
Zdraví a bezpečnost
Osobní údaje zpracováváme za účelem provedení ergonomického posouzení, zajištění lékařské péče o osoby, které utrpěly pracovní úraz, vyřizování žádostí o odškodnění pracovníků a respektování všech lékařsky vyžadovaných pracovních omezení.
|
Osobní údaje
Údaje o zaměstnání
Informace o zdraví
|
Soulad se zákonem Ze zákona jsme povinni chránit zdraví a bezpečnost zaměstnanců a dalších osob v našich prostorách.
Oprávněné zájmy I v případech, kdy to není zákonem vyžadováno, mají jak společnost ACCO Brands, tak zaměstnanci oprávněný zájem na podpoře duševní pohody, zdraví a bezpečnosti zaměstnanců.
Životně důležité zájmy jednotlivce V případě, že je osoba zraněna a vyžaduje okamžitou lékařskou pomoc, zpracováváme osobní údaje v jejím životně důležitém zájmu.
|
Přístup do firemních prostor a jejich zabezpečení
Osobní údaje používáme k tomu, abychom osobám umožnili přístup do našich firemních prostor a na parkoviště vydáváním identifikačních průkazů nebo parkovacích povolení. Osobní údaje zpracováváme také ve formě záznamů z kamerových systémů.
|
Osobní údaje
Záznamy z kamerových systémů
|
Uzavření a plnění smlouvy Abychom mohli plnit naši smlouvu s vámi, jsme povinni vám poskytnout vhodné pracoviště k plnění pracovních úkolů
Oprávněné zájmy Máme oprávněné zájmy při zajišťování pracoviště. Naším oprávněným zájmem je také zabránit krádežím, zabránit protiprávnímu jednání, chránit fyzickou bezpečnost osob a chránit zařízení a majetek společnosti ACCO Brands.
|
Správa obchodní činnosti
Osobní údaje zpracováváme v rámci řízení naší obchodní činnosti, včetně správy výdajů, služebních cest, plánování, rozpočtování, kalibrace, počtu zaměstnanců, provádění právních nástrojů, poskytování přístupu do systému, správy našich IT systémů a infrastruktury, vytváření firemních adresářů, plnění dohod s jinými subjekty a řízení vztahů s jinými subjekty.
|
Osobní údaje
Údaje o zaměstnání
Finanční informace
Informace o počítači a síti
|
Oprávněné zájmy Máme oprávněné zájmy na udržení úspěšného podnikání, odpovídajícím účtování a prognóze finančních ukazatelů, usnadnění komunikace, řízení našich zaměstnanců a řízení vztahů s jinými subjekty a jednotlivci.
|
Kybernetická bezpečnost
Osobní údaje zpracováváme za účelem ochrany bezpečnosti a funkčnosti našich systémů a dat. Patří sem ověřování přístupu uživatelů, správa firewallů, správa antivirové a antimalwarové ochrany, kontrola protokolů o přístupu k systému, monitorování systémů z hlediska škodlivých aktivit, prevence pokusů o phishing, identifikace a řešení narušení bezpečnosti a prevence podvodů. Tým kybernetické bezpečnosti („Cyber Security“) také provádí pravidelné phishingové zkoušky, aby zjistil míru schopnosti zaměstnanců identifikovat potencionální phishingové e-maily a správně na ně reagovat. Můžeme také přistupovat k počítačům, e-mailům, rychlým zprávám, záznamům a síťovým informacím společnosti ACCO Brands, pokud je to nutné pro vyšetřování možných narušení bezpečnosti (v souladu se zákonnými požadavky a požadavky na ochranu osobních údajů, jakož i s právy závodní rady nebo odborů). E-maily, rychlé zprávy, používání počítače nebo internetu však aktivně nesledujeme.
|
Osobní údaje
Informace o počítači a síti
|
Soulad se zákonem Určité zákony nám ukládají povinnost zachovávat bezpečnost a důvěrnost osobních údajů. Jsme také povinni podle různých finančních zákonů zajistit přiměřenost našich finančních a IT kontrol.
Oprávněné zájmy Máme oprávněný zájem chránit bezpečnost důvěrných informací naší společnosti i osobních údajů shromážděných od jednotlivců.
|
Podpora dodržování firemních zásad a zákonů
Osobní údaje zpracováváme za účelem podpory dodržování našeho kodexu chování, našich zásad, postupů a zákonů. To zahrnuje vydávání zásad pro zaměstnance, koordinaci školení, žádání zaměstnanců o oznamování střetu zájmů, přijímání oznámení od zaměstnanců, provozování naší přímé linky pro dodržování etických zásad a provádění vyšetřování a auditů. V rámci vyšetřování můžeme přistupovat k počítačům, e-mailům, rychlým zprávám, záznamům a síťovým informacím společnosti ACCO Brands (v souladu se zákonnými požadavky a požadavky na ochranu osobních údajů, jakož i s právy závodní rady nebo odborů).
|
Osobní údaje
Údaje o zaměstnání
Finanční informace
Informace o počítači a síti
Záznamy z kamerových systémů
|
Soulad se zákonem Společnost ACCO Brands a její zaměstnanci jsou povinni dodržovat zákon. Některé zákony vyžadují, aby společnost ACCO Brands zavedla určité zásady, školení a mechanismy oznamování. Vyžadují také, aby společnost ACCO Brands vyšetřovala a řešila případná porušení, například diskriminaci. Pokud orgán státní správy zahájí audit nebo vyšetřování, může být společnost ACCO Brands povinna spolupracovat.
Oprávněné zájmy Jako skupina společností se sídlem v USA má společnost ACCO Brands také oprávněný zájem na dodržování amerických zákonů. Má také oprávněný zájem na podpoře dodržování předpisů a etiky v celé společnosti.
|
Reakce na zákonné vládní žádosti a dobrovolné poskytování informací vládě
Osobní údaje používáme a poskytujeme v souladu se zákonnými požadavky regulačních, občanskoprávních nebo trestních orgánů, včetně plnění bezpečnostních požadavků nebo požadavků orgánů činných v trestním řízení. Informace můžeme také dobrovolně poskytovat orgánům státní správy nebo samoregulačním subjektům za účelem ochrany naší společnosti.
|
Osobní údaje
Údaje před nástupem do zaměstnání
Údaje o zaměstnání
Finanční informace
Informace o počítači a síti
Informace o zdraví
Záznamy z kamerových systémů
|
Soulad se zákonem Společnost ACCO Brands a její zaměstnanci jsou povinni dodržovat zákony, včetně reagování na zákonné požadavky orgánů státní správy nebo samoregulačních subjektů.
Oprávněné zájmy I v případech, kdy to zákon nevyžaduje, může společnost ACCO Brands dobrovolně poskytovat informace orgánům státní správy nebo spolupracovat při jejich vyšetřování, aby ochránila své finanční zájmy a pověst.
|
Vznášení a obhajoba právních nároků
Osobní údaje používáme při vznášení právních nároků nebo obraně proti nim, například v pracovněprávních sporech. Osobní údaje můžeme používat také při reakci na žádosti o zjištění v soudním sporu.
|
Osobní údaje
Údaje před nástupem do zaměstnání
Údaje o zaměstnání
Finanční informace
Informace o počítači a síti
Informace o zdraví
Záznamy z kamerových systémů
|
Oprávněné zájmy Máme oprávněné finanční zájmy a zájmy o naši dobrou pověst při uplatňování právních nároků nebo při obhajobě naší společnosti proti právním nárokům.
Uplatňování právních nároků nebo obhajoba proti nim Pouze v nezbytných případech můžeme zpracovávat speciální kategorie osobních údajů, jako jsou informace o zdravotním stavu, za účelem uplatnění právních nároků nebo obhajoby proti nim.
|