Hlavní body tohoto oznámení, které byste měli znát:

• V případě potenciálních, stávajících a bývalých zaměstnanců je správcem vašich osobních údajů zpravidla subjekt, u kterého se ucházíte o zaměstnání, který vás zaměstnává, nebo u kterého jste byli dříve zaměstnáni.  V případě dodavatelů je správcem vašich osobních údajů zpravidla subjekt, kterému poskytujete služby.
• Shromažďujeme různé typy osobních údajů, včetně některých speciálních kategorií osobních údajů (často nazývaných citlivé osobní údaje), abychom mohli řídit náš vztah s vámi a provozovat naše podnikání.
• V závislosti na okolnostech se při zpracování vašich údajů opíráme o různé právní základy.  Patří mezi ně zpracování údajů za účelem plnění smlouvy s vámi, dodržování platných zákonů, plnění našich oprávněných zájmů a vašich oprávněných zájmů a plnění dalších účelů, k nimž dáte výslovný souhlas.
• Většina vašich osobních údajů zůstane u vašeho místního zaměstnavatele, ale některé údaje budou sdíleny s pobočkami společnosti ACCO Brands po celém světě.  Vaše osobní údaje budou také sdíleny s dalšími společnostmi a poskytovateli služeb, jako jsou poskytovatelé mzdových služeb, poskytovatelé služeb IT a pojišťovací společnosti.  Vaše osobní údaje neprodáváme.
• Kdykoli přenášíme vaše osobní údaje do jiné země, chráníme je pomocí různých mechanismů, jako jsou vládní rozhodnutí o přiměřenosti, standardní smluvní doložky nebo vládou uznávané certifikáty.
• Máte právo určit, jak jsou vaše osobní údaje používány, například můžete požádat o přístup ke svým údajům, smazání údajů nebo jejich opravu.  Tato práva jsou v některých případech omezená.
• Budete-li mít dotazy nebo obavy týkající se vašich osobních údajů, můžete nás kdykoli kontaktovat na adrese DataPrivacy@acco.com. Můžete také kontaktovat svého místního HR managera.
• Co zahrnuje toto oznámení?

Toto oznámení popisuje, jak shromažďujeme a používáme vaše osobní údaje jako součást vašeho náboru, zaměstnávání nebo smluvního vztahu s naší společností. 

V některých regionech mohou platit jiné právní požadavky a můžeme také shromažďovat jiné typy osobních údajů.  Informace pro jednotlivé země jsou popsány v příloze 1 tohoto oznámení.

V případě potenciálních, stávajících a bývalých zaměstnanců je správcem vašich osobních údajů zpravidla subjekt, u kterého se ucházíte o zaměstnání, který vás zaměstnává, nebo u kterého jste byli dříve zaměstnáni. 

V případě dodavatelů je správcem vašich osobních údajů zpravidla subjekt, kterému poskytujete služby.

Pro omezený počet účelů budou naše společnosti ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") a příslušný místní subjekt jednat jako společní správci. To znamená, že každá společnost ABUL a místní subjekt jsou odpovědné za rozhodování o tom, jakým způsobem uchovávají a používají vaše osobní údaje, ale že společnost ABUL a místní subjekt budou také spolupracovat na zajištění souladu s ochranou údajů. Další podrobnosti k tomuto tématu naleznete v části "S kým sdílíme osobní údaje?" níže.

Za účelem vašeho náboru, zaměstnávání nebo smluvního vztahu s naší společností budeme shromažďovat a používat následující osobní údaje:

• Osobní údaje – vaše jméno, rodné příjmení, datum narození, pohlaví, adresa bydliště, osobní e-mailová adresa, osobní telefonní číslo, kontaktní údaje pro naléhavé situace, rodinný stav, informace o rodinných příslušnících, daňové identifikační číslo, národní identifikační číslo, občanství a imigrační status, kopie dokladů totožnosti;
• Údaje před nástupem do zaměstnání – životopis, pracovní pozice, odborná praxe, dosavadní zaměstnání, vzdělání, odborná příprava, dovednosti, osvědčení, znalost jazyků, výsledky prověrky (pouze v případech povolených místními zákony a s výhradou nezbytných souhlasů), vyjádření referencí;
• Údaje o zaměstnání – datum nástupu, ID zaměstnance, číslo mzdového listu, pracovní telefon, pracovní e-mail, pracovní poštovní adresa, cestovní preference, údaje o služebním vozidle, údaje o osobním vozidle (pouze pokud jsou vyžadovány pro parkovací karty), nadřízený, oddělení, benefity, platové třídy, pracovní status, kategorie zaměstnání, historie výkonu, záznamy o školení, výsledky hodnocení, informace týkající se dovedností a rozvoje, kariérní plány, záznamy o disciplinárních opatřeních, záznamy o interním vyšetřování, zprávy o potenciálním pochybení nebo podezření na ně a datum a důvod ukončení pracovního poměru;
• Finanční informace – plat, pobídky, benefity, směrovací číslo pro bankovní převod a číslo účtu, evidence výdajů, jména příjemců, datum narození, pohlaví a další informace potřebné pro platební a daňové účely;
• Informace o počítači a síti – přihlašovací údaje k počítači a síti společnosti ACCO Brands, e-mailové adresy, rychlé zprávy, další elektronická komunikace, protokoly brány firewall, údaje o používání systému a údaje o přístupu k systému;
• Fotografie a video – fotografie, videozáznamy a informace ze sociálních sítí, které s námi dobrovolně sdílíte; a
• Záznamy z kamerového systému - videozáznamy z uzavřeného televizního okruhu vně a uvnitř našich kanceláří a továren.

Shromažďujeme také následující speciální kategorie osobních údajů (často nazývané citlivé údaje):

• Informace o zdraví – lékařská osvědčení, informace o nemocenské, pracovních úrazech a nemocech z povolání, pracovních omezeních, stavu těhotenství, požadovaných přiměřených úpravách, zdravotním pojištění a informace, které nám dobrovolně sdělíte (pouze v případech povolených místními zákony a na základě nezbytných souhlasů).

Osobní údaje shromažďujeme přímo od vás i od třetích stran, například od personálních agentur.  Tyto údaje používáme k účelům uvedeným níže v části "Jak používáme vaše údaje a jaký je právní základ?".

Jak používáme vaše osobní údaje a jaký je právní základ?

Vaše osobní údaje používáme pro účely a na základě právních základů popsaných níže.  "Typy zpracovávaných osobních údajů" jsme pro každý účel obecně seskupili, aby se toto oznámení lépe četlo; zpracováváme však pouze ty typy osobních údajů, které jsou nezbytné k dosažení příslušného uvedeného účelu. 

Právní základy, o které se opíráme, jsou:

• Oprávněné zájmy - to znamená, že zpracování údajů je nezbytné pro oprávněné zájmy společnosti ACCO Brands nebo třetí strany, které nejsou nadřazeny právům na ochranu soukromí jednotlivců;
• Uzavření a plnění smlouvy - to znamená, že zpracování údajů je nezbytné k uzavření nebo plnění smlouvy s danou osobou;
• Soulad se zákonem - to znamená, že zpracování údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti
• Souhlas - to znamená, že zpracování probíhá na základě svobodně uděleného, konkrétního, informovaného, jednoznačného a prokazatelného souhlasu fyzické osoby.

Máte-li jakékoli dotazy nebo chcete-li získat další informace o účelech, právních základech nebo typech zpracovávaných údajů, kontaktujte nás na adrese DataPrivacy@acco.com.

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

Většina vašich osobních údajů zůstane u vašeho místního správce údajů, avšak osobní údaje zpracovávané pro účely uvedené níže mohou být předány společnosti ABUL ve Spojených státech amerických za účelem splnění zákonných povinností nebo oprávněných zájmů vašeho místního správce údajů a společnosti ABUL. 

Pro následující účely budou společnost ABUL a váš místní subjekt vystupovat jako společní správci:

• Správa benefitů - ABUL spolupracuje s místním správcem údajů při poskytování dotací a pojistných plnění;
• Komunikace - veškeré informace zveřejněné na podnikovém intranetu společnosti ACCO Brands spravuje tým podnikové komunikace společnosti ACCO Brands, který pracuje pro společnost ABUL;
• Správa podniku - za účelem efektivního řízení celé skupiny společností ACCO Brands zpracovává ABUL osobní údaje pro zajištění centrálního rozpočtování, řízení výdajů, plánování, kalibraci, počtu zaměstnanců, auditu, IT systémů a IT infrastruktury;
• Kybernetická bezpečnost - firemní tým kybernetické bezpečnosti (který pracuje pro společnost ABUL) zpracovává osobní údaje a zajišťuje centrální podporu vícefaktorového ověřování, filtrování nevyžádané pošty a virů, filtrování adres URL a firewallů a vyšetřování kybernetických bezpečnostních incidentů. Tým kybernetické bezpečnosti také provádí pravidelné phishingové zkoušky, aby zjistil míru schopnosti zaměstnanců identifikovat potencionální phishingové e-maily a správně na ně reagovat.;
• Podpora dodržování firemních zásad a zákonů - tým Corporate Compliance (který pracuje pro společnost ABUL) zpracovává osobní údaje v rámci řízení programu dodržování předpisů společnosti ACCO Brands (komunikace, školení, audity a vyšetřování) týkajícího se boje proti korupci, obchodních sankcí, praní špinavých peněz, antimonopolních pravidel/férové hospodářské soutěže, střetu zájmů, ochrany údajů a dalších témat, která jsou obsažena v Kodexu chování;
• Reakce na zákonné požadavky vládních orgánů a dobrovolné poskytování informací vládě - v případě, že společnost ACCO Brands obdrží žádost o informace od vládního orgánu, může být společnost ABUL povinna nebo může dobrovolně poskytnout vládě osobní údaje, například za účelem prokázání souladu s platnými zákony; a
• Podávání a obhajoba právních nároků - významné soudní spory nebo právní žaloby jsou centrálně řízeny právním oddělením a oddělením pro dodržování předpisů společnosti ACCO Brands (které pracuje pro společnost ABUL) a zpracovává osobní údaje v souvislosti s podáváním právních nároků nebo reakcí na ně.

Potenciální kupující

Vaše osobní údaje neprodáváme, ačkoli je můžeme předat potenciálnímu kupci našeho podniku, včetně konzultantů, právníků nebo finančních poradců potenciálního kupce.

Poskytovatelé služeb

Osobní údaje sdílíme také s následujícími kategoriemi třetích stran:

• Pobočky společnosti ACCO Brands (seznam poboček ACCO Brands);
• Poskytovatelé IT služeb;
• poskytovatelé mzdových služeb;
• cestovní kanceláře a poskytovatelé cestovních služeb;
• poskytovatelé lékařských služeb, lékaři a správci nároků na odškodnění pracovníků;
• náboráři, platformy sociálních sítí a kariérní webové stránky;
• poskytovatelé pojištění a benefitů;
• auditoři, účetní a pojistní matematici;
• banky, společnosti vydávající kreditní karty, poskytovatelé platebních služeb, finanční makléři a platformy pro elektronické obchodování s akciemi;
• poskytovatelé školení, průzkumů a hodnocení;
• právníci, konzultanti a vyšetřovatelé;
• místní, státní, federální nebo jiné vládní orgány nebo orgány činné v trestním řízení; a
• další jednotlivci, organizace nebo sdružení, pokud je to nezbytné k prosazování zájmů zaměstnanců, dodavatelů nebo společnosti ACCO Brands.

Od zpracovatelů údajů – třetích stran požadujeme, aby zavedli odpovídající technická a organizační opatření na ochranu osobních údajů, aby nás informovali o případném porušení ochrany údajů a aby nepoužívali osobní údaje k jiným účelům, než je poskytování služeb pro nás.

Osobní údaje mohou být předávány společnosti ABUL a poskytovatelům služeb ve Spojených státech, jak je popsáno výše.  Osobní údaje týkající se zaměstnanců v Evropském hospodářském prostoru (dále jen "EHP") mohou být předávány poskytovatelům služeb a regionálnímu personálnímu managementu se sídlem v EHP a ve Spojeném království.

Kdykoli jsou údaje odesílány do zemí třetích stran, podnikáme kroky k zajištění jejich odpovídající ochrany.  K tomu slouží vládou schválená rozhodnutí o přiměřenosti, certifikace, závazná podniková pravidla nebo standardní smluvní doložky.  Pokud máte dotazy k metodám, které používáme k zajištění odpovídající ochrany údajů, můžete se obrátit kdykoliv na DataPrivacy@acco.com.

Máte právo určit, jak jsou vaše osobní údaje používány, včetně:

• požadovat podrobnosti o zpracování vašich osobních údajů;
• požadovat kopii vašich osobních údajů;
• nechat vaše osobní údaje předat jinému správci údajů;
• opravit nebo vymazat vaše osobní údaje;
• odvolat svůj souhlas, pokud se o něj při zpracování vašich údajů opíráme;
• vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů nebo je omezit; a
• podat stížnost u regionálního úřadu pro ochranu osobních údajů.

Uplatňování práv

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na svého místního obchodního partnera pro lidské zdroje nebo nás kontaktujete pomocí informací uvedených níže v části „Na koho se mohu obrátit s dotazy nebo obavami týkajícími se mých osobních údajů?“. 

Omezení

Tato práva mohou být omezena, například pokud by při vyřizování vaší žádosti byly zveřejněny informace o jiné osobě nebo pokud nás požádáte o vymazání údajů, které jsme ze zákona povinni uchovávat nebo které potřebujeme k provozování naší činnosti.  Mohou být také omezena zákonnými výsadami a ochranou.

Pokud svůj souhlas odvoláte nebo odmítnete udělit, nebudeme moci vaše údaje pro daný účel zpracovávat.  Odvolání souhlasu se vztahuje na všechna zpracování po datu odvolání, nikoli však na zpracování, ke kterým došlo před tímto datem.

Stížnosti

Pokud máte obavy ohledně ochrany osobních údajů, můžete se obrátit na kontaktní údaje uvedené v části "Na koho se mohu obrátit s dotazy nebo obavami ohledně mých osobních údajů?" níže.    Máte také právo podat stížnost u příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů ve vašem regionu.

Vaše osobní údaje budeme uchovávat tak dlouho, jak to bude nutné k naplnění účelu, pro který byly shromážděny.  Vaše údaje budeme také uchovávat podle potřeby, abychom zajistili dodržování našich zákonných povinností.  Další podrobnosti naleznete v zásadách a harmonogramu uchovávání záznamů společnosti ACCO Brands, které jsou k dispozici na firemním intranetu.

S vývojem našeho podnikání a zaváděním nebo změnami nových procesů může být nutné toto oznámení aktualizovat.  Pokud dojde k jakýmkoli významným změnám tohoto oznámení, budeme vás o tom informovat písemně, například e-mailem.  Aktualizujeme také datum účinnosti, aby bylo uvedeno datum poslední revize.

Pokud máte jakékoli obavy ohledně tohoto oznámení nebo vašich osobních údajů, doporučujeme vám obrátit se na místního obchodního partnera pro lidské zdroje.  Můžete se také kdykoli obrátit na DataPrivacy@acco.com. 

Pro některé regiony jmenovala společnost ACCO Brands místní pověřence pro ochranu osobních údajů.  Jakékoli dotazy nebo obavy týkající se vašich osobních údajů můžete zaslat příslušnému pověřenci pro ochranu osobních údajů prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů:

• Brazílie – DataPrivacy@acco.com
• Německo – DataPrivacy@acco.com

Společnost ABUL jmenovala následujícího zástupce pro ochranu osobních údajů v EU:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Německo
DataPrivacy@acco.com

Společnost ABUL jmenovala následujícího zástupce pro ochranu osobních údajů ve Spojeném království:

ACCO UK Limited
Oxford House, Oxford Road,
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 8SZ
DataPrivacy@acco.com

V některých regionech mohou platit dodatečné právní požadavky a můžeme také shromažďovat jiné typy osobních údajů.  Níže je uveden seznam ustanovení pro jednotlivé země.

Rakousko

• Informace o náboženství – informace o vašem náboženství, abychom za vás mohli platit církevní daně (s vaším souhlasem); a
• Informace o odborových organizacích – informace o vašem členství v závodní radě, abychom za vás mohli platit členské příspěvky (s vaším souhlasem).

Belgie

• Informace o odborových organizacích – informace o vašem členství v závodní radě, abychom za vás mohli platit členské příspěvky (s vaším souhlasem).

Brazílie

• Biometrické informace – údaje o otiscích prstů pro správu docházky, měření času a přístupu do našich firemních prostor (s vaším souhlasem);
• Informace o rase a etnickém původu – údaje o rase pro účely hlášení orgánům státní správy, jak to vyžaduje zákon (s vaším souhlasem);
• Informace o stavu zdravotního postižení – údaje o stavu zdravotního postižení pro účely hlášení orgánům státní správy, jak to vyžaduje zákon; a
• Členství v odborových organizacích – údaje o členství v odborové organizaci za účelem srážky a úhrady odborových příspěvků z vaší mzdy (s vaším souhlasem).

Francie

• Kopie vašeho pracovního povolení k ověření práva na práci – kopii vašeho pracovního povolení uloží HR za účelem ověření vašeho práva na práci; právním základem je soulad se zákonem § R. 620-3 zákoníku práce;
• Informace o odborech – jména a údaje o zástupcích odborů, zástupců zaměstnanců a zástupců Sociálního a hospodářského výboru (CSE) jsou zpracovávány za účelem poskytování výhod zástupcům v souvislosti s těmito činnostmi; právním základem je soulad se zákonem v souladu s články L2411-5 a L2142-1-3 zákoníku práce;
• Osobní údaje pro volbu zástupců zaměstnanců - seznam způsobilých kandidátů a hlasujících zaměstnanců, včetně jejich jména, data narození a služebního věku, je zveřejněn a zpřístupněn zaměstnancům za účelem provedení voleb zástupců zaměstnanců; právním základem je soulad se zákonem v souladu s články L2314-18 a násl. zákoníku práce;
• Osobní údaje pro poskytování sociálních a kulturních služeb – jména a údaje zaměstnanců jsou sdíleny se Sociálním a hospodářským výborem (CSE) za účelem poskytování sociálních a kulturních služeb a výhod; právním základem je váš souhlas;
• Status zdravotního postižení a další osobní údaje – status zdravotního postižení, status veterána a další kategorie osobních údajů jsou zpracovávány za účelem poskytnutí další podpory, na kterou můžete mít zákonný nárok; právním základem je souhlas a soulad se zákonem č. 87-517 ze dne 10. července 1987, Uznávání postavení zdravotně postiženého pracovníka (RQTH)" a článkem L5213 zákoníku práce.
• Osobní údaje pro poskytování sociálních a kulturních služeb – jména a údaje zaměstnanců jsou sdíleny se Sociálním a hospodářským výborem (CSE) za účelem poskytování sociálních a kulturních služeb a výhod; právním základem je váš souhlas;
• Status zdravotního postižení a další osobní údaje – status zdravotního postižení, status veterána a další kategorie osobních údajů jsou zpracovávány za účelem poskytnutí další podpory, na kterou můžete mít zákonný nárok; právním základem je souhlas a soulad se zákonem č. 87-517 ze dne 10. července 1987, Uznávání postavení zdravotně postiženého pracovníka (RQTH)" a článkem L5213 zákoníku práce.

Německo

• Kopie povolení k pobytu k ověření vašeho práva pracovat – kopie vašeho povolení k pobytu uložená personálním oddělením pro ověření vašeho práva pracovat; právním základem podle německého práva je § 26 odst. 1 Bundesdatenschutzgesetz;
• Informace pro stěhovací služby - informace nezbytné pro pomoc při stěhování z jednoho místa na druhé; právním základem podle německého práva je § 26 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů;
• Osobní e-mailová adresa a telefonní číslo - osobní kontaktní údaje; právním základem podle německého práva je § 26 odst. 1 Bundesdatenschutzgesetz; a
• Informace o náboženském vyznání - informace o vašem náboženském vyznání za účelem placení církevních daní vaším jménem; právním základem podle německého práva je § 26 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů.

Itálie

• Informace o odborových organizacích – informace o vašem členství v závodní radě, abychom za vás mohli platit členské příspěvky (s vaším souhlasem).

Polsko

• Osobní údaje pro správu plánu zaměstnaneckého kapitálu – osobní údaje vyžadované pro splnění zákona ze dne 4. října 2018 o zaměstnaneckých kapitálových plánech; právním základem je soulad se zákonem;
• Informace o zdravotním stavu – stav zdravotního postižení a další kategorie zdravotních údajů jsou zpracovávány za účelem poskytování další podpory a výhod, na které můžete mít zákonný nárok; právním základem je soulad se zákonem;
• Kopie vašeho pracovního povolení k ověření práva na práci – kopie vašeho pracovního povolení uložená personálním oddělením k ověření vašeho práva na práci; právním základem je soulad se zákonem v souladu s články 2 a 3 zákona ze dne 15. června 2012;
• Údaje o bankovním účtu – údaje o bankovním účtu jsou zpracovávány za účelem provádění plateb na váš bankovní účet, pokud jste nepožádali o platbu přímo vám v hotovosti; právním základem je souhlas;
• Údaje o vozidle – informace o vašem soukromém vozidle jsou zpracovávány za účelem vyřízení povolení a případných příspěvků na vozidlo; právním základem jsou oprávněné zájmy;
• Informace o odborech – údaje o členství v odborech za účelem odečtení a placení odborových příspěvků z vaší výplatní listiny (s vaším souhlasem) a poskytování výhod zástupcům v souvislosti s těmito činnostmi; právním základem je soulad s pracovním právem.

Portugalsko

• Biometrické informace – údaje o otiscích prstů pro správu docházky, měření času a přístupu do našich firemních prostor, pouze v rozsahu přípustném dle vnitrostátních právních předpisů; a
• Informace o odborových organizacích – informace o vašem členství v odborových organizacích, abychom za vás mohli platit členské příspěvky (s vaším souhlasem).

Španělsko

• Informace o odborových organizacích – informace týkající se vaší role zástupce zaměstnanců (s vaším souhlasem).

Švédsko

• Informace o odborových organizacích – informace o vašem členství v odborových organizacích, abychom za vás mohli platit členské příspěvky (s vaším souhlasem).

Švýcarsko

• Informace o náboženství – informace o vašem náboženství, abychom za vás mohli platit církevní daně (s vaším souhlasem).

Spojené království

• Informace o zdraví – jak povoluje Zákon o ochraně osobních údajů ve Spojeném království z roku 2018, shromažďujeme informace týkající se důvodu nepřítomnosti zaměstnance v práci, jakož i lékařská doporučení nebo ošetření, které zaměstnanec vyhledal, abychom mohli určit, zda je nutné přizpůsobení nebo zda je schopen pracovat.
• Kopie průkazu totožnosti uchazeče o zaměstnání – kopie průkazu totožnosti uchazeče o zaměstnání je ukládá HR za účelem ověření práva na práci; dle práva Spojeného království je právním základem zákon o přistěhovalectví, azylu a státní příslušnosti z roku 2006.

Spojené státy americké

• Informace o rase a etnickém původu – údaje o rase pro účely podpory diverzity a oznamování orgánům státní správy, na základě našich oprávněných zájmů a zákonných povinností;
• Informace ze sociálních médií - informace ze sociálních médií, které nám dobrovolně sdělíte, například když se ucházíte o pracovní pozici v naší společnosti prostřednictvím sítě LinkedIn, v souladu s našimi oprávněnými zájmy; a
• Historie předchozích adres - historie předchozích adres shromážděná během náborového procesu v souladu s naším oprávněným zájmem.
• Práva na ochranu osobních údajů – práva uvedená v části sekce “Jaká máte práva?” jsou dostupná pouze jednotlivcům ve státě Kalifornie.