Skip to Content Skip to footer
Suggestions
  • No Suggestions

HR-Datenschutzhinweis

Datum des Inkrafttretens: 01/01/2023

Die ACCO Brands Corporation, einschließlich der mit ihr verbundenen Unternehmen (zusammenfassend "ACCO Brands", "wir", "uns" oder "unser Unternehmen"), verpflichtet sich, die Privatsphäre potenzieller Mitarbeiter, bestehender Mitarbeiter, ehemaliger Mitarbeiter sowie die von Auftragnehmern, die im Namen unseres Unternehmens arbeiten, zu schützen.

  • Was sind die wichtigsten Punkte dieser Mitteilung?
  • Worauf bezieht sich dieser Hinweis?
  • Welches Unternehmen von ACCO Brands ist der Datenverantwortliche für die Verarbeitung meiner persönlichen Daten?
  • Welche persönlichen Daten sammeln wir?
  • Aus welchen Quellen sammeln wir personenbezogene Daten?
  • Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten und was ist die Rechtsgrundlage?
  • Mit wem teilen wir personenbezogene Daten?
  • In welche Länder übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten?
  • Welche Rechte haben Sie?
  • Wie lange werden wir Ihre Informationen aufbewahren?
  • Wie erfahre ich, ob dieser Hinweis aktualisiert oder geändert wurde?
  • An wen wende ich mich mit Fragen oder Bedenken bezüglich meiner persönlichen Daten?
Was sind die wichtigsten Punkte dieser Mitteilung? Chevron Icon

Die wichtigsten Punkte dieser Mitteilung, die Sie kennen sollten, sind Folgende:

  • Bei Bewerbern, Beschäftigten und ehemaligen Arbeitnehmern ist der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche im Allgemeinen das Unternehmen, bei der Sie sich bewerben, bei der Sie beschäftigt sind oder bei der Sie früher beschäftigt waren.  Bei Auftragnehmern ist der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche in der Regel das Unternehmen, für die Sie Dienstleistungen erbringen.
  • Wir erheben verschiedene Arten von personenbezogenen Daten, einschließlich einiger besonderer Kategorien personenbezogener Daten (oft als sensible personenbezogene Daten bezeichnet), um unsere Beziehung zu Ihnen zu verwalten und unser Geschäft zu betreiben.
  • Je nach Sachlage stützen wir uns auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen zur Verarbeitung Ihrer Daten.  Dazu gehört die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen, zur Einhaltung geltender Gesetze, zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen und Ihrer berechtigten Interessen sowie zur Erfüllung anderer Zwecke, für die Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben.
  • Die meisten Ihrer persönlichen Daten verbleiben bei Ihrem lokalen Arbeitgeber, aber einige Daten werden an die Tochtergesellschaften von ACCO Brands auf der ganzen Welt weitergegeben.  Ihre persönlichen Daten werden auch an andere Unternehmen und Dienstleister weitergegeben, z. B. an Lohnbuchhaltungsanbieter, IT-Dienstleister und Versicherungen.  Wir verkaufen Ihre persönlichen Daten nicht.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in ein anderes Land übermitteln, schützen wir die Daten durch verschiedene Mechanismen, wie z. B. durch behördliche Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder staatlich anerkannte Zertifizierungen.
  • Sie haben Rechte in Bezug auf die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten, wie z. B. das Recht, auf Ihre Daten zuzugreifen, Ihre Daten zu löschen oder sie zu korrigieren.  Diese Rechte sind in einigen Fällen eingeschränkt.
  • Sie können sich jederzeit an DataPrivacy@acco.com awenden, wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich Ihrer Privatsphäre haben. Sie können sich auch an Ihren lokalen Human Resources Business Partner wenden.
Worauf bezieht sich dieser Hinweis? Chevron Icon

Dieser Hinweis beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Einstellung, Ihres Arbeitsverhältnisses oder Ihres Vertragsverhältnisses mit unserem Unternehmen erfassen und verwenden. 

In einigen Regionen können andere gesetzliche Anforderungen gelten, und wir können auch andere Arten von personenbezogenen Daten erfassen.  Länderspezifische Informationen sind in Anhang 1 zu dieser Bekanntmachung beschrieben.

Welches Unternehmen von ACCO Brands ist der Datenverantwortliche für die Verarbeitung meiner persönlichen Daten? Chevron Icon

Bei Bewerbern, Beschäftigten und ehemaligen Arbeitnehmern ist der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche im Allgemeinen das Unternehmen, bei der Sie sich bewerben, bei der Sie beschäftigt sind oder bei der Sie früher beschäftigt waren. 

Bei Auftragnehmern ist der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Verantwortliche in der Regel das Unternehmen, für die Sie Dienstleistungen erbringen.

Für eine begrenzte Anzahl von Fällen fungieren unser Unternehmen ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC (ABUL") und die jeweilige lokale Einheit als gemeinsame Verantwortliche. Das bedeutet, dass sowohl ABUL als auch die lokale Einheit dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir Ihre persönlichen Daten aufbewahren und verwenden, aber dass ABUL und die lokale Einheit auch zusammenarbeiten, um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten. Weitere Einzelheiten zu diesem Thema finden Sie im unteren Abschnitt "Mit wem teilen wir personenbezogene Daten".

Welche persönlichen Daten sammeln wir? Chevron Icon

Wir erheben und verwenden die folgenden personenbezogenen Daten, um Ihr Einstellungs-, Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis zu verwalten:

  • Persönliche Daten - Ihr Name, Mädchenname, Geburtsdatum, Geschlecht, Wohnadresse, persönliche E-Mail-Adresse, persönliche Telefonnummer, Kontaktdaten für Notfälle, Familienstand, Informationen über Familienmitglieder, Steuernummern, nationale ID-Nummern, Staatsbürgerschaft und Einwanderungsstatus, Kopien von Ausweisdokumenten;
  • Angaben vor der Einstellung - Lebenslauf, Berufsbezeichnung, Berufserfahrung, bisheriger Werdegang, Bildung, Ausbildung, Fähigkeiten, Bescheinigungen, Sprachkenntnisse, Ergebnisse der Personenüberprüfung (nur in den Fällen, in denen dies nach örtlichem Recht zulässig ist und vorbehaltlich der erforderlichen Zustimmungen) und Aussagen von Referenzen;
  • Beschäftigungsdaten - Einstellungsdatum, Mitarbeiter-ID, Gehaltsabrechnungsnummer, Arbeitstelefon, Arbeits-E-Mail, Arbeits-Postanschrift, Reisepräferenzen, Details zum Firmenfahrzeug, Details zum Privatfahrzeug (nur wenn für Parkausweise erforderlich), Manager, Abteilung, Sozialleistungen, Gehaltsstufen, Beschäftigungsstatus, Beschäftigungskategorie, Leistungshistorie, Schulungsaufzeichnungen, Beurteilungsergebnisse, Informationen zu Fähigkeiten und Entwicklung, Karrierepläne, Aufzeichnungen über disziplinarische Maßnahmen, interne Untersuchungsaufzeichnungen, Berichte über potenzielles oder vermutetes Fehlverhalten sowie Datum und Grund der Kündigung;
  • Finanzielle Informationen - Gehalt, Anreize, Vergünstigungen, Bankverbindung und Kontonummer, Spesenabrechnungen, Name, Geburtsdatum und Geschlecht der Begünstigten sowie alle anderen Informationen, die für Zahlungen und Steuerzwecke benötigt werden;
  • Computer- und Netzwerkinformationen - ACCO Brands Computer- und Netzwerkanmeldeinformationen, E-Mails, Sofortnachrichten, andere elektronische Kommunikation, Firewall-Protokolle, Systemnutzungsdaten und Systemzugangsdaten;
  • Fotos und Videos - Fotos, Videoaufnahmen und Social-Media-Informationen, die Sie freiwillig mit uns teilen; und
  • CCTV-Aufnahmen - Videoaufzeichnungen mit geschlossenem Kreislauf außerhalb und innerhalb unserer Büros und Fabriken.

Wir sammeln auch die folgenden besonderen Kategorien personenbezogener Daten (oft als sensible Daten bezeichnet):

  • Gesundheitsinformationen - ärztliche Bescheinigungen, Informationen über krankheitsbedingte Fehlzeiten, arbeitsbedingte Verletzungen und Krankheiten, Arbeitseinschränkungen, Schwangerschaftsstatus, erforderliche angemessene Vorkehrungen, Krankenversicherungsschutz und Informationen, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (nur, wenn dies nach lokalem Recht zulässig ist und vorbehaltlich der erforderlichen Zustimmungen).
Aus welchen Quellen sammeln wir personenbezogene Daten? Chevron Icon

Wir erheben personenbezogene Daten sowohl direkt von Ihnen als auch von Dritten, z. B. von Personalvermittlungsagenturen.  Wir verwenden diese Daten für die unten im Abschnitt "Wie verwenden wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage" aufgeführten Zwecke.

Wie verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten und was ist die Rechtsgrundlage? Chevron Icon

Wir verwenden Ihre persönlichen Daten zu den unten beschriebenen Zwecken und basierend auf den entsprechenden Rechtsgrundlagen.  Wir haben die "Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten" für jeden Zweck grob gruppiert, um diese Mitteilung leichter lesbar zu machen; wir verarbeiten jedoch nur die Arten von personenbezogenen Daten, die zur Erreichung des jeweiligen aufgeführten Zwecks erforderlich sind. 

Die Rechtsgrundlagen, auf die wir uns stützen, sind:

  • Berechtigte Interessen – dies bedeutet, dass die Verarbeitung der Daten für die berechtigten Interessen von ACCO Brands oder eines Dritten erforderlich ist, die nicht durch die Datenschutzrechte des Einzelnen überlagert werden;
  • Vertragsabschluss und -durchführung – dies bedeutet, dass die Verarbeitung der Daten für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person erforderlich ist;
  • Einhaltung von Gesetzen – dies bedeutet, dass die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist
  • Einwilligung – dies bedeutet, dass die Verarbeitung aufgrund einer freiwillig erteilten, ausdrücklichen, bewussten, eindeutigen und nachweisbaren Einwilligung einer Person erfolgt.

Wenn Sie Fragen haben oder zusätzliche Informationen über die Zwecke, Rechtsgrundlagen oder die Art der verarbeiteten Daten wünschen, wenden Sie sich bitte an uns unter DataPrivacy@acco.com.

Zweck Arten von verarbeiteten Daten Rechtliche Grundlagen

Rekrutierung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um potenzielle Kandidaten zu finden, Interviews zu führen und schließlich die besten Kandidaten einzustellen.

Persönliche Daten

Daten vor der Beschäftigung

Berechtigte Interessen
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die besten Kandidaten für unser Unternehmen zu finden.

Vertragsabschluss und -durchführung
Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um das Vertrags- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen eingehen zu können.

Einhaltung von Gesetzen
Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um die geltenden arbeitsrechtlichen und sonstigen Gesetze einzuhalten.

Einwilligung
Wir verlassen uns auf die ausdrückliche Einwilligung, Informationen über potenzielle Kandidaten zu speichern, die nicht eingestellt werden, wenn die Kandidaten möchten, dass wir diese Informationen speichern, um für zukünftige Positionen in Betracht gezogen zu werden.

Einstellung

Sobald ein Kandidat ausgewählt wurde, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten des Kandidaten für die Einstellung.

Persönliche Daten

Daten vor der Beschäftigung

Daten zur Beschäftigung

Finanzinformationen

Informationen zur Gesundheit

Vertragsabschluss und -durchführung
Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um das Vertrags- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen einzugehen.

Einhaltung von Gesetzen
Wir sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten als Teil des Onboarding-Prozesses zu erfassen und zu speichern, z. B. für steuerliche Zwecke.

Zeiterfassung und Lohnabrechnung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen, den Urlaub zu verwalten und die Lohnabrechnung durchzuführen.

Persönliche Daten

Daten zur Beschäftigung

Vertragsabschluss und -durchführung
Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um Sie im Rahmen unseres Vertrags- oder Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen zu entschädigen.

Einhaltung von Gesetzen
Wir sind gesetzlich verpflichtet, Lohn- und Gehaltsdaten für Zwecke wie die Finanzberichterstattung und Besteuerung zu erfassen und zu speichern.

Verwaltung von Sozialleistungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung von Sozialleistungen sowie der Gewährung von Kantinenzuschüssen (sofern zutreffend), Versicherungsschutz, Altersvorsorge und Aktienleistungen.

Persönliche Daten

Daten zur Beschäftigung

Informationen zur Gesundheit

Vertragsabschluss und -durchführung
Wir müssen personenbezogene Daten für die Verwaltung vertraglich vereinbarter Leistungen verarbeiten.

Einhaltung von Gesetzen
Wir sind gesetzlich verpflichtet, den Mitarbeitern bestimmte Leistungen zu gewähren.

Berechtigte Interessen
Auch wenn wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, haben wir ein berechtigtes Interesse daran, Leistungen zu erbringen, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.

Entwicklung und Leistungsmanagement

Wir verwenden personenbezogene Daten für Leistungs- und Talentmanagement, Nachfolge- und Karriereplanung, Schulungen, Karriere- und Führungsentwicklung, Anerkennung von Auszeichnungen, Diversitätskennzahlen und die Durchführung von Mitarbeiterumfragen. Wir verwenden personenbezogene Daten auch, wenn dies für die Abwicklung disziplinarischer Prozesse erforderlich ist.

Persönliche Daten

Daten zur Beschäftigung

Computer- und Netzwerkinformationen

Vertragsabschluss und -durchführung
Für die Erfüllung unseres mit Ihnen geschlossenen Vertrags, benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten, um etwaige Gehaltserhöhungen oder disziplinarische Maßnahmen im Falle eines Vertragsbruchs in die Wege leiten zu können.

Berechtigte Interessen
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unseren Mitarbeitern zu helfen, sich zu entwickeln und mit unserem Unternehmen zu wachsen.  Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, einen gleichberechtigten Arbeitsplatz zu fördern, der aus Personen mit unterschiedlichen Ansichten und Hintergründen besteht. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse an der Festlegung von Arbeitsstandards sowie an der Durchsetzung der Einhaltung unseres Verhaltenskodex, unserer Richtlinien und des Gesetzes.

Offboarding

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen des Offboarding-Prozesses, u. a. um sicherzustellen, dass Sie ordnungsgemäß entlohnt werden, um Ihren Systemzugang zu entfernen, um Austrittsgespräche zu führen und um Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen.

Persönliche Daten

Daten vor der Beschäftigung

Daten zur Beschäftigung

Finanzinformationen

Vertragsabschluss und -durchführung
Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um unser Vertrags- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu beenden.

Einhaltung von Gesetzen
Wir sind gesetzlich verpflichtet, während des Offboarding-Prozesses bestimmte Schritte zu unternehmen und danach personenbezogene Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern, u. a. um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen zu können. 

Legitimate Interests

Wir werden nur mit Ihrer Zustimmung Ihre personenbezogenen Daten gem. Art.6 Abs.1 f) EU-DSGVO und für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gem. § 26 Abs.1 BDSG im Rahmen eines Exit-Interviews verarbeiten.

Kommunikation
Wir verwenden personenbezogene Daten in der internen und externen Kommunikation, einschließlich der Veröffentlichung von Informationen auf unseren Websites und der Durchführung von Veranstaltungen.

Persönliche Daten

Fotos und Videos

Zustimmung
Wir verlassen uns auf Ihre ausdrückliche Zustimmung, um Fotos oder Videos von Ihnen für die Kommunikation zu verwenden.

Berechtigte Interessen
Wir stützen uns auf unsere berechtigten Interessen zur Erleichterung der Kommunikation, zur Förderung eines positiven Arbeitsumfelds und zur Förderung unseres Unternehmens.

Gesundheit und Sicherheit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um ergonomische Beurteilungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass Personen bei Arbeitsverletzungen medizinisch versorgt werden, um Entschädigungsansprüche von Arbeitnehmern zu bearbeiten und um medizinisch erforderliche Arbeitseinschränkungen zu beachten.

Persönliche Daten

Daten zur Beschäftigung

Informationen zur Gesundheit

Einhaltung von Gesetzen
Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und anderen Personen auf unserem Betriebsgelände zu schützen.

Berechtigte Interessen
Auch wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben sowohl ACCO Brands als auch die Mitarbeiter ein berechtigtes Interesse daran, das Wohlbefinden, die Gesundheit und die Sicherheit der Mitarbeiter zu fördern. 

Lebenswichtige Interessen der Person
Für den Fall, dass eine Person verletzt ist und sofortige medizinische Hilfe benötigt, verarbeiten wir personenbezogene Daten für die lebenswichtigen Interessen dieser Person.

Zugang und Sicherheit der Anlage

Wir verwenden personenbezogene Daten, um Personen den Zugang zu unseren Einrichtungen und Parkplätzen zu ermöglichen, indem wir Ausweise oder Parkscheine ausstellen.  Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten in Form von CCTV-Aufzeichnungen.

Persönliche Daten

CCTV-Aufnahmen

Vertragsabschluss und -durchführung
Um unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, müssen wir einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.

Berechtigte Interessen
Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines Arbeitsplatzes.  Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, Diebstahl zu verhindern, illegales Verhalten zu unterbinden, die physische Sicherheit von Personen zu schützen und die Einrichtungen und Vermögenswerte von ACCO Brands zu schützen.

Verwaltung des Geschäfts

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung unseres Geschäfts, einschließlich Spesenverwaltung, Geschäftsreisen, Planung, Budgetierung, Kalibrierung, Personalbestand, Ausführung von Rechtsinstrumenten, Bereitstellung von Systemzugängen, Verwaltung unserer IT-Systeme und -Infrastruktur, Erstellung von Unternehmensverzeichnissen, Ausführung von Vereinbarungen mit anderen Unternehmen und Verwaltung von Beziehungen mit anderen Unternehmen.

 

Persönliche Daten

Daten zur Beschäftigung

Finanzinformationen

Computer- und Netzwerkinformationen

Berechtigte Interessen
Wir haben berechtigte Interessen an der Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Geschäfts, an einer angemessenen Buchführung und an der Prognose von Finanzkennzahlen, an der Erleichterung der Kommunikation, an der Verwaltung unserer Belegschaft und an der Verwaltung von Beziehungen zu anderen Unternehmen und Personen.

Cybersicherheit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Sicherheit und Funktionalität unserer Systeme und Daten zu schützen.  Dazu gehören die Authentifizierung des Benutzerzugriffs, die Verwaltung von Firewalls, die Verwaltung des Viren- und Malwareschutzes, die Überprüfung von Systemzugriffsprotokollen, die Überwachung von Systemen auf bösartige Aktivitäten, die Verhinderung von Phishing-Versuchen, die Identifizierung und Behebung von Sicherheitsverletzungen und die Verhinderung von Betrug.  Das Cyber-Sicherheitsteam führt regelmäßig Phishing-Kampagnen durch, um die Fähigkeit der Mitarbeiter zu überprüfen, potenzielle Phishing-E-Mails zu erkennen und richtig darauf reagieren zu können.

Wir können auch auf ACCO Brands Computer, E-Mails, Sofortnachrichten, Aufzeichnungen und Netzwerkinformationen zugreifen, wenn dies erforderlich ist, um potenzielle Sicherheitsverletzungen zu untersuchen (vorbehaltlich jeglicher gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie der Rechte des Betriebsrats oder der Gewerkschaft).  Wir überwachen jedoch nicht aktiv die E-Mails, Sofortnachrichten, Computernutzung oder Internetnutzung der Mitarbeiter.

 

Persönliche Daten

Computer- und Netzwerkinformationen

Einhaltung von Gesetzen
Wir sind durch bestimmte Gesetze verpflichtet, die Sicherheit und Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten zu wahren. Außerdem sind wir nach verschiedenen Finanzgesetzen verpflichtet, die Angemessenheit unserer Finanz- und IT-Kontrollen sicherzustellen.

Berechtigte Interessen
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Sicherheit der vertraulichen Informationen unseres Unternehmens sowie der von Einzelpersonen erhobenen personenbezogenen Daten zu schützen.

Förderung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Gesetzen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Einhaltung unseres Verhaltenskodex, unserer Richtlinien, unserer Verfahren und des Gesetzes zu fördern.  Dazu gehören die Herausgabe von Richtlinien an die Mitarbeiter, die Koordination von Schulungen, die Aufforderung an die Mitarbeiter, Interessenkonflikte offenzulegen, die Entgegennahme von Mitarbeiterberichten, die Betreuung unserer Ethik-Hotline sowie die Durchführung von Untersuchungen und Audits.  Im Rahmen von Untersuchungen können wir auf ACCO Brands Computer, E-Mails, Sofortnachrichten, Aufzeichnungen und Netzwerkinformationen zugreifen (vorbehaltlich jeglicher gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie der Rechte des Betriebsrats oder der Gewerkschaft).

 

Persönliche Daten

Daten zur Beschäftigung

Finanzinformationen

Computer- und Netzwerkinformationen

CCTV-Aufnahmen

Einhaltung von Gesetzen
ACCO Brands und seine Mitarbeiter sind zur Einhaltung von Gesetzen verpflichtet.  Einige Gesetze verlangen, dass ACCO Brands bestimmte Richtlinien, Schulungen und Berichtsmechanismen implementiert. Sie verlangen auch, dass ACCO Brands potenzielle Verstöße wie Diskriminierung untersucht und anspricht. Wenn die Regierung eine Prüfung oder Untersuchung einleitet, kann ACCO Brands zur Kooperation verpflichtet sein.

Berechtigte Interessen
Als eine in den USA ansässige Unternehmensgruppe hat ACCO Brands auch ein berechtigtes Interesse an der Einhaltung von US-Gesetzen.  Sie hat auch ein berechtigtes Interesse daran, Compliance und Ethik im gesamten Unternehmen zu fördern.

Beantwortung rechtmäßiger behördlicher Anfragen und freiwillige Bereitstellung von Informationen an die Regierung

Wir verwenden und stellen personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit rechtmäßigen Anfragen von Regulierungs-, Zivil- oder Strafbehörden zur Verfügung, einschließlich zur Erfüllung von Sicherheits- oder Strafverfolgungsanforderungen.  Wir können auch freiwillig Informationen an die Regierung oder an selbstregulierende Stellen weitergeben, um unser Unternehmen zu schützen.

 

Persönliche Daten

Daten vor der Beschäftigung

Daten zur Beschäftigung

Finanzinformationen

Computer- und Netzwerkinformationen

Informationen zur Gesundheit

CCTV-Aufnahmen

Einhaltung von Gesetzen
ACCO Brands und seine Mitarbeiter sind verpflichtet, die Gesetze einzuhalten, einschließlich der Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von staatlichen oder selbstregulierenden Stellen.

Berechtigte Interessen
Auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann ACCO Brands freiwillig Informationen an die Regierung weitergeben oder bei einer staatlichen Untersuchung kooperieren, um seine finanziellen und Reputationsinteressen zu schützen.

Geltend machen und Verteidigen von Rechtsansprüchen

Wir verwenden personenbezogene Daten bei der Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, z. B. bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.  Wir können personenbezogene Daten auch bei der Beantwortung von Anfragen zur Offenlegung in Rechtsstreitigkeiten verwenden.

 

Persönliche Daten

Daten vor der Beschäftigung

Daten zur Beschäftigung

Finanzinformationen

Computer- und Netzwerkinformationen

Informationen zur Gesundheit

CCTV-Aufnahmen

Berechtigte Interessen
Wir haben ein berechtigtes finanzielles und Reputationsinteresse an der Verfolgung von Rechtsansprüchen oder der Verteidigung unseres Unternehmens gegen Rechtsansprüche.

Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
Nur wenn es erforderlich ist, können wir besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z. B. Gesundheitsinformationen verarbeiten, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder zu verteidigen.

 

Mit wem teilen wir personenbezogene Daten? Chevron Icon

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

Die meisten Ihrer personenbezogenen Daten verbleiben bei Ihrem lokalen Datenverantwortlichen, jedoch können personenbezogene Daten, die für die unten aufgeführten Zwecke verarbeitet werden, an ABUL in den Vereinigten Staaten übermittelt werden, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder um die berechtigten Interessen Ihres lokalen Datenverantwortlichen und von ABUL zu wahren. 

Für die folgenden Zwecke fungieren ABUL und Ihre lokale Einheit als gemeinsame Verwalter:

  • Verwaltung von Leistungen - ABUL arbeitet mit Ihrem lokalen Datenverantwortlichen zusammen, um Aktienzuteilungen und Versicherungsleistungen bereitzustellen;
  • Kommunikation - alle im ACCO Brands Corporate Intranet veröffentlichten Informationen werden vom ACCO Brands Corporate Communications Team verwaltet, das für ABUL arbeitet;
  • Geschäftsverwaltung - Um die gesamte ACCO Brands Unternehmensgruppe effizient zu verwalten, verarbeitet ABUL personenbezogene Daten, um die zentrale Budgetierung, das Ausgabenmanagement, die Planung, die Kalibrierung, den Personalbestand, die Rechnungsprüfung, die IT-Systeme und die IT-Infrastruktur bereitzustellen;
  • Cybersicherheit - das unternehmenseigene Cybersicherheitsteam (das für ABUL arbeitet) verarbeitet personenbezogene Daten, um die zentrale Multi-Faktor-Authentifizierung, Spam- und Virenfilterung von E-Mails, URL- und Firewall-Filterung und die Untersuchung von Cybersicherheitsvorfällen zu unterstützen. Das Cyber-Sicherheitsteam führt regelmäßig Phishing-Kampagnen durch, um die Fähigkeit der Mitarbeiter zu überprüfen, potenzielle Phishing-E-Mails zu erkennen und richtig darauf reagieren zu können;
  • Förderung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Gesetzen - das Corporate-Compliance-Team (das für ABUL arbeitet) verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung des Compliance-Programms von ACCO Brands (Kommunikation, Schulungen, Audits und Untersuchungen) in Bezug auf Korruptionsbekämpfung, Handelssanktionen, Geldwäsche, Kartellrecht/lauteren Wettbewerb, Interessenkonflikte, Datenschutz und andere im Verhaltenskodex behandelte Themen;
  • Beantwortung rechtmäßiger behördlicher Anfragen und freiwillige Bereitstellung von Informationen an die Regierung - falls ACCO Brands eine Anfrage nach Informationen von einer staatlichen Stelle erhält, kann ABUL verpflichtet sein, der Regierung personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, um beispielsweise die Einhaltung geltender Gesetze nachzuweisen, oder dies freiwillig tun; und
  • Geltendmachung und Verteidigung von Rechtsansprüchen - bedeutende Rechtsstreitigkeiten oder rechtliche Schritte werden zentral von der Rechts- und Compliance-Abteilung von ACCO Brands (die für ABUL tätig ist) verwaltet, die personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Geltendmachung oder Beantwortung von Rechtsansprüchen verarbeitet.

Potenzielle Käufer

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht, obwohl wir diese Informationen möglicherweise an einen potenziellen Käufer unseres Unternehmens weitergeben, einschließlich der Berater, Anwälte oder Finanzberater des potenziellen Käufers.

Anbieter von Dienstleistungen

Schließlich geben wir personenbezogene Daten auch an die folgenden Kategorien von Dritten weiter:

  • ACCO Brands- Tochtergesellschaften (liste der Tochtergesellschaften von ACCO Brands);
  • IT-Dienstleister;
  • Gehaltsabrechnungsdienstleister;
  • Reisebüros und Reisedienstleister;
  • medizinische Dienstleister, Ärzte und Drittverwalter für Arbeitnehmerentschädigungsansprüche;
  • Personalvermittler, Social-Media-Plattformen und Karriere-Websites;
  • Versicherungs- und Leistungsträger;
  • Wirtschaftsprüfer, Buchhalter und Versicherungsmathematiker;
  • Banken, Kreditkartenunternehmen, Zahlungsdienstleister, Finanzmakler und elektronische Aktienhandelsplattformen;
  • Anbieter von Schulungen, Umfragen und Bewertungen;
  • Anwälte, Berater und Ermittler;
  • lokale, staatliche, bundesstaatliche oder andere Regierungsbehörden oder Strafverfolgungsbeamte; und
  • andere Personen, Organisationen oder Verbände, soweit dies zur Förderung der Interessen von Mitarbeitern, Auftragnehmern oder ACCO Brands erforderlich ist.
In welche Länder übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten? Chevron Icon

Personenbezogene Daten können wie oben beschrieben an ABUL und Dienstleister in den Vereinigten Staaten übermittelt werden.  Personenbezogene Daten von Arbeitnehmern im Europäischen Wirtschaftsraum ("EWR") können an Dienstleister und regionale Personalverwaltungen im EWR und im Vereinigten Königreich übermittelt werden.

Wenn Daten in Drittländer übermittelt werden, sorgen wir für einen angemessenen Schutz.  Dies geschieht durch staatlich genehmigte Angemessenheitsentscheidungen, Zertifizierungen, verbindliche Unternehmensregeln oder Standardvertragsklauseln.  Wenn Sie Fragen zu den Methoden haben, die wir zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzes einsetzen, können Sie sich jederzeit an DataPrivacy@acco.com jederzeit wenden.

Welche Rechte haben Sie? Chevron Icon

Sie haben Rechte in Bezug auf die Verwendung Ihrer persönlichen Daten, einschließlich:

  • Details bezüglich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten anzufordern;
  • eine Kopie Ihrer persönlichen Daten anzufordern;
  • ihre persönlichen Daten an einen anderen Datenverantwortlichen übertragen zu lassen;
  • ihre personenbezogenen Daten zu korrigieren oder zu löschen;
  • ihre Zustimmung zu widerrufen, wenn wir uns auf diese Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer Daten verlassen;
  • der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder diese einzuschränken; und
  • um eine Beschwerde bei Ihrer regionalen Datenschutzbehörde einzureichen.

Rechte ausüben

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich an Ihren lokalen Human Resources Business Partner wenden oder indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen, indem Sie die Informationen im Abschnitt "An wen wende ich mich mit Fragen oder Bedenken zu meinen personenbezogenen Daten?" unten nutzen. 

Begrenzungen

Diese Rechte können eingeschränkt sein, z. B. wenn bei der Erfüllung Ihrer Anfrage Informationen über eine andere Person offengelegt werden würden oder wenn Sie uns bitten, Daten zu löschen, zu deren Speicherung wir gesetzlich verpflichtet sind oder die wir für den Betrieb unseres Unternehmens benötigen.  Sie können auch durch gesetzliche Privilegien und Schutzmaßnahmen eingeschränkt sein.

Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder verweigern, können wir Ihre Daten auch nicht für den betreffenden Zweck verarbeiten.  Der Widerruf der Einwilligung gilt für alle Verarbeitungen nach dem Zeitpunkt des Widerrufs, nicht aber für Verarbeitungen, die vor diesem Zeitpunkt erfolgt sind.

Reklamationen

Wenn Sie ein Problem mit dem Datenschutz haben, können Sie sich über die Kontaktdaten im Abschnitt "An wen wende ich mich mit Fragen oder Bedenken zu meinen personenbezogenen Daten?" wenden.    Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der für Ihre Region zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.

Wie lange werden wir Ihre Informationen aufbewahren? Chevron Icon

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es zur Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.  Wir werden Ihre Daten auch so aufbewahren, wie es für die Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist.  Weitere Einzelheiten finden Sie in der ACCO Brands Record Retention Policy and Schedule (Richtlinie und Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen), die im Intranet des Unternehmens verfügbar ist.

Wie erfahre ich, ob dieser Hinweis aktualisiert oder geändert wurde? Chevron Icon

Wenn sich unser Geschäft weiterentwickelt und neue Verfahren eingeführt oder geändert werden, müssen wir diesen Hinweis möglicherweise aktualisieren.  Sollten sich wesentliche Änderungen ergeben, werden wir Sie schriftlich, z. B. per E-Mail, informieren.  Wir werden auch das Datum des Inkrafttretens aktualisieren, um das Datum der letzten Überarbeitung anzuzeigen.

An wen wende ich mich mit Fragen oder Bedenken bezüglich meiner persönlichen Daten? Chevron Icon

Wenn Sie Bedenken bezüglich dieser Mitteilung oder Ihrer persönlichen Daten haben, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihren lokalen Human Resources Business Partner zu wenden.  Sie können sich auch jederzeit an DataPrivacy@acco.com wenden. 

Für bestimmte Regionen hat ACCO Brands lokale Datenschutzbeauftragte ernannt.  Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich an den zuständigen Datenschutzbeauftragten unter den unten genannten Kontaktdaten wenden:

ABUL hat den folgenden Datenschutzbeauftragten in der EU ernannt:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Deutschland
DataPrivacy@acco.com

ACCO UK Limited
Oxford House, Oxford Road,
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 8SZ
DataPrivacy@acco.com

Anhang

  • Anhang 1 - Länderspezifische Bestimmungen
Anhang 1 - Länderspezifische Bestimmungen Chevron Icon

In einigen Regionen können zusätzliche gesetzliche Anforderungen gelten, und wir können auch andere Arten von personenbezogenen Daten erfassen.  Nachfolgend finden Sie eine Liste der länderspezifischen Bestimmungen.

Österreich

  • Religionsinformationen - Informationen zu Ihrer Religion, um in Ihrem Namen Religionssteuern zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung); und
  • Gewerkschaftsinformationen - Informationen über Ihre Mitgliedschaft in einem Betriebsrat, um in Ihrem Namen Mitgliedsbeiträge zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Belgien

  • Gewerkschaftsinformationen - Informationen über Ihre Mitgliedschaft in einem Betriebsrat, um in Ihrem Namen Mitgliedsbeiträge zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Brasilien

  • Biometrische Informationen - Fingerabdruckdaten zur Verwaltung der Anwesenheit, Zeiterfassung und des Zugangs zu unseren Einrichtungen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung);
  • Informationen zu Rasse und ethnischer Zugehörigkeit - Angaben zur Rasse für staatliche Berichtszwecke, wie gesetzlich vorgeschrieben (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung);
  • Informationen zum Behindertenstatus - Angaben zum Behindertenstatus für staatliche Berichtszwecke, wie gesetzlich vorgeschrieben; und
  • Gewerkschaftsmitgliedschaft - Angaben zur Gewerkschaftsmitgliedschaft, um Gewerkschaftsbeiträge von Ihrer Gehaltsabrechnung abziehen und bezahlen zu können (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Deutschland

  • Bei Bedarf Kopie des Aufenthaltstitels zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung - Kopie Ihres Aufenthaltstitels (wenn zutreffend) - die von der Personalabteilung gespeichert wird, um Ihre Arbeitsberechtigung zu überprüfen; die Rechtsgrundlage nach deutschem Recht ist § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes;
  • Informationen für Umzugsunternehmen - Informationen, die erforderlich sind, um Sie bei Ihrem Umzug von einem Ort zum anderen zu unterstützen; die Rechtsgrundlage nach deutschem Recht ist § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes;
  • Persönliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer - persönliche Kontaktdaten; die Rechtsgrundlage nach deutschem Recht ist § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes; und
  • Auskunft über die Religionszugehörigkeit - Informationen über Ihre Religionszugehörigkeit, um in Ihrem Namen Kirchensteuern abzuführen; die Rechtsgrundlage nach deutschem Recht ist § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes.

Italien

  • Gewerkschaftsinformationen - Informationen über Ihre Mitgliedschaft in einem Betriebsrat, um in Ihrem Namen Mitgliedsbeiträge zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Portugal

  • Biometrische Informationen - Fingerabdruckdaten zur Verwaltung der Anwesenheit, Zeiterfassung und des Zugangs zu unseren Einrichtungen, nur soweit dies nach nationalem Recht zulässig ist; und
  • Gewerkschaftsinformationen - Informationen über Ihre Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, um in Ihrem Namen Mitgliedsbeiträge zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Spanien

  • Gewerkschaftsinformationen - Informationen zu Ihrer Rolle als Arbeitnehmervertreter (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Schweden

  • Gewerkschaftsinformationen - Informationen über Ihre Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, um in Ihrem Namen Mitgliedsbeiträge zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Schweiz

  • Religionsinformationen - Informationen zu Ihrer Religion, um in Ihrem Namen Kirchensteuern zu zahlen (vorbehaltlich Ihrer Zustimmung).

Großbritannien

  • Gesundheitsinformationen - Wie unter dem UK Data Protection Act 2018, sammeln wir Informationen über den Grund für die Abwesenheit eines Mitarbeiters von der Arbeit sowie über den medizinischen Rat oder die Behandlung, die in Anspruch genommen wurde, um festzustellen, ob eine Anpassung erforderlich ist oder ob der Mitarbeiter arbeitsfähig ist.
  • Kopie des Personalausweises zur Überprüfung der Arbeitserlaubnis – die Kopie wird in der Personalabteilung gespeichert, um den Aufenthaltstitel mit der Arbeitserlaubnis zu prüfen; Rechtsgrundlage in Großbritannien ist ist das Gesetz zur Einwanderung, Asyl und Nationalität von 2006 („Immigration, Asylum and Nationality Act 2006“)

Vereinigte Staaten

  • Informationen zu Rasse und ethnischer Zugehörigkeit - Angaben zur Rasse zur Förderung der Vielfalt und zu staatlichen Berichtszwecken, gemäß unseren legitimen Interessen und gesetzlichen Verpflichtungen;
  • Social-Media-Informationen - Social-Media-Informationen, die Sie freiwillig mit uns teilen, z. B. wenn Sie sich über LinkedIn für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben, gemäß unseren berechtigten Interessen; und
  • Frühere Adressdaten - frühere Adressdaten, die während des Einstellungsverfahrens in unserem berechtigten Interesse erhoben wurden.
  • Persönlichkeitsrechte – die Rechte, welche im Absatz „Welche Rechte haben Sie?“ erwähnt sind gelten nur für Personen im Bundesstaat Kalifornien.

PN-GL-HR-ACCO-2023.01