Finalità |
Tipi di dati trattati |
Base giuridica |
Assunzione
Trattiamo i dati personali al fine di trovare potenziali candidati, condurre colloqui e, infine, assumere i migliori candidati.
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Dati personali
Dati prima dell'assunzione
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Interessi legittimi Abbiamo interessi legittimi a trovare i migliori candidati per la nostra azienda.
Stipula ed esecuzione del contratto Abbiamo bisogno di trattare i dati personali per entrare nel rapporto contrattuale o di lavoro con voi.
Osservanza della legge Abbiamo bisogno di elaborare le informazioni personali per rispettare le leggi applicabili in materia di occupazione e altre leggi.
Consenso Ci basiamo sul consenso esplicito per memorizzare le informazioni riguardanti i potenziali candidati che non sono stati assunti se desiderano che conserviamo tali informazioni per essere considerati per posizioni future.
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Onboarding
Una volta selezionato un candidato, trattiamo i suoi dati personali per inserirlo nel nostro organico.
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Dati personali
Dati prima dell'assunzione
Dati sull’impiego
Dati finanziari
Dati sanitari
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Stipula ed esecuzione del contratto Necessitiamo di trattare i dati personali per stipulare il rapporto contrattuale o di lavoro con il candidato.
Osservanza della legge Siamo tenuti per legge a raccogliere e archiviare i dati personali nell’ambito del processo di onboarding, ad esempio a fini fiscali.
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Timbratura cartellino e buste paga
Trattiamo i dati personali per tenere traccia del tempo lavorato dai dipendenti, gestire le ferie e amministrare le buste paga.
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Dati personali
Dati sull’impiego
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Stipula ed esecuzione del contratto Necessitiamo di trattare i dati personali per retribuire i dipendenti nell'ambito del nostro rapporto contrattuale o di lavoro con i dipendenti.
Osservanza della legge Siamo tenuti per legge a raccogliere e archiviare i dati delle buste paga per finalità quali la rendicontazione finanziaria e la tassazione.
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Amministrazione dei benefit
Trattiamo i dati personali come parte dell'amministrazione dei benefit, oltre a fornire indennità di mensa (ove applicabili), copertura assicurativa, fondi pensionistici e benefit azionari.
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Dati personali
Dati sull’impiego
Dati sanitari
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Stipula ed esecuzione del contratto Abbiamo bisogno di trattare i dati personali per amministrare le prestazioni concordate contrattualmente.
Osservanza della legge Siamo tenuti per legge a fornire ai dipendenti determinati benefit.
Interessi legittimi Anche laddove non richiesto dalla legge, abbiamo legittimi interessi a fornire benefit al fine di attrarre e trattenere i dipendenti.
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Sviluppo e gestione delle performance
Utilizziamo i dati personali per le performance e la gestione dei talenti, la successione e pianificazione della carriera, la formazione, lo sviluppo della carriera e della leadership, l’aggiudicazione dei premi, le metriche sulla diversità e lo svolgimento di sondaggi tra i dipendenti. Utilizziamo anche i dati personali ogni volta che è necessario nella gestione dei processi disciplinari.
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Dati personali
Dati sull’impiego
Informazioni sui computer e sulla rete
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Stipula ed esecuzione del contratto Al fine di adempiere al nostro contratto con voi, abbiamo bisogno di trattare i vostri dati personali per aumenti di merito e per azioni disciplinari in caso di violazione del contratto.
Interessi legittimi Abbiamo interessi legittimi nell’assistere i nostri dipendenti a svilupparsi e crescere insieme alla nostra azienda. Abbiamo anche legittimi interessi nella promozione di un luogo di lavoro equo composto da individui con opinioni e background diversi. Abbiamo anche interessi legittimi nello stabilire standard di lavoro e nel far rispettare il nostro Codice di condotta, le politiche e la legge.
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Offboarding
Trattiamo i dati personali nell’ambito del processo di offboarding, anche per assicurarci che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti, per rimuovere l’accesso al sistema da parte dei dipendenti e per condurre i colloqui di fine rapporto. Ove appropriato, forniamo anche lettere di referenze che confermano l'impiego di un ex dipendente presso ACCO Brands.
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Dati personali
Dati prima dell'assunzione
Dati sull’impiego
Dati finanziari
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Stipula ed esecuzione del contratto Necessitiamo di trattare i dati personali per porre fine al nostro rapporto contrattuale o di lavoro con i dipendenti.
Osservanza della legge Siamo tenuti per legge ad adottare determinate misure durante il processo di offboarding e ad archiviare i dati personali per un certo periodo di tempo successivo. Inoltre, alcune leggi ci impongono di fornire lettere di referenze per ex dipendenti.
Consenso
Facciamo affidamento sul tuo consenso esplicito per le interviste e i questionari di uscita volontaria. Ci affidiamo anche al tuo esplicito consenso per l'emissione di lettere di referenze.
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Comunicazioni Utilizziamo i dati personali nelle comunicazioni interne ed esterne, inclusa la pubblicazione delle informazioni sui nostri siti Web e durante l'hosting di eventi.
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Dati personali
Fotografie e video
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Consenso Dipendiamo dal consenso esplicito dei dipendenti per utilizzare le loro foto o video nelle comunicazioni.
Interessi legittimi Dipendiamo dai nostri legittimi interessi nel facilitare le comunicazioni, promuovere un ambiente di lavoro positivo e la nostra azienda.
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Salute e sicurezza
Trattiamo i dati personali per condurre valutazioni ergonomiche, garantire che le persone ricevano le cure mediche per gli infortuni sul posto di lavoro, gestire le richieste di risarcimento dei lavoratori e osservare le eventuali restrizioni sul lavoro obbligatorie dal punto di vista sanitario.
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Dati personali
Dati sull’impiego
Dati sanitari
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Osservanza della legge Siamo tenuti per legge a tutelare la salute e sicurezza dei dipendenti e di terzi nei nostri locali.
Interessi legittimi Anche laddove non prescritto dalla legge, ACCO Brands e i dipendenti hanno entrambi interessi legittimi nella promozione del benessere, della salute e della sicurezza dei dipendenti.
Interessi vitali dell'individuo Nel caso in cui una persona subisca lesioni personali e richieda cure mediche immediate, trattiamo i dati personali per gli interessi vitali di quella persona.
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Accesso alle strutture e sicurezza
Utilizziamo i dati personali per fornire alle persone l'accesso alle nostre strutture e aree di parcheggio emettendo badge identificativi o permessi di parcheggio. Trattiamo anche i dati personali sotto forma di registrazioni TVCC.
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Dati personali
Registrazioni CCTV
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Stipula ed esecuzione del contratto Per adempiere al nostro contratto con voi, potremmo essere obbligati a fornire un posto di lavoro adeguato.
Interessi legittimi Abbiamo interessi legittimi nel fornire un posto di lavoro adeguato. Abbiamo anche legittimi interessi nel prevenire i furti, scoraggiare comportamenti illeciti, salvaguardare la sicurezza fisica delle persone e proteggere le strutture e risorse di ACCO Brands.
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Amministrazione aziendale
Trattiamo i dati personali come parte della gestione della nostra attività, inclusa la gestione delle spese, i viaggi di lavoro, la pianificazione, il budget, la calibrazione, l'organico, l'esecuzione di strumenti legali, la fornitura dell'accesso al sistema, la gestione dei nostri sistemi IT e dell'infrastruttura, la creazione di elenchi aziendali, l'esecuzione di accordi con altre entità e gestione dei rapporti con altre entità.
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Dati personali
Dati sull’impiego
Dati finanziari
Informazioni sui computer e sulla rete
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Interessi legittimi Abbiamo interessi legittimi nel promuovere il successo dell’azienda, tenere adeguatamente conto e prevedere metriche finanziarie, facilitare le comunicazioni, gestire la nostra forza lavoro e le relazioni con altre entità e individui.
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Sicurezza informatica
Trattiamo i dati personali per proteggere la sicurezza e la funzionalità dei nostri sistemi e dati, ivi inclusa l'autenticazione dell'accesso degli utenti, la gestione dei firewall, la gestione della protezione antivirus e anti-malware, l’analisi dei registri di accesso al sistema, il monitoraggio dei sistemi relativamente alle attività dannose, la prevenzione dei tentativi di phishing, l'identificazione e la risoluzione delle violazioni della sicurezza e la prevenzione delle frodi. Il team di Cyber Security esegue anche periodiche campagne di phishing per misurare la capacità dei dipendenti di identificare e rispondere adeguatamente a potenziali e-mail di phishing. Potremmo anche accedere a computer, e-mail, messaggi istantanei, documenti e informazioni sulla rete di ACCO Brands come richiesto per indagare su potenziali violazioni della sicurezza (subordinatamente agli obblighi giuridici e in materia di privacy, nonché ai diritti del comitato aziendale o sindacale dei dipendenti). Tuttavia, non monitoriamo attivamente le e-mail dei dipendenti, i messaggi istantanei, l'utilizzo del computer o l'utilizzo di Internet.
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Dati personali
Informazioni sui computer e sulla rete
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Osservanza della legge Alcune leggi ci obbligano a salvaguardare la sicurezza e riservatezza dei dati personali. Siamo inoltre obbligati in base a varie leggi finanziarie a garantire l'adeguatezza dei nostri controlli finanziari e IT.
Interessi legittimi Abbiamo interessi legittimi nel proteggere la sicurezza delle informazioni riservate della nostra azienda e dei dati personali raccolti dagli individui.
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Promozione della conformità alle politiche aziendali e alla legge
Trattiamo i dati personali per promuovere la conformità con il nostro Codice di condotta, le nostre politiche, le nostre procedure e la legge, ivi inclusi l’invio delle politiche ai dipendenti, il coordinamento della formazione, la richiesta ai dipendenti di rivelare i conflitti di interesse, la ricezione di segnalazioni dei dipendenti, il mantenimento della nostra hotline etica, lo svolgimento di indagini e di audit. Nell’ambito delle indagini, potremmo accedere a computer, e-mail, messaggi istantanei, documenti e informazioni di rete di ACCO Brands (subordinatamente agli obblighi giuridici e in materia di privacy, nonché ai diritti del comitato aziendale o sindacale dei dipendenti).
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Dati personali
Dati sull’impiego
Dati finanziari
Informazioni sui computer e sulla rete
Registrazioni CCTV
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Osservanza della legge ACCO Brands e i suoi dipendenti sono tenuti ad osservare la legge. Alcune leggi prescrivono che ACCO Brands implementi determinate politiche, la formazione e meccanismi di reporting. Inoltre, richiedono che ACCO Brands indaghi e risolva potenziali violazioni come la discriminazione. Se il governo avvia un audit o un'indagine, ACCO Brands potrebbe essere obbligata a collaborare.
Interessi legittimi In quanto gruppo aziendale con sede negli Stati Uniti, ACCO Brands ha anche legittimi interessi nell’osservanza delle leggi statunitensi. Ha anche interessi legittimi nel promuovere la conformità e l'etica in tutta l'azienda.
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Rispondere a richieste governative legittime e fornire volontariamente informazioni al governo
Utilizziamo e forniamo i dati personali conformemente alle richieste legittime da parte delle autorità di vigilanza, civili o penali, anche per conformarci agli obblighi di sicurezza o di applicazione della legge. Per tutelare la nostra azienda, potremmo anche fornire volontariamente informazioni al governo o ad enti di autoregolamentazione.
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Dati personali
Dati prima dell'assunzione
Dati sull’impiego
Dati finanziari
Informazioni sui computer e sulla rete
Dati sanitari
Registrazioni CCTV
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Osservanza della legge ACCO Brands e i suoi dipendenti sono tenuti a osservare la legge, compresa la risposta a richieste legittime da parte di enti governativi o di autoregolamentazione.
Interessi legittimi Anche laddove non richiesto dalla legge, ACCO Brands può divulgare volontariamente informazioni al governo o collaborare con un'indagine governativa per tutelare i propri interessi finanziari e reputazionali.
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Avanzare e difendere azioni legali
Utilizziamo i dati personali quando avanziamo o difendiamo azioni legali, come nelle controversie di lavoro. Possiamo anche utilizzare i dati personali per rispondere alle richieste conoscitive nei contenziosi.
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Dati personali
Dati prima dell'assunzione
Dati sull’impiego
Dati finanziari
Informazioni sui computer e sulla rete
Dati sanitari
Registrazioni CCTV
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Interessi legittimi Abbiamo legittimi interessi finanziari e reputazionali nel perseguire le azioni legali o difendere la nostra azienda dalle azioni legali.
Avanzare o difendere un’azione legale Solo ove necessario, possiamo trattare categorie speciali di dati personali, come informazioni sanitarie, per avanzare o difendere azioni legali.
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