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Avis RH de protection des données à caractère personnel

Date d’entrée en vigueur : 01/01/2023

ACCO Brands Corporation, y compris ses entreprises filiales (collectivement, « ACCO Brands », « nous » ou « notre société »), s’engage à protéger la vie privée des anciens employés, des futurs employés potentiels, et des employés actuels, ainsi que des sous-traitants travaillant au nom de notre société.

  • Quels sont les points clés de cet avis ?
  • Que couvre cet avis ?
  • Quelle entité d’ACCO Brands est responsable du traitement de mes données à caractère personnel ?
  • Quelles données à caractère personnel collectons-nous ?
  • A partir de quelles sources collectons-nous des données à caractère personnel ?
  • Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?
  • Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?
  • Vers quels pays transférons-nous vos données à caractère personnel ?
  • Quels sont vos droits ?
  • Combien de temps conservons-nous vos informations ?
  • Comment saurai-je si cet avis a été mis à jour ou modifié ?
  • Qui dois-je contacter pour toute question ou préoccupation concernant mes données à caractère personnel ?
Quels sont les points clés de cet avis ? Chevron Icon

Les points clés à connaître sont les suivants :

  • Pour les futurs employés potentiels, employés actuels et ex-employés, le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est généralement l'entité à laquelle vous postulez, par laquelle vous êtes employé/e ou par laquelle vous étiez précédemment employé/e.  Pour les sous-traitants, le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est généralement l'entité à laquelle vous fournissez des services.
  • Nous collectons différents types de données à caractère personnel, y compris certaines catégories particulières de données à caractère personnel (souvent appelées données dites sensibles), afin de nous permettre de gérer notre relation avec vous et d'exercer nos activités.
  • Nous nous appuyons sur différentes bases légales pour traiter vos données à caractère personnel, en fonction des circonstances.  Celles-ci comprennent le traitement des données à des fins d’exécution d’un contrat avec vous, ou de mesures précontractuelles prises à votre demande, afin de respecter nos obligations légales, ou encore de réalisation des intérêts légitimes que nous poursuivons, ainsi que des vôtres, mais aussi à d’autres fins pour lesquelles vous donnez votre consentement explicite, libre, spécifique, éclairé et univoque.
  • La plupart de vos données à caractère personnel resteront chez votre employeur au niveau national, mais certaines données seront partagées avec les filiales d'ACCO Brands dans le monde entier. Vos données à caractère personnel seront également partagées avec d'autres sociétés et prestataires de services, tels que les prestataires de paie, les prestataires de services informatiques et les compagnies d'assurance.  Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel. 
  • Chaque fois que nous transférons vos données à caractère personnel vers un autre pays, nous les protégeons à l’aide de divers mécanismes, comme des décisions gouvernementales d’adéquation, des clauses contractuelles standards ou des certifications gouvernementales reconnues.
  • Vous disposez de droits sur la manière dont vos données à caractère personnel sont utilisées, comme le droit d'accès, de rectification ou de suppression.  Dans certains cas, ces droits sont limités.
  • Vous pouvez écrire à l’adresse DataPrivacy@acco.com à tout moment si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la protection de votre vie privée. Vous pouvez également contacter votre Partenaire Business RH, ou encore votre équipe Ressources Humaines.
Que couvre cet avis ? Chevron Icon

Pour les employés potentiels futurs, employés actuels et ex-employés, le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est généralement l'entité à laquelle vous postulez, par laquelle vous êtes employé/e ou par laquelle vous étiez précédemment employé/e. 

Dans certaines régions, des exigences légales différentes peuvent s'appliquer, et nous pouvons également collecter différents types de données à caractère personnel.  Les informations spécifiques à chaque pays sont décrites à l'annexe 1 de la présente avis.

Quelle entité d’ACCO Brands est responsable du traitement de mes données à caractère personnel ? Chevron Icon

Pour les employés potentiels futurs, employés actuels et ex-employés, le responsable du traitement de vos données à caractère est généralement l'entité à laquelle vous postulez, par laquelle vous êtes employé/e ou par laquelle vous étiez précédemment employé/e. 

Pour les sous-traitants, le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est généralement l'entité à laquelle vous fournissez des services.

Pour un nombre limité de raisons, notre entité ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") et l'entité nationale locale respective agiront en tant que responsables conjoints du traitement. Cela signifie qu'ABUL et l'entité locale sont chacune responsables de décider de la manière dont nous détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant, mais qu'ABUL et l'entité locale coopéreront également pour assurer la conformité à la protection des données. Des détails supplémentaires à ce sujet sont disponibles dans la section " Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ? " ci-dessous. 

Quelles données à caractère personnel collectons-nous ? Chevron Icon

Nous collecterons et utiliserons les données à caractère personnel suivantes pour gérer votre recrutement, votre emploi ou nos relations contractuelles :

  • Renseignements personnels - votre nom, votre nom de jeune fille, votre date de naissance, votre sexe, votre adresse personnelle, votre adresse électronique personnelle, votre numéro de téléphone personnel, vos coordonnées en cas d'urgence, votre état civil, les informations relatives aux membres de votre famille, vos numéros d'identification fiscale, vos numéros d'identification nationale, votre citoyenneté et statut d'immigration, des copies de documents d'identité ;
  • Informations préalables à l'embauche - curriculum vitae, intitulé de fonction, expérience professionnelle, expérience professionnelle antérieure, éducation, formation, compétences, certifications, langues parlées, résultats des contrôles de références et des antécédents professionnels (uniquement lorsque la législation locale le permet et sous réserve des consentements nécessaires) ;
  • Détails liés à l'emploi - date d'embauche, numéro d'identification de l'employé, numéro de matricule, téléphone au travail, adresse électronique au travail, adresse postale au travail, préférences en matière de voyages, détails du véhicule de l'entreprise, détails du véhicule personnel (uniquement si cela est nécessaire pour les cartes de stationnement), responsable, service, avantages, échelles de rémunération, statut de l'emploi, catégorie d'emploi, historique des performances, dossiers de formation, résultats d'évaluation, informations concernant les compétences et le développement, plans de carrière, dossiers de mesures disciplinaires, dossiers d'enquêtes internes, notification sur des comportements répréhensibles ou fautes potentielles ou présumées, et date et motif de fin d'emploi ;
  • Informations d’ordre financières - salaire, primes, avantages, numéro et routage de compte bancaire, relevés de dépenses, nom des bénéficiaires, date de naissance, sexe, et toute autre information nécessaire à des fins de paiement et de fiscalité ou taxation ;
  • Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau - Identifiants de l'ordinateur ou de l’outil informatique et du réseau d'ACCO Brands, courriels, messages instantanés, autres communications électroniques, journaux de pare-feu, données d'utilisation du système et données d'accès au système ;
  • Photographies et vidéos : photographies, enregistrements vidéo et informations sur les réseaux sociaux que vous nous communiquez volontairement ; et
  • Enregistrements de CCTV : enregistrements vidéo de télévision en circuit fermé à l’extérieur et à l’intérieur de nos bureaux et de nos installations.

Nous collectons également les catégories spéciales de données à caractère personnel suivantes (souvent appelées données sensibles) :

  • Informations liées à la santé - certificats médicaux, informations sur les arrêts de travail, accidents et maladies professionnels, restrictions professionnelles, situation de grossesse, tout aménagement raisonnable requis, couverture d'assurance maladie et informations que vous nous communiquez volontairement (uniquement lorsque la législation locale le permet et sous réserve des consentements nécessaires).
A partir de quelles sources collectons-nous des données à caractère personnel ? Chevron Icon

Nous recueillons des données à caractère personnel auprès de vous directement ainsi qu'auprès de tiers, tels que des agences de recrutement.  Nous utilisons ces données aux fins énumérées ci-dessous dans la section " Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?".

Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ? Chevron Icon

We use your personal data for the purposes and under the legal bases described below.  We have broadly grouped the “Types of Personal Data Processed” for each purpose to make this Notice easier to read; however, we only process the types of personal data necessary to achieve the respective listed purpose. 

The legal bases we rely on are:

  • Legitimate Interests – this means that the processing of data is necessary for ACCO Brands’ or a third party’s legitimate interests, which are not overridden by individuals’ privacy rights;
  • Entering into and Performing Contract – this means that the processing of data is necessary to enter into or perform a contract with the individual;
  • Compliance with Law – this means that the processing of data is necessary to fulfil a legal obligation
  • Consent – this means that the processing is done pursuant to an individual’s freely given, specific, informed, unambiguous, and demonstrable consent.

If you have any questions or want additional information about the purposes, legal bases or types of data processed, please contact us a

Nous utilisons vos données à caractère personnel aux fins et en vertu des bases juridiques décrites ci-dessous.  Nous avons regroupé de manière générale les " types de données à caractère personnel traitées " pour chaque objectif afin de faciliter la lecture de la présente avis ; cependant, nous ne traitons que les types de données à caractère personnel nécessaires pour atteindre l'objectif respectif énuméré. 

Les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons sont les suivantes :

  • Intérêts légitimes - cela signifie que le traitement des données est nécessaire pour les intérêts légitimes d'ACCO Brands ou d'un tiers, qui ne sont pas supplantés par les droits à la vie privée des individus ;
  • Conclusion et exécution d'un contrat - cela signifie que le traitement des données est nécessaire pour conclure ou exécuter un contrat avec la personne concernée ;
  • Conformité à la loi- Respect de nos obligations légales - cela signifie que le traitement des données est nécessaire pour remplir une obligation légale
  • Consentement - cela signifie que le traitement est effectué conformément au consentement librement donné, spécifique, éclairé, non ambigu et manifeste d'une personne.

Si vous avez des questions ou souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur les finalités, les bases juridiques ou le types de données traitées, veuillez nous contacter à l'adresse suivante DataPrivacy@acco.com.

Objectif Types de données traitées Base juridique

Recrutement

Nous traitons les données à caractère personnel afin de trouver des candidats potentiels, de mener des entretiens et, finalement, d’embaucher les meilleurs candidats.

Renseignements personnels

Informations préalables à l’embauche

Intérêts légitimes
Nous avons des intérêts légitimes à trouver les meilleurs candidats pour notre société.

Conclusion et exécution du contrat
Nous devons traiter les données à caractère personnel afin d'établir une relation contractuelle ou d'emploi avec vous.

Conformité à la loi
Nous devons traiter les informations personnelles pour nous conformer aux lois applicables en matière d'emploi et autres.

Consentement
Nous comptons sur le consentement explicite des candidats potentiels qui ne sont pas embauchés pour stocker des informations qui leur permettront d’être pris en compte pour de futurs postes.

Accueil et intégration

Une fois qu’un candidat a été sélectionné, nous traitons ses données à caractère personnel afin de l’accueillir.

Renseignements personnels

Informations préalables à l’embauche

Détails sur l’emploi

Informations d’ordre financier

Informations liées à la santé

Conclusion et exécution du contrat
Nous devons traiter des données à caractère personnel afin d’entamer la relation contractuelle ou de travail avec vous.

Conformité à la loi
Nous sommes tenus par la loi de collecter et de stocker des données à caractère personnel dans le cadre du processus d’accueil et d’intégration, par exemple à des fins fiscales.

Pointage des présences et paie

Nous traitons les données à caractère personnel pour suivre et gérer le temps de travail des employés, les congés et pour administrer la paie.

Renseignements personnels

Détails sur l’emploi

Conclusion et exécution du contrat
Nous devons traiter des données à caractère personnel afin de vous rémunérer dans le cadre de notre relation contractuelle ou de travail avec vous.

Conformité à la loi
Nous sommes tenus par la loi de collecter et de stocker des données de paie entre autres à des fins de rapports financiers et de fiscalité ou de taxation.

Administration des avantages

Nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre de la gestion des avantages sociaux, ainsi que de la fourniture d'avantages liées à la restauration (le cas échéant), de la couverture d'assurance, du financement de la retraite et des avantages relatifs aux options d’achat d’action.

Renseignements personnels

Détails sur l’emploi

Informations liées à la santé

Conclusion et exécution du contrat
Nous devons traiter les données à caractère personnel afin de gérer les prestations convenues contractuellement.

Conformité à la loi
Nous sommes tenus par la loi de fournir aux employés certains avantages.

Intérêts légitimes
Même lorsque cela n’est pas légalement requis, nous avons des intérêts légitimes à fournir des avantages afin d’attirer et de fidéliser les employés.

Développement et gestion de la Performance

Nous utilisons les données personnelles pour la gestion des performances et des talents, la planification de la succession et des carrières, la formation, le développement de carrière et de leadership, la reconnaissance des récompenses, les mesures de la diversité et la réalisation d'enquêtes auprès des employés. Nous utilisons également des données à caractère personnel si nécessaire dans le cadre de processus disciplinaires.

Renseignements personnels

Détails sur l’emploi

Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau

Conclusion et exécution du contrat
Afin d'exécuter le contrat qui nous lie à vous, nous devons traiter vos données à caractère personnel pour les augmentations liée au mérite et pour les actions disciplinaires en cas de manquement ou non-respect du contrat.

Intérêts légitimes
Nous avons des intérêts légitimes à aider nos employés à se perfectionner et à grandir avec notre société.  Nous avons également des intérêts légitimes à promouvoir un milieu de travail équitable composé de personnes ayant des points de vue et des parcours différents. Nous avons également des intérêts légitimes à établir des normes de travail et à faire respecter notre code de conduite, nos politiques ainsi que la loi.

Gestion des départs

Nous traitons les données à caractère personnel dans le cadre du processus de départ, notamment pour garantir que vous êtes correctement rémunéré, pour supprimer votre accès au système et pour mener des entretiens de départ.  Le cas échéant, nous fournissons également des lettres de référence confirmant l'emploi d'un ancien employé chez ACCO Brands.

Renseignements personnels

Informations préalables à l’embauche

Détails sur l’emploi

Informations d’ordre financier

Conclusion et exécution du contrat
Nous devons traiter des données à caractère personnel afin de mettre fin à notre relation contractuelle ou de travail avec vous.

Conformité à la loi
Nous sommes tenus par la loi de prendre certaines mesures pendant le processus de départ et de stocker des données à caractère personnel pendant un certain temps par la suite.  En outre, certaines lois nous obligent à fournir des lettres de référence pour les anciens employés.

Intérêts légitimes

Nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes pour mener des entretiens de départ afin de mieux comprendre les raisons du départ des employés.  Nous nous appuyons également sur nos intérêts légitimes pour fournir aux anciens employés des lettres de référence.

Communications
Nous utilisons des données à caractère personnel dans les communications internes et externes, y compris la publication d’informations sur nos sites Web et l’organisation d’événements.

Renseignements personnels

Photographies et vidéos

Consentement
Nous nous appuyons sur votre consentement explicite pour utiliser des photos ou des vidéos de vous dans les communications.

Intérêts légitimes
Nous comptons sur nos intérêts légitimes pour faciliter les communications, favoriser un environnement de travail positif et promouvoir notre société.

Santé et sécurité

Nous traitons les données à caractère personnel pour effectuer des évaluations ergonomiques, veiller à ce que les personnes reçoivent des soins médicaux en cas d'accident du travail, traiter les demandes d'indemnisation des travailleurs et respecter les éventuelles restrictions professionnelles imposées par le service médical.

Renseignements personnels

Détails sur l’emploi

Informations liées à la santé

Conformité à la loi
Nous sommes légalement tenus de protéger la santé et la sécurité des employés et des autres personnes présentes dans nos locaux.

Intérêts légitimes
Même lorsque cela n’est pas légalement requis, les marques et les employés d’ACCO ont des intérêts légitimes dans la promotion du bien-être, de la santé et de la sécurité des employés. 

Intérêts vitaux de l’individu
Dans le cas où une personne se blesse et nécessite des soins médicaux immédiats, nous traiterons ses données à caractère personnel pour les intérêts vitaux de cette personne

Accès aux installations et sécurité de celles-ci

Nous utilisons des données à caractère personnel pour permettre aux individus d’accéder à nos installations et à nos aires de stationnement en leur délivrant des badges d'identification ou des autorisations de stationnement.  Nous traitons également des données à caractère personnel sous la forme d’enregistrements de CCTV (vidéosurveillance).

Renseignements personnels

Enregistrements de CCTV

Conclusion et exécution du contrat
Pour remplir notre contrat avec vous, nous pouvons être obligés de fournir un lieu de travail approprié.

Intérêts légitimes
Nous avons des intérêts légitimes à fournir un lieu de travail.  Nous avons également des intérêts légitimes à prévenir le vol, à dissuader les comportements illégaux, à assurer la sécurité physique des personnes et à protéger les installations et les biens d'ACCO Brands.

Administration de l’activité

Nous traitons des données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de nos activités, notamment la gestion des dépenses, les voyages d'affaires, la planification, la budgétisation, la calibration, les effectifs, l'exécution d’actes juridiques, la fourniture d'un accès au système, la gestion de nos systèmes et infrastructures informatiques, la création de registres d'entreprise, l'exécution d'accords avec d'autres entités et la gestion des relations avec d'autres entités.

 

Renseignements personnels

Détails sur l’emploi

Informations d’ordre financier

Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau

Intérêts légitimes
Nous avons des intérêts légitimes à maintenir une entreprise prospère, à établir une comptabilité et des prévisions financières adéquates, à faciliter les communications, à gérer notre personnel et à gérer les relations avec d'autres entités et personnes.

Cybersécurité

Nous traitons les données à caractère personnel pour protéger la sécurité et la fonctionnalité de nos systèmes et de nos données.  Cela comprend l'authentification de l'accès des utilisateurs, la gestion des pare-feu, la gestion de la protection antivirus et anti-malware, l'examen des journaux d'accès aux systèmes, la surveillance des systèmes pour détecter toute activité malveillante, la prévention des tentatives de phishing, l'identification et la résolution des failles de sécurité, et la prévention de la fraude.  L'équipe de cybersécurité effectue également des campagnes de phishing périodiques afin de mesurer la capacité des employés à identifier et à répondre correctement à des courriels de phishing potentiels. Nous pouvons également accéder aux ordinateurs, aux courriels, aux messages instantanés, aux dossiers et aux informations sur le réseau d'ACCO Brands si cela s'avère nécessaire pour enquêter sur des violations potentielles de la sécurité (sous réserve des exigences légales et de confidentialité ainsi que des droits des comités d'entreprise ou des syndicats des employés).  Nous n'effectuons cependant pas de surveillance en temps réel des courriels, des messages instantanés, de l'utilisation des ordinateurs ou de l'utilisation d'Internet par les employés.

 

Renseignements personnels

Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau

Conformité à la loi
Nous sommes tenus par certaines lois de maintenir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Nous sommes également tenus, en vertu de diverses lois financières, de veiller à l'adéquation de nos contrôles financiers et informatiques.

Intérêts légitimes
Nous avons des intérêts légitimes à protéger la sécurité des informations confidentielles de notre société ainsi que des données à caractère personnel collectées auprès des individus.

Promotion du respect des politiques de la société et de la loi

Nous traitons les données à caractère personnel pour promouvoir le respect de notre code de conduite, de nos politiques, de nos procédures et de la loi.  Cela comprend la publication de politiques à l'intention des employés, la coordination de la formation, la demande aux employés de divulguer les conflits d'intérêts, la réception des rapports des employés, le maintien de notre ligne d'assistance téléphonique en matière d'éthique, ainsi que la réalisation d'enquêtes et d'audits.  Dans le cadre des enquêtes, nous pouvons avoir accès aux ordinateurs, aux courriels, aux messages instantanés, aux dossiers et aux informations du réseau d'ACCO Brands (sous réserve des exigences légales et de confidentialité ainsi que des droits des comités d'entreprise ou des syndicats des employés).

 

Renseignements personnels

Détails sur l’emploi

Informations d’ordre financier

Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau

Enregistrements de CCTV

Conformité à la loi
ACCO Brands et ses employés sont tenus de respecter la loi.  Certaines lois exigent qu'ACCO Brands mette en place certaines politiques, formations et mécanismes de signalement. Elles exigent également qu'ACCO Brands enquête sur les violations potentielles telles que la discrimination et y remédie. Si le gouvernement lance un audit ou une enquête, ACCO Brands peut être obligée de coopérer.

Intérêts légitimes
En tant que groupe de sociétés basé aux États-Unis, ACCO Brands a également des intérêts légitimes à se conformer aux lois américaines.  Elle a également des intérêts légitimes à promouvoir la conformité et l’éthique dans l’ensemble de la société.

Répondre aux demandes légales du gouvernement et fournir volontairement des informations au gouvernement

Nous utilisons et fournissons des données à caractère personnel en conformité avec les demandes légitimes des autorités réglementaires, civiles ou pénales, y compris pour répondre aux exigences de sécurité ou d'application de la loi.  Nous pouvons également fournir volontairement des informations au gouvernement ou à des entités d'autorégulation pour protéger notre entreprise.

 

Renseignements personnels

Informations préalables à l’embauche

Détails sur l’emploi

Informations d’ordre financier

Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau

Informations liées la santé

Enregistrements de CCTV

Conformité à la loi
ACCO Brands et ses employés sont tenus de se conformer à la loi, notamment en répondant aux demandes légitimes des entités gouvernementales ou d'autorégulation.

Intérêts légitimes
Même lorsque cela n’est pas légalement requis, ACCO Brands peut volontairement divulguer des informations au gouvernement ou coopérer avec une enquête gouvernementale pour protéger ses intérêts financiers et de réputation.

Présenter et défendre des actions en justice

Nous utilisons des données à caractère personnel lorsque nous présentons ou défendons des actions en justice, par exemple dans le cadre de conflits du travail.  Nous pouvons également utiliser des données à caractère personnel pour répondre à des demandes de communication dans le cadre d'un litige.

 

Renseignements personnels

Informations préalables à l’embauche

Détails sur l’emploi

Informations d’ordre financier

Informations relatives à l'ordinateur, outils informatiques et au réseau

Informations liées à la santé

Enregistrements de CCTV

Intérêts légitimes
Nous avons des intérêts financiers légitimes et des intérêts liés à la réputation dans le cadre de poursuites judiciaires ou de la défense de notre entreprise contre des poursuites judiciaires

Déposer ou défendre une action en justice
Uniquement en cas de nécessité, nous pouvons traiter des catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations liées à la santé, afin de présenter ou de défendre des actions en justice.

 

Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ? Chevron Icon

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

La plupart de vos données à caractère personnel resteront chez votre responsable local du traitement des données, bien que les données à caractère personnel traitées aux fins énumérées ci-dessous puissent être transférées à ABUL aux États-Unis pour se conformer aux obligations légales ou pour les intérêts légitimes de votre responsable local du traitement des données et d'ABUL. 

Aux fins suivantes, ABUL et votre entité locale agiront en tant que co-responsables du traitement :

  • Administration des avantages sociaux - ABUL travaille avec votre responsable local du traitement des données pour fournir des subventions en actions et des prestations d'assurance ;
  • Communications - toute information publiée sur l'Intranet d'ACCO Brands est gérée par l'équipe des Communications d'ACCO Brands, qui travaille pour ABUL ;
  • Administration des activités - afin de gérer efficacement l'ensemble du groupe de sociétés ACCO Brands, ABUL traite les données à caractère personnel pour fournir une gestion budgétaire centrale, une gestion des dépenses, une planification, un calibrage, un effectif, un audit, des systèmes informatiques et une infrastructure informatique ;
  • Cybersécurité - l'équipe de cybersécurité de l'entreprise (qui travaille pour ABUL) traite les données à caractère personnel pour fournir un support central d'authentification multifactorielle, le filtrage des courriers électroniques en fonction des spams et des virus, le filtrage des URL et des pare-feu, l'investigation des incidents de cybersécurité. L'équipe de cybersécurité réalise également des campagnes périodiques de phishing pour mesurer la capacité des employés à identifier et à répondre correctement aux e-mails de phishing potentiels ;
  • Promotion de la conformité aux politiques de l'entreprise et à la loi - l'équipe de conformité de l'entreprise (qui travaille pour ABUL) traite les données à caractère personnel dans le cadre de la gestion du programme de conformité d'ACCO Brands (communications, formations, audits et enquêtes) relatif à la lutte contre la corruption, aux sanctions commerciales, au blanchiment d'argent, à l'antitrust/la concurrence loyale, aux conflits d'intérêts, à la protection des données et à d'autres sujets couverts par le Code de conduite ;;
  • Répondre aux demandes légales du gouvernement et fournir volontairement des informations au gouvernement - dans le cas où ACCO Brands reçoit une demande d'information de la part d'un organisme gouvernemental, ABUL peut être tenue de fournir ou peut fournir volontairement au gouvernement des données à caractère personnel, par exemple pour démontrer la conformité aux lois applicables ; et
  • Faire et défendre des actions en justice - les litiges ou actions en justice importants sont gérés de manière centralisée par le service juridique et de conformité d'ACCO Brands (qui travaille pour ABUL) et traite les données à caractère personnel dans le cadre de la présentation ou de la défense des actions en justice.

Acheteurs potentiels

Nous ne vendons pas vos données à caractère personnel, bien que nous puissions les transférer à un acheteur potentiel de notre société, y compris les consultants, avocats ou conseillers financiers de l’acheteur potentiel.

Fournisseurs de services

Enfin, nous partageons également des données à caractère personnel avec les catégories de tiers suivantes :

  • Les filiales d'ACCO Brands (liste des filiales d'ACCO Brands);
  • Les fournisseurs de services informatiques ;
  • Les fournisseurs de services de paie ;
  • Les agences de voyage et prestataires de services de voyage ;
  • Les prestataires de services médicaux, médecins et administrateurs tiers pour les demandes d’indemnisation des travailleurs ;
  • Les recruteurs, plateformes de médias sociaux et sites Web de carrière ;
  • Les prestataires d’assurance et de prestations ;
  • Les vérificateurs, comptables et actuaires ;
  • Les banques, sociétés de cartes de crédit, prestataires de services de paiement, courtiers financiers et plateformes électroniques de négociation d’actions ;
  • Les prestataires de formation, d’enquêtes et d’évaluation ;
  • Les avocats, consultants et enquêteurs ;
  • Les autorités locales, étatiques, fédérales ou autres autorités gouvernementales ou responsables de l’application de la loi ; et
  • D’autres personnes, organisations ou associations, selon les besoins, dans la poursuite des intérêts des employés, des sous-traitants ou d’ACCO Brands.

Nous exigeons des tiers chargés du traitement des données qu'ils mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les données personnelles, qu'ils nous informent d'une éventuelle violation des données et qu'ils n'utilisent pas les données à caractère personnel à d'autres fins que celles de nous fournir des services. 

Vers quels pays transférons-nous vos données à caractère personnel ? Chevron Icon

Les données à caractère personnel peuvent être transférées à ABUL et à des prestataires de services aux États-Unis, comme décrit ci-dessus.  Les données à caractère personnel concernant les employés de l'Espace économique européen ("EEE") peuvent être transférées à des prestataires de services et à la direction régionale des RH situés dans l'EEE et au Royaume-Uni.

Lorsque des données sont envoyées dans des pays tiers, nous prenons des mesures pour nous assurer qu'elles sont protégées de manière adéquate.  Cela se fait par le biais de décisions d'adéquation approuvées par le gouvernement, de certifications, de règles d'entreprise contraignantes ou de clauses contractuelles types.  Si vous avez des questions sur les méthodes que nous utilisons pour assurer une protection adéquate des données, vous pouvez vous adresser à DataPrivacy@acco.com à tout moment.

 

Quels sont vos droits ? Chevron Icon

Vous disposez de droits sur la manière dont vos données à caractère personnel sont utilisées, notamment :

  • pour demander des détails concernant le traitement de vos données à caractère personnel ;
  • pour demander une copie de vos données à caractère personnel ;
  • pour faire transférer vos données à caractère personnel à un autre responsable du traitement ;
  • pour corriger ou supprimer vos données à caractère personnel ;
  • pour retirer votre consentement, lorsque nous nous appuyons sur ce consentement pour traiter vos données ;
  • pour s’opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou le restreindre ; et
  • pour déposer une plainte auprès de votre autorité régionale de protection des données.

Exercice des droits

Vous pouvez exercer vos droits en contactant votre service des Ressources Humaines ou en nous contactant en utilisant les informations de la rubrique « Qui dois-je contacter pour toute question ou préoccupation concernant mes données à caractère personnel ? » section ci-dessous. 

Limites

Ces droits peuvent être limités, par exemple, si lors de l’exécution de votre demande, des informations sur une autre personne sont divulguées ou si vous nous demandez de supprimer les données que nous sommes légalement tenus de stocker ou dont nous avons besoin pour mener nos activités commerciales.  Ils peuvent également être limités par des privilèges et des protections juridiques.

De même, si vous révoquez votre consentement ou refusez de le donner, nous ne pourrons pas traiter vos données à cette fin spécifique.  La révocation du consentement s'appliquera à tous les traitements postérieurs à la date de la révocation, mais pas aux traitements antérieurs à cette date.

Plaintes

Si vous avez un problème de confidentialité, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant dans la section "Qui dois-je contacter pour toute question ou préoccupation concernant mes données à caractère personnel ?" ci-dessous.    Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de protection des données compétente pour votre région.

Combien de temps conservons-nous vos informations ? Chevron Icon

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel elles ont été collectées.  Nous conserverons également vos informations au besoin pour assurer le respect de nos obligations légales.  Pour obtenir plus de détails, veuillez consulter  la politique et le calendrier de conservation de dossiers d’ACCO Brands,, disponibles sur l’intranet de la société.

Comment saurai-je si cet avis a été mis à jour ou modifié ? Chevron Icon

Au fur et à mesure de l'évolution de nos activités et de la mise en œuvre ou de la modification de nouveaux processus, nous pourrons être amenés à mettre à jour cette notice.  Si des modifications importantes sont apportées à cet avis, nous vous en informerons par écrit, par exemple par courriel.  Nous mettrons également à jour la date d'entrée en vigueur pour indiquer la date de révision la plus récente.

Qui dois-je contacter pour toute question ou préoccupation concernant mes données à caractère personnel ? Chevron Icon

Si vous avez des doutes concernant cet avis ou vos données à caractère personnel, nous vous recommandons de contacter votre service Ressources Humaines Vous pouvez également écrire à l’adresse DataPrivacy@acco.com à tout moment. 

Pour certaines régions, ACCO Brands a nommé des responsables locaux de la protection des données.  Toute question ou préoccupation concernant vos données à caractère personnel peut être adressée au délégué à la protection des données concerné au moyen des coordonnées ci-dessous :

ABUL a désigné le représentant de la protection des données suivant dans l'UE :

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Allemagne
DataPrivacy@acco.com

ABUL a nommé le représentant de la protection des données suivant au Royaume-Uni :

ACCO UK Limited
Oxford House, Oxford Road,
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 8SZ
DataPrivacy@acco.com

Annexe

  • Annexe 1 – Dispositions propres au pays
Annexe 1 – Dispositions propres au pays Chevron Icon

Dans certaines régions, des exigences juridiques supplémentaires peuvent s’appliquer, et nous pouvons également collecter d’autres types de données à caractère personnel.  Vous trouverez ci-dessous une liste de dispositions propres à chaque pays.

Autriche

  • Informations religieuses : informations concernant votre religion pour payer les impôts religieux en votre nom (sous réserve de votre consentement) ; et
  • Informations syndicales : informations concernant votre adhésion à un comité d’entreprise pour payer les cotisations en votre nom (sous réserve de votre consentement).

Belgique

  • Informations syndicales : informations concernant votre adhésion à un comité d’entreprise pour payer les cotisations en votre nom (sous réserve de votre consentement).

Brésil

  • Informations biométriques : données d’empreintes digitales pour gérer les présences, le pointage et l’accès à nos installations (sous réserve de votre consentement) ;
  • Informations sur la race et l’ethnicité : détails sur l’ethnie à des fins de rapport au gouvernement, tel que requis par la loi (sous réserve de votre consentement) ;
  • Information sur le statut d’invalidité : détails sur l’état d’invalidité à des fins de rapport au gouvernement, comme l’exige la loi ; et
  • Adhésionà un syndicat : détails sur l’adhésion à un syndicat afin de déduire et de payer les cotisations syndicales de votre paie (sous réserve de votre consentement).

Allemagne

  • Copie de la carte d'identité pour vérifier le droit au travail - copie de votre carte d'identité stockée par les RH pour vérifier votre droit au travail ; la base juridique en droit allemand est l'article 26, paragraphe 1, de la Bundesdatenschutzgesetz ;
  • Informations pour les services de relocalisation - informations nécessaires pour vous aider à déménager d'un endroit à un autre ; la base juridique en droit allemand est l'article 26, paragraphe 1, de la Bundesdatenschutzgesetz ;
  • Adresse électronique et numéro de téléphone personnels - coordonnées à caractère personnel ; la base juridique en droit allemand est l'article 26, paragraphe 1, de la loi fédérale sur la protection des données (Bundesdatenschutzgesetz)
  • Informations sur la religion - informations concernant votre religion afin de payer les impôts religieux en votre nom ; la base juridique en droit allemand est l'article 26, paragraphe 1, de la Bundesdatenschutzgesetz.

Italie

  • Informations syndicales : informations concernant votre adhésion à un comité d’entreprise pour payer les cotisations en votre nom (sous réserve de votre consentement).

Portugal

  • Informations biométriques : données d’empreintes digitales pour gérer les présences, le pointage et l’accès à nos installations, uniquement dans la mesure autorisée par la législation nationale ; et
  • Informations syndicales : informations concernant votre adhésion à un syndicat pour payer les cotisations en votre nom (sous réserve de votre consentement).

Espagne

  • Informations syndicales : informations concernant votre rôle en tant que représentant des employés (sous réserve de votre consentement).

Suède

  • Informations syndicales : informations concernant votre adhésion à un syndicat pour payer les cotisations en votre nom (sous réserve de votre consentement).

Suisse

  • Informations religieuses : informations concernant votre religion pour payer les impôts religieux en votre nom (sous réserve de votre consentement).

Royaume-Uni

  • Information sur la santé: comme le permet la UK Data Protection Act 2018, nous collectons des informations concernant la raison de l’absence d’un employé du travail ainsi que les conseils médicaux ou le traitement demandé pour déterminer si un accommodement est nécessaire ou si l’employé est apte à travailler ; et
  • Copie de la carte d'identité pour vérifier le droit au travail : copie de votre carte d'identité stockée par le RH pour vérifier votre droit au travail ; la base juridique en vertu de la loi britannique est la loi de 2006 sur l'immigration, l'asile et la nationalité.

États-Unis

  • Informations sur la race et l’ethnicité : détails sur l’ethnie pour la promotion de la diversité et à des fins de rapport au gouvernement, conformément à nos intérêts légitimes et à nos obligations juridiques ;
  • Informations sur les réseaux sociaux : informations sur les réseaux sociaux que vous partagez volontairement avec nous, par exemple lorsque vous postulez à un poste dans notre entreprise via LinkedIn, conformément à nos intérêts légitimes ;
  • Historique des adresses antérieures : historique des adresses antérieures collectées au cours du processus de recrutement, conformément à notre intérêt légitime ; et
  • Droits relatifs à la protection de la vie privée : les droits mentionnés dans la section "Quels sont vos droits ?" ne sont accessibles qu'aux personnes résidant dans l'État de Californie.

France

  • Copie du titre valant autorisation de travail: une copie du titre est conservée par les RH afin de vérifier de vos droits à exercer un travail, en vertu de dispositions légales, et en application de l'article R. 620-3 du code du travail ;
  • Informations syndicales: les noms et coordonnées des représentants syndicaux, des représentants des salariés et des représentants du comité social et économique (CSE) sont traités afin de fournir aux représentants des avantages liés à ces activités; la base juridique est le respect de la loi, conformément aux articles L2411-5 et L2142-1-3 du code du travail;
  • Données personnelles pour l'élection des représentants du personnel: Des données relatives aux employés strictement nécessaires au processus électoral des membres du CSE sont traitées par les RH et partagées avec l'ensemble du personnel ; la base juridique est le respect de la loi, conformément aux articles L2314-18 et suivants du Code du travail ;
  • Transmission de données à caractère personnel aux comités sociaux et économiques (CSE), en charge de l’action culturelle et sociale: seules les données strictement nécessaires aux actions sociales et culturelles peuvent être transmises aux CSE afin de bénéficier de services ou avantages socio-culturels, La base juridique est le consentement des intéressés ; et
  • Informations liées à la santé: les taux d'invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre) peuvent être collectées, en vertu des dispositions du code du travail, notamment article L5213 et suivant du code du travail.

PN-GL-HR-ACCO-2023.01