Skip to Content Skip to footer
Suggestions
  • No Suggestions

Informacja o polityce prywatności w obszarze HR

Data wejścia w życie: 01/01/2023

Spółka ACCO Brands Corporation, w tym jej spółki stowarzyszone (zwane łącznie „ACCO Brands”, „my”, „nas” lub „nasza firma”), zobowiązuje się do ochrony prywatności potencjalnych pracowników, obecnych pracowników, byłych pracowników, osób wykonujących pracę na rzecz naszej spółki na podstawie umów cywilnoprawnych.

  • Jakie są kluczowe kwestie niniejszej informacji ?
  • Czego dotyczy niniejsza informacja?
  • Który podmiot ACCO Brands jest administratorem moich danych osobowych?
  • Jakie dane osobowe gromadzimy?
  • Z jakich źródeł zbieramy dane osobowe?
  • W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe i jaka jest ku temu podstawa prawna?
  • Komu udostępniamy dane osobowe?
  • Do których krajów przekazujemy Twoje dane osobowe?
  • Jakie prawa Ci przysługują?
  • Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane?
  • Skąd będziesz wiedział, że niniejsza informacja została zaktualizowana lub zmieniona?
  • Z kim możesz się kontaktować w razie pytań lub wątpliwości dotyczących Twoich danych osobowych?
Jakie są kluczowe kwestie niniejszej informacji ? Chevron Icon

 

Kluczowe kwestie niniejszej informacji, o których powinieneś wiedzieć, są następujące:

  • Administratorem danych osobowych pracowników - potencjalnych, obecnych lub byłych - jest zazwyczaj podmiot, do którego aplikujesz, bądź w którym jesteś lub byłeś zatrudniony.  Administratorem danych osobowych podwykonawców jest zazwyczaj podmiot, na rzecz którego podwykonawca świadczy usługi.
  • Gromadzimy różne rodzaje danych osobowych, w tym pewne szczególne kategorie danych osobowych (nazywane często wrażliwymi danymi osobowymi) w celu zarządzania naszą relacja umowną Tobą oraz prowadzenia naszej działalności biznesowej.
  • W zależności od sytuacji przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych opieramy się na różnych podstawach prawnych.  Obejmują one przetwarzanie danych w celu realizacji zawartej z Tobą umowy, przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów oraz do innych celów, na które wyraziłeś wyraźną zgodę.
  • Większość Twoich danych osobowych pozostanie u lokalnego pracodawcy, ale niektóre dane będą udostępnione spółkom stowarzyszonym ACCO Brands na całym świecie.  Twoje dane osobowe będą również udostępniane innym firmom i dostawcom usług, takim jak podmioty świadczące usługi kadrowo-księgowe (tzw. payroll), dostawcy usług IT oraz firmy ubezpieczeniowe i dostawcy benefitów.  Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych.
  • Ilekroć przekazujemy Twoje dane osobowe do innego kraju, chronimy je za pomocą różnych mechanizmów, takich jak rządowe decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub certyfikacje zatwierdzone przez rząd.
  • Przysługują Ci prawa w zakresie sposobu wykorzystywania Twoich danych osobowych, takie jak żądanie dostępu do Twoich danych, usunięcia ich lub poprawienia.  Prawa te w niektórych przypadkach są ograniczone przepisami prawa.
  • W razie pytań lub zastrzeżeń dotyczących ochrony Twojej prywatności w każdej chwili można się z nami skontaktować, pisząc na adres e-mail: DataPrivacy@acco.com Możesz również skontaktować się z działem HR lokalnego oddziału firmy.
Czego dotyczy niniejsza informacja? Chevron Icon

Niniejsza informacja opisuje w jaki sposób zbieramy i wykorzystujemy Twoje dane osobowe w związku z procesem rekrutacji, w której bierzesz udział, Twoim procesem zatrudnienia lub stosunkiem umownym, który Cię wiąże z naszą firmą. W niektórych regionach mogą obowiązywać inne wymagania prawne, a my możemy gromadzić również inne rodzaje danych osobowych.  Listę przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach przedstawiono w Załączniku 1 do niniejszego zawiadomienia.

Który podmiot ACCO Brands jest administratorem moich danych osobowych? Chevron Icon

Administratorem danych osobowych pracowników - potencjalnych, obecnych lub byłych - jest zazwyczaj podmiot, do którego aplikujesz, bądź w którym jesteś lub byłeś zatrudniony. 

Administratorem danych osobowych podwykonawców jest zazwyczaj podmiot, na rzecz którego podwykonawca świadczy usługi.

W ograniczonej liczbie przypadków nasz amerykański podmiot ACCO Brands, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") i odpowiedni podmiot lokalny będą działać jako współadministratorzy danych. Oznacza to, że zarówno ABUL, jak i podmiot lokalny są odpowiedzialne za podejmowanie decyzji dotyczących sposobu przechowywania i wykorzystywania Twoich danych osobowych oraz że oba podmioty będą ze sobą współpracować w celu zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Dodatkowe informacje na ten temat są dostępne w sekcji "Komu udostępniamy dane osobowe?" zamieszczonej poniżej.

Jakie dane osobowe gromadzimy? Chevron Icon

Zbieramy i wykorzystujemy następujące dane osobowe w celu zarządzania procesem rekrutacji, w której bierzesz udział, procesem Twojego zatrudnienia lub stosunkiem umownym, który Cię z nami wiąże:

  • Dane osobowe – imię i nazwisko, nazwisko rodowe, data urodzenia, płeć, adres zamieszkania, prywatny adres e-mail, prywatny numer telefonu - jeżeli takie dane kontaktowe nam wskażesz, inne dane osobowe pracownika, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, dane osobowe innych członków rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, obywatelstwo, inne dane osobowe w zakresie określonym przez przepisy Kodeksu pracy, wymagane przepisami prawa, a nadto dane osobowe, których podanie nie jest wymagane, które przetwarzamy w oparciu o Twoją zgodę, m.in. dane kontaktowe do osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku, jeżeli wyrazisz zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby. Pamiętaj, że w zależności od sytuacji przy przetwarzaniu Twoich danych opieramy się na różnych podstawach prawnych. Są przy tym dane osobowe, których podania zgodnie z przepisami prawa pracy żądamy tylko od pracownika, a nie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jeśli więc w związku z rekrutacją ubiegasz się o zatrudnienia w naszej firmie i wysyłasz do nas CV z dodatkowymi danymi osobowymi, których podanie nie jest wymagane prawem pracy, np. w CV podajesz nam swoje zainteresowania, to takie dane przetwarzamy w oparciu o Twoją zgodę (podanie tych danych potraktujemy jako Twoją zgodę na ich przetwarzanie, jednakże w razie podania danych osobowych zaliczanych do szczególnych kategorii danych osobowych niezbędna będzie Twoja odrębna zgoda na przetwarzanie tych danych);
  • Dane gromadzone w procesie rekrutacyjnym - curriculum vitae, stanowisko, doświadczenie zawodowe, historia zatrudnienia, wykształcenie, szkolenia, umiejętności, certyfikaty, znajomość języków, wyniki weryfikacji danych (tylko w przypadku, gdy jest to dozwolone przez lokalne prawo i pod warunkiem uzyskania niezbędnych zgód) oraz oświadczenia osób udzielających referencji;
  • Dane dotyczące zatrudnienia – data zatrudnienia, numer identyfikacyjny pracownika,  telefon służbowy, służbowy adres e-mail, służbowy adres pocztowy, preferencje w zakresie przejazdów, dane pojazdu służbowego, dane pojazdu prywatnego, dane kierownika, dział, benefity, poziom wynagrodzenia , status zatrudnienia, kategoria zatrudnienia, historia osiągniętych wyników, dokumentacja dotycząca szkoleń, wyniki ocen, informacje dotyczące umiejętności i rozwoju, plany kariery, rejestr postępowań dyscyplinarnych, rejestry dochodzeń wewnętrznych, zgłoszenia potencjalnych lub podejrzewanych naruszeń obowiązków służbowych, a także data i powód rozwiązania stosunku pracy;
  • Informacje finansowe – wynagrodzenie, premie motywacyjne, benefity, dane i numer konta bankowego, ewidencja wydatków, imiona i nazwiska beneficjentów, ich data urodzenia, płeć i wszelkie inne informacje potrzebne do celów wypłaty wynagrodzenia i opodatkowania;
  • Informacje o komputerach i sieciach – dane uwierzytelniające do komputerów i sieci ACCO Brands, wiadomości e-mail, wiadomości z komunikatorów internetowych, inna komunikacja elektroniczna, dzienniki firewalli, dane dotyczące korzystania z systemu oraz dane dostępu do systemu;
  • Fotografia i wideo – zdjęcia, nagrania wideo i informacje z mediów społecznościowych-, które dobrowolnie nam udostępniasz; oraz
  • Telewizja przemysłowa CCTV - nagrania z monitoringu wideo rejestrującego obszar w obrębie biur i fabryk oraz teren wokół tych budynków.

Gromadzimy również następujące szczególne kategorie danych osobowych (nazywanych często danymi wrażliwymi):

  • Informacje dotyczące zdrowia – zaświadczenia lekarskie, informacje o zwolnieniach lekarskich / urlopach zdrowotnych, urazy i choroby związane z pracą, ograniczenia w pracy, informacje o ciąży, wszelkie konieczne uzasadnione udogodnienia, ubezpieczenie zdrowotne oraz informacje, które dobrowolnie nam udostępniasz (wyłącznie wówczas, gdy jest to dozwolone przez miejscowe prawo i z zastrzeżeniem wszelkich koniecznych zgód).
Z jakich źródeł zbieramy dane osobowe? Chevron Icon

Dane osobowe zbieramy bezpośrednio od Ciebie, ale także z różnych innych źródeł.  Do gromadzenia danych osobowych w naszym imieniu do celów wymienionych poniżej w sekcji „W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe i jaka jest ku temu podstawa prawna?” korzystamy również z usług stron trzecich, takich jak agencje rekrutacyjne.

W jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe i jaka jest ku temu podstawa prawna? Chevron Icon

Twoje dane osobowe wykorzystujemy do celów i w oparciu o podstawy prawne opisane poniżej.  Aby zapewnić czytelność niniejszego oświadczenia, pogrupowaliśmy i przypisaliśmy "Rodzaje przetwarzanych danych osobowych" dla każdego celu, jednak przetwarzamy tylko te rodzaje danych osobowych, które są niezbędne do osiągnięcia danego celu. 

Podstawy prawne, w oparciu o które działamy, to:

  • Uzasadniony interes - oznacza, że przetwarzanie danych jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów firmy ACCO Brands lub strony trzeciej, w stosunku do których prawa do prywatności osób fizycznych nie są nadrzędne;
  • Zawarcie i wykonanie umowy - oznacza, że przetwarzanie danych jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej z osobą fizyczną;
  • Zgodność z prawem - oznacza, że przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego
  • Zgoda - oznacza, że przetwarzanie danych odbywa się na podstawie dobrowolnie wyrażonej przez osobę fizyczną konkretnej, świadomej, jednoznacznej i potwierdzonej w oczywisty sposób zgody.

Jeśli mają Państwo pytania lub chcą uzyskać dodatkowe informacje na temat celów, podstaw prawnych lub rodzajów przetwarzanych danych, prosimy o kontakt pod adresem DataPrivacy@acco.com.

Cel Rodzaje przetwarzanych danych Podstawa prawna

Rekrutacja

Dane osobowe przetwarzamy w celu znalezienia potencjalnych kandydatów, przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych, a w reszcie w celu zatrudnienia najlepszych kandydatów.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje dotyczące okresu przed zatrudnieniem

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy uzasadniony interes w znalezieniu najlepszych kandydatów do pracy w naszej firmie.

Zawarcie i wykonanie umowy
Musimy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu zawarcia umowy lub w związku ze stosunkiem pracy.

Zgodność z prawem
Musimy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem pracy i innymi przepisami.

Zgoda
Przechowywanie informacji dotyczących potencjalnych kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, ale chcieliby, abyśmy rozważyli w przyszłości ich kandydatury na inne stanowiska, ma miejsce wyłącznie w przypadku otrzymania przez nas wyraźnej zgody kandydata.

Wdrażanie do pracy

Po wybraniu kandydata przetwarzamy jego dane osobowe w celu wdrożenia go do pracy.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje dotyczące okresu przed zatrudnieniem

Informacje o zatrudnieniu

Informacje finansowe

Informacje dotyczące zdrowia

Zawarcie i realizacja umowy
Musimy przetwarzać dane osobowe w celu nawiązania z Tobą stosunku pracy lub zawarcia umowy.

Wypełnienie obowiązku prawnego
Jesteśmy zobowiązani przepisami prawa do gromadzenia i przechowywania danych osobowych w ramach procesu wdrażania pracownika do pracy, na przykład do celów podatkowych.

Zgoda – co do innych, dodatkowych danych osobowych, których podanie nie jest wymagane

Rejestracja czasu pracy i wypłata wynagrodzenia

Przetwarzamy dane osobowe w celu monitorowania przepracowanego przez pracownika czasu pracy, aby móc zarządzać czasem pracy, urlopami i wypłatą wynagrodzeń.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o zatrudnieniu

Zawarcie i realizacja umowy
Jesteśmy zobowiązani przepisami prawa do przetwarzania danych osobowych w celu wypłaty wynagrodzenia wynikającego z zawiązanego stosunku pracy lub zawartej umowy.

Wypełnienie obowiązku prawnego
Jesteśmy zobowiązani przepisami prawa do gromadzenia i przechowywania danych osobowych do celów, takich jak sprawozdawczość finansowa i opodatkowanie.

Administrowanie świadczeniami

Przetwarzamy dane osobowe w ramach administrowania świadczeniami, a także zapewniania kafeteryjnego systemu świadczeń (w stosownych przypadkach), ochrony ubezpieczeniowej, odprawy emerytalnej i świadczeń akcyjnych.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o zatrudnieniu

Informacje dotyczące zdrowia

Zawarcie i wykonanie umowy
Musimy przetwarzać dane osobowe w celu zarządzania świadczeniami wynikającymi z umowy.

Zgodność z prawem
Prawo nakłada na nas obowiązek zapewnienia pracownikom określonych świadczeń.

Prawnie uzasadnione interesy
Nawet tam, gdzie nie jest to wymagane przez prawo, mamy uzasadniony interes w zapewnieniu pracownikom świadczeń, które zachęciłyby ich do pracy i pozostania w firmie.

Rozwój zawodowy i zarządzanie wydajnością

Wykorzystujemy dane osobowe do celów zarządzania wydajnością i talentami, planowania zmian kadrowych i budowania ścieżek kariery, szkoleń, rozwoju kariery i przywództwa, przyznawania nagród, określania wskaźników różnorodności i przeprowadzania ankiet wśród pracowników. Używamy również niezbędnych danych osobowych w razie przeprowadzania postępowania dyscyplinarnego.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o zatrudnieniu

Informacje o komputerach i sieciach

Zawarcie i wykonanie umowy
W ramach realizacji zawartej z Tobą umowy, musimy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu przyznania premii lub podjęcia działań dyscyplinarnych w przypadku naruszenia zasad umowy.

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy prawnie uzasadniony interes w pomaganiu naszym pracownikom w ich rozwoju i planowaniu ścieżki kariery w ramach naszej firmy.  Mamy również uzasadniony interes w promowaniu sprawiedliwego miejsca pracy łączącego osoby o różnych poglądach i pochodzeniu. oraz ustanawianiu standardów pracy i egzekwowaniu zgodności działań z naszym Kodeksem postępowania, zasadami i prawem.

Zakończenie zatrudnienia

Przetwarzamy dane osobowe pracownika w ramach procesu zakończenia zatrudnienia, w tym w celu zapewnienia odpowiedniego wynagrodzenia, usunięcia dostępu pracownika do systemu oraz przeprowadzenia rozmów końcowych.  W stosownych przypadkach i w zakresie dopuszczalnym przez lokalne prawo, udostępniamy również listy referencyjne potwierdzające zatrudnienie byłego pracownika w ACCO Brands.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje dotyczące okresu przed zatrudnieniem

Informacje o zatrudnieniu

Informacje finansowe

Zawarcie i realizacja umowy
Musimy przetwarzać dane osobowe w celu rozwiązania z pracownikiem stosunku umownego lub stosunku pracy.

Wypełnienie obowiązku prawnego
Jesteśmy zobowiązani przepisami prawa do podjęcia określonych kroków w ramach procesu zakończenia zatrudnienia, a następnie do przechowywania danych osobowych pracownika przez określony czas.

Zgoda

Opieramy się na Twojej wyraźnej zgodzie na dobrowolne rozmowy oraz kwestionariusze w związku z zakończeniem zatrudnienia.

Komunikacja
Wykorzystujemy dane osobowe do celów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, w tym do publikowania informacji na naszych stronach internetowych i organizowaniu wydarzeń.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Fotografia i wideo

Zgoda
Zdjęcia lub filmy wideo z Twoim wizerunkiem mogą zostać wykorzystane jedynie w przypadku Twojej wyraźnej zgody na to.

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy prawnie uzasadniony interes w ułatwianiu komunikacji, promowaniu pozytywnego środowiska pracy oraz promowaniu naszej działalności. 

Zdrowie i bezpieczeństwo

Przetwarzamy dane osobowe w celu przeprowadzania oceny ergonomii stanowisk pracy, zapewniania pomocy medycznej w razie urazów przy pracy, rozpatrywania roszczeń odszkodowawczych pracowników, a także zapewnienia, przestrzegania wszelkich ograniczeń medycznych w miejscu pracy.

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o zatrudnieniu

Informacje dotyczące zdrowia

Wypełnienie obowiązku prawnego
Jesteśmy zobowiązani przepisami prawa do ochrony zdrowia pracowników i innych osób przebywających na terenie naszego przedsiębiorstwa.

Prawnie uzasadnione interesy
Nawet jeśli nie jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa, zarówno ACCO Brands, jak i pracownicy firmy mają prawnie uzasadniony interes w promowaniu dobrostanu, zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. 

Żywotny interes osoby fizycznej
W przypadku gdy osoba fizyczna dozna obrażeń i wymaga bezzwłocznej pomocy lekarskiej, przetwarzamy dane osobowe na potrzeby ochrony żywotnych interesów tej osoby.

Dostęp na teren firmy i zapewnienie bezpieczeństwa

Wykorzystujemy dane osobowe, aby zapewnić osobom fizycznym dostęp na teren przedsiębiorstwa i parkingów poprzez wydawanie identyfikatorów lub zezwoleń na parkowanie.  Przetwarzamy również dane osobowe w formie nagrań obrazu z kamer przemysłowych (CCTV).

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Nagrania obrazu z kamer przemysłowych (CCTV)

Zawarcie i wykonanie umowy
Aby wywiązać się z umowy zawartej z Tobą, musimy zapewnić odpowiednie miejsce pracy.

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu miejsca pracy.  Firma ACCO Brands ma również prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu kradzieżom, powstrzymywaniu niezgodnych z prawem zachowań, zapewnieniu bezpieczeństwa fizycznego osób oraz ochrony obiektów i aktywów firmy ACCO Brands.

Administrowanie przedsiębiorstwem

Przetwarzamy dane osobowe w ramach zarządzania naszą działalnością biznesową, w tym zarządzania wydatkami, podróży służbowych, planowania, budżetowania, kalibracji, organizacji zatrudnienia, wykonywania instrumentów prawnych, zapewniania dostępu do systemu, zarządzania naszymi systemami i infrastrukturą IT, tworzenia katalogów firmowych, zawierania umów z innymi podmiotami oraz zarządzanie relacjami z innymi podmiotami.

 

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o zatrudnieniu

Informacje finansowe

Informacje o komputerach i sieciach

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy prawnie uzasadniony interes w tym, aby utrzymać odnoszącą sukcesy działalność biznesową odpowiednio rozliczać i prognozować wskaźniki finansowe, ułatwiać komunikację, zarządzać naszą siłą roboczą oraz zarządzać relacjami z innymi podmiotami i osobami fizycznymi.

Bezpieczeństwo cybernetyczne

Przetwarzamy dane osobowe w celu ochrony bezpieczeństwa i funkcjonalności naszych systemów i danych.  Obejmuje to uwierzytelnianie dostępu użytkownika, zarządzanie firewallami, zarządzanie antywirusami i ochroną przed złośliwym oprogramowaniem, przeglądanie dzienników dostępu do systemu, monitorowanie systemów pod kątem złośliwej aktywności, zapobieganie próbom wyłudzenia informacji (tzw. phishing), rozpoznawanie i analizowanie naruszeń bezpieczeństwa oraz zapobieganie oszustwom.  Zespół Cyber Security przeprowadza również okresowe kampanie phishingowe, aby zmierzyć zdolność pracowników do identyfikowania potencjalnych wiadomości phishingowych i odpowiedniego reagowania na nie. Możemy również w miarę potrzeb uzyskiwać dostęp do komputerów ACCO Brands, wiadomości e-mail, komunikatorów, zapisów i informacji sieciowych w celu zbadania potencjalnych naruszeń bezpieczeństwa (z zastrzeżeniem wszelkich wymogów wynikających z przepisów prawa i ochrony prywatności, a także praw pracowniczych lub związkowych).  Niemniej jednak nie monitorujemy wiadomości e-mail pracowników, komunikatorów ani korzystania przez nich z komputera bądź Internetu.

 

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o komputerach i sieciach

Wypełnienie obowiązku prawnego
Jesteśmy zobowiązani określonymi przepisami prawa do zachowania bezpieczeństwa i poufności danych osobowych. Jesteśmy również zobowiązani na mocy różnych przepisów finansowych do zapewnienia adekwatności naszych kontroli finansowych i informatycznych.

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy prawnie uzasadniony interes w tym, aby chronić bezpieczeństwo informacji poufnych naszej firmy, jak również danych osobowych zebranych od osób fizycznych.

Wspieranie postępowania zgodnie z zasadami firmy i obowiązującymi przepisami prawa

Przetwarzamy dane osobowe w celu wspierania zgodności działań z naszym Kodeksem postępowania, zasadami i przepisami prawa.  Obejmuje to opracowywanie i publikowanie zasad dla pracowników, koordynowanie szkoleń, kierowanie próśb do pracowników o ujawnianie konfliktów interesów, otrzymywanie raportów pracowniczych, utrzymywanie naszej infolinii ds. etyki, oraz prowadzenie dochodzeń i audytów.  W ramach dochodzenia możemy uzyskać dostęp do komputerów ACCO Brands, wiadomości e-mail, komunikatorów, zapisów i informacji sieciowych (z zastrzeżeniem wszelkich wymogów wynikających z przepisów prawa i ochrony prywatności, a także praw pracowniczych lub związkowych).

 

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje o zatrudnieniu

Informacje finansowe

Informacje o komputerach i sieciach

Nagrania obrazu z kamer przemysłowych (CCTV)

Wypełnienie obowiązku prawnego
Firma ACCO Brands i jej pracownicy są zobowiązani do przestrzegania przepisów prawa.  Określone przepisy prawa wymagają, aby firma ACCO Brands wdrożyła określone zasady, szkolenia oraz mechanizmy raportowania. Wymagają również, aby firma ACCO Brands zbadała i zajęła się potencjalnymi naruszeniami, takimi jak dyskryminacja. Jeśli organy państwowe rozpoczną audyt lub dochodzenie, firma ACCO Brands może być zobowiązana do współpracy.

Prawnie uzasadnione interesy
Jako grupa przedsiębiorstw z siedzibą w Stanach Zjednoczonych ACCO Brands ma również uzasadniony interes w przestrzeganiu przepisów amerykańskiego prawa.  Ma również prawnie uzasadniony interes w promowaniu zgodności z zasadami oraz etyki w całej firmie.

Odpowiadanie na uzasadnione prawem żądania władz oraz dobrowolne przekazywanie informacji organom rządowym lub samorządowym

Wykorzystujemy i udostępniamy dane osobowe zgodnie z uzasadnionymi prawem żądaniami organów nadzoru, cywilnych lub karnych, w tym w celu spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa lub egzekwowanie prawa.  Możemy również dobrowolnie przekazywać informacje organom rządowym lub samorządowym w celu ochrony naszej firmy.

 

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Szczegółowe informacje przed podjęciem zatrudnienia

Informacje o zatrudnieniu

Informacje finansowe

Informacje o komputerach i sieciach

Informacje dotyczące zdrowia

Nagrania z kamer przemysłowych (CCTV)

Wypełnienie obowiązku prawnego
Firma ACCO Brands i jej pracownicy są zobowiązani do przestrzegania przepisów prawa, w tym do odpowiadania na uzasadnione prawem żądania organów państwowych lub samorządowych.

Prawnie uzasadnione interesy
Nawet jeśli nie jesteśmy do tego zobowiązani przepisami prawa, firma ACCO Brands może dobrowolnie przekazywać informacje organom państwowym lub współpracować przy prowadzonym przez nie dochodzeniu w celu ochrony swoich interesów finansowych oraz reputacji.

Wnoszenie roszczeń prawnych i obrona przed roszczeniami

Wykorzystujemy dane osobowe w celu wnoszenia roszczeń prawnych oraz obrony przed roszczeniami prawnymi, na przykład w sporach pracowniczych.  Możemy również wykorzystywać dane osobowe w odpowiedzi na wnioski o ujawnienie informacji w postępowaniu sądowym.

 

Dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania

Informacje dotyczące okresu przed zatrudnieniem

Informacje o zatrudnieniu

Informacje finansowe

Informacje o komputerach i sieciach

Informacje dotyczące zdrowia

Nagrania z kamer przemysłowych (CCTV)

Prawnie uzasadnione interesy
Mamy prawnie uzasadniony interes finansowy i związany z reputacją w dochodzeniu roszczeń prawnych lub obronie naszej firmy przed roszczeniami prawnymi.

Wniesienie roszczenia prawnego lub obrona przed roszczeniem
Wyłącznie w uzasadnionych przypadkach możemy przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, takie jak informacje dotyczące zdrowia, w celu wniesienia roszczenia prawnego lub obrony przed takim roszczeniem.

 

Komu udostępniamy dane osobowe? Chevron Icon

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

Większość Twoich danych osobowych będzie przechowywana u lokalnego administratora danych, chociaż dane osobowe przetwarzane w celach wymienionych poniżej mogą zostać przekazane do spółki ABUL w Stanach Zjednoczonych w celu wypełnienia zobowiązań prawnych lub z uwagi na uzasadnione interesy lokalnego administratora danych i ABUL. 

Spółka ABUL i podmiot lokalny będą wspólnie administrować danymi w poniższych celach:

  • Zarządzanie świadczeniami - ABUL współpracuje z lokalnym administratorem danych w celu realizacji dotacji na akcje i świadczeń ubezpieczeniowych;
  • Komunikacja - wszelkie informacje umieszczane w korporacyjnym intranecie ACCO Brands są zarządzane przez zespół ds. komunikacji korporacyjnej ACCO Brands, który pracuje dla firmy ABUL;
  • Zarządzanie korporacją - aby efektywnie zarządzać całą grupą firm ACCO Brands, ABUL przetwarza dane osobowe w celu zapewnienia centralnego budżetowania, zarządzania wydatkami, regulacjami, planowaniem, zatrudnieniem, audytem, systemami informatycznymi i infrastrukturą IT;
  • Cyberbezpieczeństwo - korporacyjny zespół ds. cyberbezpieczeństwa (który pracuje dla ABUL) przetwarza dane osobowe, aby zapewnić centralne wsparcie uwierzytelniania wieloskładnikowego, filtrowanie spamu i wirusów w wiadomościach e-mail, filtrowanie adresów URL i zapór sieciowych oraz badanie incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem. Zespół Cyber Security przeprowadza również okresowe kampanie phishingowe, aby zmierzyć zdolność pracowników do identyfikowania i odpowiedniego reagowania na potencjalne wiadomości phishingowe;
  • Promowanie zgodności z polityką firmy oraz przepisami prawa - zespół ds. przestrzegania ładu korporacyjnego (pracujący dla ABUL) przetwarza dane osobowe w ramach zarządzania programem zgodności z polityką ACCO Brands (komunikacja, szkolenia, audyty i dochodzenia) w zakresie przeciwdziałania korupcji, sankcjom handlowym, praniu pieniędzy, przeciwdziałaniu praktykom monopolistycznym/nieuczciwej konkurencji, konfliktom interesów, ochronie danych i innym zagadnieniom ujętym w kodeksie postępowania;
  • Uzasadnione prawnie przekazanie informacji instytucjom rządowym na ich wniosek lub dobrowolne dostarczanie informacji organom rządowym - w przypadku, gdy firma ACCO Brands otrzyma od organu rządowego polecenie przekazania informacji, spółka ABUL może być zobligowana do dostarczenia wymaganych danych lub może je dostarczyć dobrowolnie, np. w celu wykazania zgodności z odpowiednimi przepisami; oraz
  • Dochodzenie i obrona roszczeń prawnych - istotne spory lub podejmowane przez firmę kroki prawne są zarządzane centralnie przez dział prawny ACCO Brands (pracujący dla firmy ABUL), który przetwarza dane osobowe w związku z dochodzeniem lub przygotowywaniem odpowiedzi na roszczenia prawne.

Potencjalni nabywcy

Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych, chociaż możemy je przekazać potencjalnemu nabywcy naszej firmy, w tym także konsultantom, prawnikom lub doradcom finansowym potencjalnego nabywcy.

Usługodawcy

Ponadto, udostępniamy dane osobowe następującym kategoriom stron trzecich:

  • Oddziały ACCO Brands (lista oddziałów ACCO Brands);
  • podmioty świadczące usługi IT;
  • podmioty świadczące usługi kadrowo-księgowe (tzw. payroll);
  • biura podróży i dostawcy usług turystycznych;
  • dostawcy usług medycznych, lekarze i administratorzy zewnętrzni w przypadku roszczeń o odszkodowania pracownicze;
  • rekruterzy, platformy mediów społecznościowych oraz strony internetowe poświęcone karierze zawodowej;
  • ubezpieczyciele i dostawcy benefitów pracowniczych ;
  • audytorzy, księgowi i rzeczoznawcy ubezpieczeniowi;
  • banki, firmy obsługujące karty kredytowe, dostawcy usług płatniczych, brokerzy finansowi oraz platformy elektronicznego obrotu akcjami;
  • dostawcy usług w zakresie szkoleń, ankiet i ocen;
  • prawnicy, konsultanci i prowadzący dochodzenia;
  • władze lokalne i krajowe, oraz inne organy rządowe lub funkcjonariusze organów ścigania; oraz
  • inne osoby, organizacje lub stowarzyszenia, jeżeli jest to konieczne w celu ochrony interesów pracowników, wykonawców lub ACCO Brands.

Od zewnętrznych podmiotów przetwarzających dane wymagamy wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych, powiadamiania nas o potencjalnym naruszeniu ochrony danych osobowych i niewykorzystywaniu danych osobowych do celów innych niż świadczenie nam usług.

Do których krajów przekazujemy Twoje dane osobowe? Chevron Icon

Dane osobowe mogą być przekazywane do ABUL i dostawców usług w Stanach Zjednoczonych tak jak opisano to powyżej.  Dane osobowe dotyczące pracowników zatrudnionych w Europejskim Obszarze Gospodarczym ("EOG") mogą być przekazywane dostawcom usług i regionalnemu kierownictwu działu kadr znajdujących się w EOG i w Wielkiej Brytanii.

W przypadku zaistnienia potrzeby przesłania danych do krajów trzecich, podejmujemy wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia ich odpowiedniej ochrony.  Proces ten odbywa się zgodnie z zatwierdzonymi na poziomie rządowym decyzjami o adekwatności, certyfikatami, wiążącymi regułami korporacyjnymi lub standardowymi klauzulami umownymi.  Jeśli masz pytania dotyczące metod, które stosujemy w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony danych, napisz do nas na adres DataPrivacy@acco.com w dowolnym momencie.

 

Jakie prawa Ci przysługują? Chevron Icon

Przysługują Ci określone prawa dotyczące sposobu wykorzystywania Twoich danych osobowych, a jest to między innymi prawo do:

  • zażądania szczegółowych informacji dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych;
  • zażądania kopii swoich danych osobowych;
  • (zażądania) przeniesienia swoich danych osobowych do innego administratora danych;
  • korekty lub usunięcia swoich danych osobowych;
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  • cofnięcia swojej zgody, w przypadku gdy w celu przetwarzania danych opieramy się na Twojej zgodzie;
  • sprzeciwienia się przetwarzaniu swoich danych osobowych;
  • złożenia skargi do regionalnego organu ochrony danych - w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Egzekwowanie przysługujących Ci praw

W celu egzekwowania przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z działem HR lokalnego oddziału firmy lub z nami, korzystając z informacji zawartych w sekcji „Z kim możesz się kontaktować w razie pytań lub wątpliwości dotyczących swoich danych osobowych?” poniżej. 

Ograniczenia

Przysługujące Ci prawa mogą być ograniczone, jeśli na przykład w trakcie realizacji Twojego żądania ujawnione zostałyby informacje dotyczące innej osoby, lub jeśli poprosisz nas o usunięcie danych, do przechowywania których jesteśmy prawnie zobowiązani lub których potrzebujemy do prowadzenia naszej działalności biznesowej.  Prawa te mogą być również ograniczane przez przywileje i zabezpieczenia prawne.

Ponadto, jeśli cofniesz swoją zgodę lub odmówisz jej udzielenia, nie będziemy mogli przetwarzać Twoich danych w tym konkretnym celu. Przetwarzanie do momentu wycofania zgody jest zgodne z prawem.

Skargi

W razie wątpliwości dotyczących prywatności możesz skontaktować się korzystając z informacji zawartych w sekcji: “Z kim mogę się kontaktować w razie pytań lub wątpliwości dotyczących moich danych osobowych?” poniżej. Jeżeli zgłoszona przez Ciebie kwestia nie zostanie rozwiązana w sposób, przysługuje Ci także prawo złożenia skargi do odpowiedniego organu ochrony danych w Twoim regionie.

Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane? Chevron Icon

Twoje dane osobowe będziemy przechowywać tak długo, jak długo będzie to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone.  Twoje dane będziemy także przechowywać na potrzeby wypełnienia naszych zobowiązań prawnych.  Więcej informacji możesz znaleźć w Regulaminie i harmonogramie przechowywania dokumentacji firmy ACCO Brands, dostępnym w firmowym intranecie.

Skąd będziesz wiedział, że niniejsza informacja została zaktualizowana lub zmieniona? Chevron Icon

W miarę rozwoju naszej działalności biznesowej i wdrażania nowych procesów lub ich zmiany konieczne może być zaktualizowanie niniejszej informacji.  Jeśli w tej informacji pojawią się jakieś istotne zmiany, powiadomimy Cię o tym na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).  Zaktualizujemy również datę wejścia w życie, aby wskazać datę ostatniego przeglądu.

Z kim możesz się kontaktować w razie pytań lub wątpliwości dotyczących Twoich danych osobowych? Chevron Icon

W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących niniejszego zawiadomienia lub swoich danych osobowych, zalecamy żebyś skontaktował się z działem HR lokalnego oddziału firmy.  Możesz również w dowolnym czasie napisać na adres e-mail DataPrivacy@acco.com

W niektórych regionach firma ACCO Brands wyznaczyła miejscowych inspektorów ochrony danych.  Wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące Twoich danych osobowych możesz kierować do odpowiedniego inspektora ochrony danych, korzystając z poniższych danych do kontaktu:

Spółka ABUL wyznaczyła poniższego przedstawiciela ds. ochrony danych w UE:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Niemcy
DataPrivacy@acco.com

Spółka ABUL wyznaczyła poniższego przedstawiciela ds. ochrony danych w Wielkiej Brytanii:

ACCO UK Limited
Oxford House, Oxford Road,
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 8SZ
DataPrivacy@acco.com

Załącznik

  • Załącznik 1 – Przepisy obowiązujące w poszczególnych krajach
Załącznik 1 – Przepisy obowiązujące w poszczególnych krajach Chevron Icon

W niektórych regionach mogą obowiązywać dodatkowe wymagania prawne, a my możemy gromadzić również inne rodzaje danych osobowych.  Poniżej przedstawiono listę przepisów obowiązujących w poszczególnych krajach.

Austria

  • Dane na temat religii – informacje dotyczące wyznawanej religii w celu płacenia podatków religijnych w imieniu pracownika (za jego zgodą); oraz
  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące członkostwa pracownika w radzie zakładowej w celu opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Belgia

  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące członkostwa pracownika w radzie zakładowej w celu opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Brazylia

  • Informacje biometryczne – dane dotyczące odcisków palców w celu zarządzania frekwencją, rejestracji czasu pracy oraz dostępu do naszych obiektów, (za zgodą pracownika).
  • Informacje o rasie i pochodzeniu etnicznym – szczegółowe informacje na temat rasy do celów sprawozdawczości rządowej, zgodnie z wymaganiami prawnymi.
  • Informacje o poziomie niepełnosprawności – szczegółowe informacje o poziomie niepełnosprawności do celów sprawozdawczości rządowej, zgodnie z wymaganiami prawnymi;
  • Członkostwo w związkach zawodowych – szczegółowe informacje dotyczące członkostwa pracownika w związku zawodowym w celu potrącania z wynagrodzenia i opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Niemcy

  • Kopia dowodu osobistego w celu weryfikacji prawa do pracy - kopia dowodu osobistego jest przechowywana przez dział kadr w celu weryfikacji Państwa prawa do pracy; podstawą prawną zgodnie z prawem niemieckim jest § 26(1) Bundesdatenschutzgesetz;
  • Informacje potrzebne w przypadku korzystania z usług relokacyjnych - informacje niezbędne do pomocy w przeprowadzce z jednej lokalizacji do innej; podstawą prawną w prawie niemieckim jest § 26(1) Bundesdatenschutzgesetz;
  • Osobisty adres e-mail i numer telefonu - osobiste dane kontaktowe; podstawą prawną zgodnie z prawem niemieckim jest art. 26 ust. 1 Bundesdatenschutzgesetz; oraz
  • Informacje o wyznaniu - informacje dotyczące Twojego wyznania są zbierane w celu uiszczania w Twoim imieniu podatku kościelnego; podstawą prawną w prawie niemieckim jest § 26 ust. 1 Bundesdatenschutzgesetz.

Włochy

  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące członkostwa pracownika w radzie zakładowej w celu opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Polska

  • Informacje niezbędne do realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających z ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.
  • Informacje zdrowotne - dane o zdrowiu wynikające z orzeczeń o niepełnosprawności,  ew. innych ograniczeń zdrowotnych, w tym wadzie wzroku (refundacja zakupu okularów) lub ew. dane o zdrowiu wymienione przez pracowników w podaniach o udzielenie wsparcia z funduszu socjalnego bądź inne informacje, do których przetwarzania pracodawca jest upoważniony na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  • Kopia dokumentu uprawniającego cudzoziemca do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej - zgodnie z art. 2 i 3 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
  • Dane i numer konta bankowego - w sytuacji, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
  • Dane samochodu prywatnego niezbędne do organizacji przepustek oraz rozliczeń ryczałtowych.
  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące członkostwa pracownika w związku zawodowym lub reprezentowania go przez związek zawodowy, w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy w zakresie traktowania takich pracowników (np. w przypadku chęci rozwiązania z nimi umowy o pracę).; jak również w celu opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Portugalia

  • Informacje biometryczne – dane dotyczące odcisków palców w celu zarządzania frekwencją, rejestracji czasu pracy oraz dostępu do naszych obiektów, wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo krajowe;
  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące członkostwa pracownika w związku zawodowym w celu opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Hiszpania

  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące roli pracownika jako przedstawiciela pracowniczego (za jego zgodą).

Szwecja

  • Informacje o związkach zawodowych – informacje dotyczące członkostwa pracownika w związku zawodowym w celu opłacania składek członkowskich w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Szwajcaria

  • Dane na temat religii – informacje dotyczące wyznawanej religii w celu płacenia podatków religijnych w imieniu pracownika (za jego zgodą).

Zjednoczone Królestwo

  • Informacje zdrowotne – zgodnie z przepisami brytyjskiej ustawy o ochronie danych z 2018 r. (UK Data Protection Act 2018) gromadzimy informacje dotyczące przyczyny nieobecności pracownika w pracy, jak również zasięgniętych przez niego porad lekarskich lub zastosowanych zabiegów / sposobów leczenia w celu ustalenia, czy konieczne jest dostosowanie lub czy pracownik jest zdolny do pracy.
  • Kopia dowodu osobistego w celu weryfikacji możliwości podjęcia pracy– kopia Twojego dowodu osobistego przechowywana przez HR w celu weryfikacji prawa do pracy; podstawą prawną w prawie brytyjskim jest ustawa o imigracji, azylu i obywatelstwie z 2006 roku.

Stany Zjednoczone

  • Informacje o rasie i pochodzeniu etnicznym – szczegółowe informacje na temat rasy na potrzebę promowania różnorodności i do celów sprawozdawczości rządowej, zgodnie z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami i zobowiązaniami prawnymi;
  • Informacje pochodzące z mediów społecznościowych - informacje z mediów społecznościowych, które dobrowolnie nam udostępniasz, np. ubiegając się o pracę w naszej firmie za pośrednictwem LinkedIn, zgodnie z naszymi uzasadnionym interesem; oraz
  • Historia poprzednich adresów zamieszkania - historia poprzednich adresów zbierana podczas procesu rekrutacyjnego, zgodnie z naszym uzasadnionym interesem.
  • Prawa do prywatności– prawa wymienione w części “Jakie masz prawa?” są dostępne tylko dla osób w stanie Kalifornia.

PN-GL-HR-ACCO-2023.01