Aviso de privacidade do RH

Data de entrada em vigor: 01/03/2023

A ACCO Brands Corporation, incluindo as suas afiliadas (coletivamente, “a ACCO Brands”, “nós”, “nos” ou "a nossa empresa"), está empenhada em proteger a privacidade de potenciais colaboradores, colaboradores existentes, ex-colaboradores, bem como dos fornecedores que trabalham em nome da nossa empresa.

Quais são os pontos-chave deste aviso?
O que abrange este aviso?
Qual é a entidade da ACCO Brands responsável pelo tratamento dos meus dados pessoais?
Que dados pessoais coletamos?
Quais são as fontes de onde coletamos dados pessoais?
Como utilizamos os seus dados pessoais e qual é a base Legal?
Com quem compartilhamos os dados pessoais?
Para que países transferimos os seus dados pessoais?
Quais são os seus direitos?
Durante quanto tempo manteremos as suas informações?
Como saberei se este aviso foi atualizado ou alterado?
Quem devo contactar se tiver perguntas ou dúvidas sobre os meus dados pessoais?

Quais são os pontos-chave deste aviso?

Os pontos-chave deste aviso que deve saber são:

Para potenciais, atuais e antigos empregados, o controlador dos seus dados pessoais é geralmente a entidade a que se candidata, pela qual está empregado, ou pela qual foi anteriormente empregado. Para os contratantes, o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais é geralmente a entidade à qual está a prestar serviços.

Recolhemos vários tipos de dados pessoais, incluindo algumas categorias especiais de dados pessoais (geralmente chamadas de dados pessoais sensíveis), para gerir a nossa relação consigo e operar o nosso negócio.
Conforme as circunstâncias, dependemos de diferentes bases jurídicas para tratarmos os seus dados. Tais incluem o tratamento de dados para cumprir um contrato consigo, respeitar as leis aplicáveis, cumprir os nossos e os seus interesses legítimos e cumprir outros fins para os quais concede o seu consentimento explícito.
A maioria dos seus dados pessoais permanecerá com o seu empregador local; porém, alguns dados serão compartilhados com as afiliadas da ACCO Brands em todo o mundo. Os seus dados pessoais também serão compartilhados com outras empresas e fornecedores de serviços, como folha de pagamento, assistencia médica, fornecedores de serviços de TI e companhias de seguros. Não vendemos os seus dados pessoais.
Sempre que transferimos os seus dados pessoais para outro país, protegemos os mesmos utilizando vários mecanismos, como decisões de adequação governamental, cláusulas-tipo de proteção de dados ou certificados reconhecidos pelo governo.
Tem direitos sobre a forma como os seus dados pessoais são utilizados, tal como pedir para ceder aos seus dados, apagá-los ou corrigi-los. Estes direitos são limitados em alguns casos.
Pode entrar em contato, a qualquer momento, com DataPrivacy@acco.com se tiver perguntas ou dúvidas sobre a sua privacidade. Também pode entrar em contato com a sua equipe de recursos humanos local.

O que abrange este aviso?

Este aviso descreve a forma como recolhemos e utilizamos os seus dados pessoais como parte do seu recrutamento, emprego ou relação contratual com a nossa empresa.

Em determinadas regiões, podem aplicar-se outros requisitos legais e também podemos recolher outros tipos de dados pessoais. As informações específicas de cada país estão descritas no Anexo 1 deste aviso.

Qual é a entidade da ACCO Brands responsável pelo tratamento dos meus dados pessoais?

Para potenciais, atuais e antigos empregados, o controlador dos seus dados pessoais é geralmente a entidade a que se candidata, pela qual está empregado, ou pela qual foi anteriormente empregado.

Para os contratantes, o responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais é geralmente a entidade à qual está a prestar serviços.

Para um número limitado de fins, a nossa entidade ACCO Brands US, ACCO Brands USA LLC ("ABUL") e a respectiva entidade local atuarão como controladores conjuntos. Isto significa que cada uma das entidades ABUL e local é responsável por decidir de que forma guardamos e utilizamos as informações pessoais sobre si, mas que a ABUL e a entidade local também cooperarão para assegurar a conformidade da proteção de dados. Detalhes adicionais sobre este tópico estão disponíveis na seção “Com quem compartilhamos dados pessoais?” abaixo.

Que dados pessoais coletamos?

Coletamos e utilizamos os seguintes dados pessoais para gerir o seu recrutamento, emprego ou relacionamento contratual:

Dados pessoais – o seu nome, nome de solteira/o, data de nascimento, gênero, endereço residencial, endereço pessoal de e-mail, número de telefone pessoal, dados do contato de emergência, estado civil, informações de membro da família, números de identificação fiscal, números de identificação nacional, cidadania e estatuto de imigração, cópias de documentos de identidade;
Pormenores Pré-emprego - curriculum vitae, título de emprego, experiência profissional, histórico profissional, educação, formação, competências, certificações, idiomas falados, resultados de verificação de antecedentes (apenas quando permitido pela legislação local e sujeito a quaisquer consentimentos necessários), e declarações de referências;
Dados de emprego – data de contratação, identificação de colaborador, número da folha de pagamento, telefone de trabalho, e-mail de trabalho, endereço de trabalho, preferências de viagem, dados do veículo da empresa, dados do veículo pessoal (apenas se for necessário para possibilidades de estacionamento), gerente, departamento, benefícios, classes salariais, estatuto profissional, categoria profissional, histórico de desempenho, registros de formação, resultados de avaliação, informações sobre aptidões e desenvolvimento, planos de carreira, registros de sanção disciplinar, registros de investigação interna, relatórios de conduta indevida potencial ou suspeita e data e motivo da rescisão;
Informações financeiras – salário, incentivos, benefícios, número da conta e "routing" da conta bancária, registros de despesas, nome dos beneficiários, data de nascimento, gênero e quaisquer outras informações necessárias para fins de pagamento e fiscais;
Informações de computador e rede – as credencias de computador e rede da ACCO Brands, e-mails, mensagens instantâneas, outras comunicações eletrônicas, registros de firewall, dados de utilização do sistema e dados de acesso ao sistema;
Fotografia e vídeo – fotografias, gravações de vídeo e informações em redes sociais, as quais compartilha, voluntariamente, conosco; e
Gravações CCTV - gravações de vídeo em circuito fechado de televisão fora e dentro dos nossos escritórios e fábricas.

Também coletamos as seguintes categorias especiais de dados pessoais (muitas vezes chamados de dados sensíveis):

Informações de saúde – atestado médico, informações de licença médica, lesões e doenças relacionadas com o trabalho, restrições de trabalho, estado de gravidez, quaisquer ajustes razoáveis necessários, cobertura de seguro de saúde e informações que compartilha, voluntariamente, conosco (apenas quando for permitido pela lei local e dependendo de quaisquer consentimentos necessários).

Quais são as fontes de onde coletamos dados pessoais?

Coletamos os seus dados pessoais diretamente, bem como de terceiros, tais como agências de recrutamento. Utilizamos esses dados para os fins listados abaixo na seção "Como utilizamos os seus dados pessoais e qual é a base legal".

Como utilizamos os seus dados pessoais e qual é a base Legal?

Utilizamos os seus dados pessoais para os fins e ao abrigo das bases legais descritas abaixo. Agrupamos amplamente os "Tipos de Dados Pessoais Tratados" para cada finalidade a fim de tornar este Aviso mais fácil de ler; contudo, apenas tratamos os tipos de dados pessoais necessários para alcançar a respectiva finalidade listada.

As bases legais em que nos apoiamos são:

Interesses legítimos - isto significa que o tratamento de dados é necessário para os interesses legítimos da ACCO Brands ou de terceiros, que não são anulados pelos direitos de privacidade dos indivíduos;
Celebrar e Executar Contrato - isto significa que o tratamento de dados é necessário para celebrar ou executar um contrato com o indivíduo;
Cumprimento da lei - isto significa que o tratamento de dados é necessário para o cumprimento de uma obrigação legal;
Consentimento - isto significa que o tratamento é feito de acordo com o consentimento livre, específico, informado, inequívoco e demonstrável de um indivíduo.

Se tiver alguma dúvida ou desejar informações adicionais sobre os objetivos, bases legais ou tipos de dados tratados, por favor contacte-nos em DataPrivacy@acco.com.

Objetivo	Tipos de dados tratados	Fundamento jurídico
Recrutamento Tratamos dados pessoais de forma a encontrar possíveis candidatos, realizar entrevistas e, fundamentalmente, contratar os melhores candidatos.	Dados pessoais Dados pré-emprego	Interesses legítimos Temos interesses legítimos em encontrar os melhores candidatos para a nossa empresa. Celebração e execução do contrato Precisamos de tratar dados pessoais a fim de estabelecer consigo a relação contratual ou laboral. Cumprimento da lei Precisamos de tratar informações pessoais para cumprir as leis de emprego e outras leis aplicáveis. Consentimento Contamos com o consentimento explícito para armazenar informações relativas a potenciais candidatos que não são contratados, se eles quiserem que armazenemos essas informações para serem consideradas para futuros cargos.
Integração Assim que um candidato é selecionado, tratamos os dados pessoais para integrá-lo.	Dados pessoais Dados pré-emprego Dados do emprego Informação financeira Informação de saúde	Celebração e execução do contrato Precisamos de tratar dados pessoais para estabelecer uma relação contratual ou laboral consigo. Conformidade com a lei É-nos exigido, por lei, recolher e armazenar dados pessoais como parte do processo de integração, como para fins fiscais.
Registro de tempos e folha de pagamento Tratamos dados pessoais para monitorizar o tempo de trabalho do colaborador, para gerir licenças e para administrar a folha de pagamento.	Dados pessoais Dados do emprego	Celebração e execução do contrato Precisamos de tratar dados pessoais de forma a compensá-lo como parte da nossa relação contratual ou laboral. Conformidade com a lei Somos obrigados, por lei, a recolher e armazenar dados da folha de pagamento para fins como a comunicação de informações financeiras e fiscais.
Administração de benefícios Tratamos dados pessoais como parte da administração de benefícios e para fornecer subsídios de refeição (quando aplicável), cobertura de seguro, financiamento de reforma e benefícios de ações.	Dados pessoais Dados do emprego Informação de saúde	Celebração e execução do contrato Precisamos de tratar dados pessoais a fim de administrar benefícios acordados contratualmente. Cumprimento da lei Somos obrigados por lei a proporcionar aos empregados certos benefícios. Interesses legítimos Mesmo quando não é legalmente exigido, temos interesses legítimos em proporcionar benefícios a fim de atrair e reter empregados.
Gestão do desempenho e desenvolvimento Utilizamos dados pessoais para a gestão do desempenho e do talento, planejamento de carreira e de sucessão, formação, desenvolvimento de carreira e de liderança, reconhecimento, métricas de diversidade e realização de inquéritos aos colaboradores. Também utilizamos dados pessoais conforme for necessário ao lidar com processos disciplinares.	Dados pessoais Dados do emprego Informações sobre o computador e a rede	Celebração e execução do contrato A fim de cumprir o nosso contrato contigo, precisamos tratar os seus dados pessoais para aumento de mérito e para ações disciplinares em caso de violação do contrato. Interesses legítimos Temos interesses legítimos em ajudar os nossos empregados a se desenvolverem-se e crescerem com a nossa empresa. Temos também interesses legítimos em promover um local de trabalho equitativo composto por indivíduos com opiniões e antecedentes diferentes. Temos também interesses legítimos em estabelecer normas de trabalho, bem como em impor o cumprimento do nosso Código de Conduta, políticas, e da lei.
Desintegração Tratamos dados pessoais como parte do processo de desintegração, incluindo assegurar que seja devidamente compensado, para remover o seu acesso ao sistema e para realizar entrevistas de saída. Quando apropriado, também forneceremos cartas de referência que atestam o período de trabalho na ACCO Brands para um ex-funcionário.	Dados pessoais Dados pré-emprego Dados do emprego Informação financeira	Celebração e execução do contrato Precisamos de tratar dados pessoais para finalizar a nossa relação contratual ou laboral contigo. Conformidade com a lei Nos é exigido, por lei, tomar certas medidas durante o processo de desintegração e para armazenar dados pessoais por um determinado período de tempo posteriormente. Além disso, algumas leis exigem que forneçamos cartas de referência para ex-funcionários. Consentimiento Contamos com o seu consentimento para realizar entrevistas de desligamento para entender melhor os motivos pelos quais os funcionários estão saindo. Também contamos com ou seu consentimento em apoiar ex-funcionários com cartas de referência.
Comunicações Utilizamos dados pessoais em comunicações internas e externas, incluindo a publicação de informações nos nossos wesites e a organização de eventos.	Dados pessoais Fotografia e vídeo	Consentimento Contamos com o seu consentimento explícito para utilizar fotografias ou vídeos seus em comunicações. Interesses legítimos Confiamos nos nossos legítimos interesses em facilitar as comunicações, promover um ambiente de trabalho positivo, e promover o nosso negócio.
Saúde e segurança Tratamos dados pessoais para realizar avaliações ergonômicas garantir que os indivíduos recebem cuidados médicos em caso de acidentes de trabalho, lidar com pedidos de indemnização dos colaboradores e respeitar quaisquer restrições de trabalho exigidas por médicos.	Dados pessoais Dados do emprego Informação de saúde	Conformidade com a lei Nos é exigido, por lei, proteger a saúde e a segurança dos colaboradores e de outras pessoas nas nossas instalações. Interesses legítimos Mesmo quando não é exigido por lei, a ACCO Brands e os colaboradores têm interesses legítimos em promover o bem-estar, a saúde e a segurança. Interesses vitais da pessoa No caso de uma pessoa ficar ferida e necessitar de cuidados médicos imediatos, tratamos dados pessoais para os interesses vitais da mesma.
Acesso e segurança das instalações Utilizamos dados pessoais para conceder às pessoas o acesso as nossas instalações e áreas de estacionamento, emitindo cartões de identificação ou autorizações de estacionamento. Também tratamos dados pessoais na forma de gravações de videovigilância.	Dados pessoais Gravações de videovigilância	Celebração e execução do Contrato Para cumprir o nosso contrato com você, podemos ser obrigados a providenciar um local de trabalho adequado. Interesses legítimos Temos interesses legítimos em proporcionar um local de trabalho. Temos, também, interesses legítimos na prevenção ao roubo, no desestímulo a comportamentos ilegais, na salvaguarda da segurança física dos indivíduos e na protecção das instalações e bens da ACCO Brands.
Administração de negócios Tratamos dados pessoais como parte da gestão dos nossos negócios, incluindo a gestão de despesas, as viagens de negócios, o planejamento, o orçamento, a calibração, os efetivos, a execução de instrumentos legais, o fornecimento de acesso ao sistema, a gestão dos nossos sistemas e infraestrutura de TI, a criação de diretórios de empresas, a execução de acordos com outras entidades e a gestão de relações com outras entidades.	Dados pessoais Dados do emprego Informação financeira Informações sobre o computador e a rede	Interesses legítimos Temos interesses legítimos em manter um negócio bem-sucedido, contabilizando e prevendo adequadamente as métricas financeiras, facilitando as comunicações, gerindo a nossa força de trabalho e gerindo as relações com outras entidades e pessoas.
Cibersegurança Tratamos dados pessoais para proteger a segurança e o funcionamento dos nossos sistemas e dados. Tal inclui a autenticação de acesso do utilizador, a gestão de firewalls, a gestão da proteção antivírus e antimalware, a revisão de registos de acesso ao sistema, a monitorização de sistemas em relação a atividades maliciosas, a prevenção de tentativas de phishing, a identificação e resolução de violações de segurança e a prevenção de fraude. A equipe de segurança cibernética também realiza campanhas periódicas de phishing para medir a capacidade dos funcionários de identificar e responder adequadamente a possíveis e-mails de phishing. Também podemos ter acesso aos computadores, aos e-mails, às mensagens instantâneas, aos registros e às informações de rede da ACCO Brands conforme for necessário para investigar possíveis violações de segurança (sujeito a quaisquer requisitos legais e de privacidade, bem como aos direitos da comissão de trabalhadores ou do sindicato dos colaboradores). No entanto, não monitoramos ativamente os e-mails, as mensagens instantâneas, a utilização do computador ou a utilização da Internet dos colaboradores.	Dados pessoais Informações sobre o computador e a rede	Conformidade com a lei Nos é exigido, por certas leis, manter a segurança e a confidencialidade de dados pessoais. Também somos obrigados, de acordo com várias leis financeiras, a garantir a adequação dos nossos controles financeiros e de TI. Interesses legítimos Temos interesses legítimos em proteger a segurança das informações confidenciais da nossa empresa, bem como os dados pessoais recolhidos de pessoas.
Promover a conformidade com as políticas da empresa e com a lei Tratamos dados pessoais para promover a conformidade com o nosso Código de Conduta, com as nossas políticas, com os nossos procedimentos e com a lei. Tal inclui a emissão de políticas aos colaboradores, a coordenação da formação, a solicitação aos colaboradores da divulgação de conflitos de interesse, o recebimento de relatórios de colaboradores, a manutenção da nossa linha direta de ética e a realização de investigações e auditorias. Como parte das investigações, podemos ter acesso aos computadores, aos e-mails, às mensagens instantâneas, aos registos e às informações de rede da ACCO Brands (sujeito a quaisquer requisitos legais e de privacidade, bem como aos direitos da comissão de trabalhadores ou do sindicato dos colaboradores).	Dados pessoais Dados do emprego Informação financeira Informações sobre o computador e a rede Gravações de videovigilância	Conformidade com a lei A ACCO Brands e os seus colaboradores são obrigados a cumprir a lei. Algumas leis exigem que a ACCO Brands implemente certas políticas, formações e mecanismos de informação. Também exigem que a ACCO Brands investigue e resolva possíveis infrações, como a discriminação. Caso as autoridades iniciem uma auditoria ou investigação, a ACCO Brands pode ser obrigada a cooperar. Interesses legítimos Como um grupo de empresas com sede nos EUA, a ACCO Brands também tem interesses legítimos em cumprir as leis dos EUA. A empresa também tem interesses legítimos em promover a conformidade e a ética em toda a empresa.
Resposta a Pedidos Legais do Governo e Fornecimento Voluntário de Informação ao Governo Utilizamos e fornecemos dados pessoais em conformidade com os pedidos legítimos das autoridades reguladoras, civis ou penais, inclusive para cumprir os requisitos de segurança ou de aplicação da lei. Podemos, também, fornecer voluntariamente informações ao governo ou entidades auto-reguladoras para proteger a nossa empresa.	Dados pessoais Dados pré-emprego Dados do emprego Informação financeira Informações sobre o computador e a rede Informação de saúde Gravações de videovigilância	Conformidade com a lei A ACCO Brands e os seus colaboradores são obrigados a cumprir a lei, incluindo responder a pedidos legais de entidades governamentais ou de autorregulação. Interesses legítimos Mesmo quando não for legalmente exigido, a ACCO Brands pode divulgar, voluntariamente, informações às autoridades ou cooperar com uma investigação governamental, de modo a proteger os seus interesses financeiros e de reputação.
Apresentar e defender ações judiciais Utilizamos dados pessoais ao apresentar ou a defender-nos contra ações judiciais, como em conflitos laborais. Também podemos utilizar dados pessoais para responder a pedidos de descoberta em litígio.	Dados pessoais Dados pré-emprego Dados do emprego Informação financeira Informações sobre o computador e a rede Informação de saúde Gravações de videovigilância	Interesses legítimos Temos interesses financeiros e de reputação legítimos em seguir com ações judiciais ou defender a nossa empresa de ações judiciais. Apresentar ou defender uma ação judicial Podemos tratar categorias especiais de dados pessoais, apenas quando for necessário, como informações de saúde, de forma a apresentar ou defender ações judiciais.

Objetivo

Tipos de dados tratados

Fundamento jurídico

Recrutamento

Tratamos dados pessoais de forma a encontrar possíveis candidatos, realizar entrevistas e, fundamentalmente, contratar os melhores candidatos.

Dados pessoais

Dados pré-emprego

Interesses legítimos
Temos interesses legítimos em encontrar os melhores candidatos para a nossa empresa.

Celebração e execução do contrato
Precisamos de tratar dados pessoais a fim de estabelecer consigo a relação contratual ou laboral.

Cumprimento da lei
Precisamos de tratar informações pessoais para cumprir as leis de emprego e outras leis aplicáveis.

Consentimento
Contamos com o consentimento explícito para armazenar informações relativas a potenciais candidatos que não são contratados, se eles quiserem que armazenemos essas informações para serem consideradas para futuros cargos.

Integração

Assim que um candidato é selecionado, tratamos os dados pessoais para integrá-lo.

Dados pessoais

Dados pré-emprego

Dados do emprego

Informação financeira

Informação de saúde

Celebração e execução do contrato
Precisamos de tratar dados pessoais para estabelecer uma relação contratual ou laboral consigo.

Conformidade com a lei
É-nos exigido, por lei, recolher e armazenar dados pessoais como parte do processo de integração, como para fins fiscais.

Registro de tempos e folha de pagamento

Tratamos dados pessoais para monitorizar o tempo de trabalho do colaborador, para gerir licenças e para administrar a folha de pagamento.

Dados pessoais

Dados do emprego

Celebração e execução do contrato
Precisamos de tratar dados pessoais de forma a compensá-lo como parte da nossa relação contratual ou laboral.

Conformidade com a lei
Somos obrigados, por lei, a recolher e armazenar dados da folha de pagamento para fins como a comunicação de informações financeiras e fiscais.

Administração de benefícios

Tratamos dados pessoais como parte da administração de benefícios e para fornecer subsídios de refeição (quando aplicável), cobertura de seguro, financiamento de reforma e benefícios de ações.

Dados pessoais

Dados do emprego

Informação de saúde

Celebração e execução do contrato
Precisamos de tratar dados pessoais a fim de administrar benefícios acordados contratualmente.

Cumprimento da lei
Somos obrigados por lei a proporcionar aos empregados certos benefícios.

Interesses legítimos
Mesmo quando não é legalmente exigido, temos interesses legítimos em proporcionar benefícios a fim de atrair e reter empregados.

Gestão do desempenho e desenvolvimento

Utilizamos dados pessoais para a gestão do desempenho e do talento, planejamento de carreira e de sucessão, formação, desenvolvimento de carreira e de liderança, reconhecimento, métricas de diversidade e realização de inquéritos aos colaboradores. Também utilizamos dados pessoais conforme for necessário ao lidar com processos disciplinares.

Dados pessoais

Dados do emprego

Informações sobre o computador e a rede

Celebração e execução do contrato
A fim de cumprir o nosso contrato contigo, precisamos tratar os seus dados pessoais para aumento de mérito e para ações disciplinares em caso de violação do contrato.

Interesses legítimos
Temos interesses legítimos em ajudar os nossos empregados a se desenvolverem-se e crescerem com a nossa empresa. Temos também interesses legítimos em promover um local de trabalho equitativo composto por indivíduos com opiniões e antecedentes diferentes. Temos também interesses legítimos em estabelecer normas de trabalho, bem como em impor o cumprimento do nosso Código de Conduta, políticas, e da lei.

Desintegração

Tratamos dados pessoais como parte do processo de desintegração, incluindo assegurar que seja devidamente compensado, para remover o seu acesso ao sistema e para realizar entrevistas de saída. Quando apropriado, também forneceremos cartas de referência que atestam o período de trabalho na ACCO Brands para um ex-funcionário.

Dados pessoais

Dados pré-emprego

Dados do emprego

Informação financeira

Celebração e execução do contrato
Precisamos de tratar dados pessoais para finalizar a nossa relação contratual ou laboral contigo.

Conformidade com a lei
Nos é exigido, por lei, tomar certas medidas durante o processo de desintegração e para armazenar dados pessoais por um determinado período de tempo posteriormente. Além disso, algumas leis exigem que forneçamos cartas de referência para ex-funcionários.

Consentimiento

Contamos com o seu consentimento para realizar entrevistas de desligamento para entender melhor os motivos pelos quais os funcionários estão saindo. Também contamos com ou seu consentimento em apoiar ex-funcionários com cartas de referência.

Comunicações
Utilizamos dados pessoais em comunicações internas e externas, incluindo a publicação de informações nos nossos wesites e a organização de eventos.

Dados pessoais

Fotografia e vídeo

Consentimento
Contamos com o seu consentimento explícito para utilizar fotografias ou vídeos seus em comunicações.

Interesses legítimos
Confiamos nos nossos legítimos interesses em facilitar as comunicações, promover um ambiente de trabalho positivo, e promover o nosso negócio.

Saúde e segurança

Tratamos dados pessoais para realizar avaliações ergonômicas garantir que os indivíduos recebem cuidados médicos em caso de acidentes de trabalho, lidar com pedidos de indemnização dos colaboradores e respeitar quaisquer restrições de trabalho exigidas por médicos.

Dados pessoais

Dados do emprego

Informação de saúde

Conformidade com a lei
Nos é exigido, por lei, proteger a saúde e a segurança dos colaboradores e de outras pessoas nas nossas instalações.

Interesses legítimos
Mesmo quando não é exigido por lei, a ACCO Brands e os colaboradores têm interesses legítimos em promover o bem-estar, a saúde e a segurança.

Interesses vitais da pessoa
No caso de uma pessoa ficar ferida e necessitar de cuidados médicos imediatos, tratamos dados pessoais para os interesses vitais da mesma.

Acesso e segurança das instalações

Utilizamos dados pessoais para conceder às pessoas o acesso as nossas instalações e áreas de estacionamento, emitindo cartões de identificação ou autorizações de estacionamento. Também tratamos dados pessoais na forma de gravações de videovigilância.

Dados pessoais

Gravações de videovigilância

Celebração e execução do Contrato
Para cumprir o nosso contrato com você, podemos ser obrigados a providenciar um local de trabalho adequado.

Interesses legítimos
Temos interesses legítimos em proporcionar um local de trabalho. Temos, também, interesses legítimos na prevenção ao roubo, no desestímulo a comportamentos ilegais, na salvaguarda da segurança física dos indivíduos e na protecção das instalações e bens da ACCO Brands.

Administração de negócios

Tratamos dados pessoais como parte da gestão dos nossos negócios, incluindo a gestão de despesas, as viagens de negócios, o planejamento, o orçamento, a calibração, os efetivos, a execução de instrumentos legais, o fornecimento de acesso ao sistema, a gestão dos nossos sistemas e infraestrutura de TI, a criação de diretórios de empresas, a execução de acordos com outras entidades e a gestão de relações com outras entidades.

Dados pessoais

Dados do emprego

Informação financeira

Informações sobre o computador e a rede

Interesses legítimos
Temos interesses legítimos em manter um negócio bem-sucedido, contabilizando e prevendo adequadamente as métricas financeiras, facilitando as comunicações, gerindo a nossa força de trabalho e gerindo as relações com outras entidades e pessoas.

Cibersegurança

Tratamos dados pessoais para proteger a segurança e o funcionamento dos nossos sistemas e dados. Tal inclui a autenticação de acesso do utilizador, a gestão de firewalls, a gestão da proteção antivírus e antimalware, a revisão de registos de acesso ao sistema, a monitorização de sistemas em relação a atividades maliciosas, a prevenção de tentativas de phishing, a identificação e resolução de violações de segurança e a prevenção de fraude. A equipe de segurança cibernética também realiza campanhas periódicas de phishing para medir a capacidade dos funcionários de identificar e responder adequadamente a possíveis e-mails de phishing.

Também podemos ter acesso aos computadores, aos e-mails, às mensagens instantâneas, aos registros e às informações de rede da ACCO Brands conforme for necessário para investigar possíveis violações de segurança (sujeito a quaisquer requisitos legais e de privacidade, bem como aos direitos da comissão de trabalhadores ou do sindicato dos colaboradores). No entanto, não monitoramos ativamente os e-mails, as mensagens instantâneas, a utilização do computador ou a utilização da Internet dos colaboradores.

Dados pessoais

Informações sobre o computador e a rede

Conformidade com a lei
Nos é exigido, por certas leis, manter a segurança e a confidencialidade de dados pessoais. Também somos obrigados, de acordo com várias leis financeiras, a garantir a adequação dos nossos controles financeiros e de TI.

Interesses legítimos
Temos interesses legítimos em proteger a segurança das informações confidenciais da nossa empresa, bem como os dados pessoais recolhidos de pessoas.

Promover a conformidade com as políticas da empresa e com a lei

Tratamos dados pessoais para promover a conformidade com o nosso Código de Conduta, com as nossas políticas, com os nossos procedimentos e com a lei. Tal inclui a emissão de políticas aos colaboradores, a coordenação da formação, a solicitação aos colaboradores da divulgação de conflitos de interesse, o recebimento de relatórios de colaboradores, a manutenção da nossa linha direta de ética e a realização de investigações e auditorias. Como parte das investigações, podemos ter acesso aos computadores, aos e-mails, às mensagens instantâneas, aos registos e às informações de rede da ACCO Brands (sujeito a quaisquer requisitos legais e de privacidade, bem como aos direitos da comissão de trabalhadores ou do sindicato dos colaboradores).

Dados pessoais

Dados do emprego

Informação financeira

Informações sobre o computador e a rede

Gravações de videovigilância

Conformidade com a lei
A ACCO Brands e os seus colaboradores são obrigados a cumprir a lei. Algumas leis exigem que a ACCO Brands implemente certas políticas, formações e mecanismos de informação. Também exigem que a ACCO Brands investigue e resolva possíveis infrações, como a discriminação. Caso as autoridades iniciem uma auditoria ou investigação, a ACCO Brands pode ser obrigada a cooperar.

Interesses legítimos
Como um grupo de empresas com sede nos EUA, a ACCO Brands também tem interesses legítimos em cumprir as leis dos EUA. A empresa também tem interesses legítimos em promover a conformidade e a ética em toda a empresa.

Resposta a Pedidos Legais do Governo e Fornecimento Voluntário de Informação ao Governo

Utilizamos e fornecemos dados pessoais em conformidade com os pedidos legítimos das autoridades reguladoras, civis ou penais, inclusive para cumprir os requisitos de segurança ou de aplicação da lei. Podemos, também, fornecer voluntariamente informações ao governo ou entidades auto-reguladoras para proteger a nossa empresa.

Dados pessoais

Dados pré-emprego

Dados do emprego

Informação financeira

Informações sobre o computador e a rede

Informação de saúde

Gravações de videovigilância

Conformidade com a lei
A ACCO Brands e os seus colaboradores são obrigados a cumprir a lei, incluindo responder a pedidos legais de entidades governamentais ou de autorregulação.

Interesses legítimos
Mesmo quando não for legalmente exigido, a ACCO Brands pode divulgar, voluntariamente, informações às autoridades ou cooperar com uma investigação governamental, de modo a proteger os seus interesses financeiros e de reputação.

Apresentar e defender ações judiciais

Utilizamos dados pessoais ao apresentar ou a defender-nos contra ações judiciais, como em conflitos laborais. Também podemos utilizar dados pessoais para responder a pedidos de descoberta em litígio.

Dados pessoais

Dados pré-emprego

Dados do emprego

Informação financeira

Informações sobre o computador e a rede

Informação de saúde

Gravações de videovigilância

Interesses legítimos
Temos interesses financeiros e de reputação legítimos em seguir com ações judiciais ou defender a nossa empresa de ações judiciais.

Apresentar ou defender uma ação judicial
Podemos tratar categorias especiais de dados pessoais, apenas quando for necessário, como informações de saúde, de forma a apresentar ou defender ações judiciais.

Com quem compartilhamos os dados pessoais?

ACCO Brands USA LLC (ABUL)

A maioria dos seus dados pessoais permanecerá com o seu responsável local pelo tratamento de dados, embora os dados pessoais tratados para os fins abaixo indicados possam ser transferidos para a ABUL nos Estados Unidos para cumprimento de obrigações legais ou para os legítimos interesses do seu responsável local pelo tratamento de dados e da ABUL.

Para os seguintes fins, a ABUL e a sua entidade local atuarão como controladores conjuntos:

Administração de benefícios - ABUL trabalha com o seu controlador de dados local para fornecer subsídios de ações e benefícios de seguro;
Comunicações - qualquer informação publicada na Intranet Corporativa da ACCO Brands é gerida pela equipa de Comunicação Corporativa da ACCO Brands, que trabalha para a ABUL;
Administração de Empresas - para gerir eficazmente todo o grupo de empresas ACCO Brands, a ABUL trata dados pessoais para fornecer orçamento central, gestão de despesas, planejamento, calibração, headcount, auditoria, sistemas TI, e infra-estrutura TI;
Ciber-segurança - a equipe corporativa de Ciber-segurança (que trabalha para a ABUL) trata dados pessoais para fornecer suporte central de autenticação multi-factor, filtragem de spam e vírus de e-mails, filtragem de URL e firewall, e investigação de incidentes de ciber-segurança. A equipe de segurança cibernética também realiza campanhas periódicas de phishing para medir a capacidade dos funcionários de identificar e responder adequadamente a possíveis e-mails de phishing.
Promoção do Cumprimento das Políticas da Empresa e da Lei - a equipe de Conformidade Empresarial (que trabalha para a ABUL) trata dados pessoais como parte da gestão do programa de conformidade da ACCO Brands (comunicações, formação, auditoria, e investigações) relacionados com a anticorrupção, sanções comerciais, branqueamento de capitais, antitruste/concorrência, conflitos de interesse, proteção de dados, e outros tópicos cobertos pelo Código de Conduta;
Resposta a Pedidos Legais do Governo e Fornecimento Voluntário de Informações ao Governo - no caso da ACCO Brands receber um pedido de informações de um organismo governamental, a ABUL pode ser obrigada a fornecer ou pode fornecer voluntariamente ao governo dados pessoais, de modo a demonstrar o cumprimento das leis aplicáveis; e
Fazer e defender ações judiciais - os litígios ou ações judiciais significativos são geridos centralmente pelo Departamento Jurídico e de Conformidade da ACCO Brands (que trabalha para a ABUL) e trata dados pessoais relacionados com a realização ou resposta a ações judiciais.

Potenciais Compradores

Não vendemos os seus dados pessoais, embora possamos transferir essas informações para um potencial comprador da nossa empresa, incluindo os consultores, advogados ou assessores financeiros do potencial comprador.

Prestadores de serviços

Finalmente, também compartilhamos dados pessoais com as seguintes categorias de terceiros:

afiliadas ACCO Brands (lista de afiliados da ACCO Brands);
fornecedores de serviços de TI;
fornecedores de serviços de folha de pagamento;
agências de viagens e fornecedores de serviços de viagens;
fornecedores de serviços médicos, médicos e terceiros administradores para pedidos de indenização de trabalhadores;
recrutadores, plataformas de redes sociais e website de emprego;
fornecedores de seguros e benefícios;
auditores, contabilistas e atuários;
bancos, empresas de cartão de crédito, fornecedores de serviços de pagamento, cambistas e plataformas eletrónicas de comércio de ações;
fornecedores de treinamento, pesquisa e avaliação;
advogados, consultores e investigadores;
autoridades locais, estaduais, federais ou outras autoridades governamentais ou agentes da autoridade; e
outras pessoas, organizações ou associações conforme necessário na andamento dos interesses dos colaboradores, dos fornecedores ou da ACCO Brands.

Exigimos que os subcontratados para o tratamento de dados implementem medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais, que nos notifiquem sobre uma potencial violação da segurança de dados e que não utilizem os dados pessoais para outros fins que não a prestação de serviços para a empresa.

Para que países transferimos os seus dados pessoais?

Os dados pessoais podem ser transferidos para a ABUL e fornecedores de serviços nos Estados Unidos da América, conforme descrito acima. Os dados pessoais relativos aos empregados no Espaço Econômico Europeu ("EEE") podem ser transferidos para prestadores de serviços e gestão regional de RH localizados no EEE e no Reino Unido.

Sempre que os dados são enviados para países terceiros, tomamos medidas para assegurar a sua proteção adequada. Isto é feito através de decisões de adequação aprovadas pelo governo, certificações, Regras Empresariais Vinculativas, ou Cláusulas Contratuais Padrão. Se tiver dúvidas sobre os métodos que utilizamos para assegurar uma protecção de dados adequada, pode contactar DataPrivacy@acco.com.

Quais são os seus direitos?

Tem direitos sobre a forma como os seus dados pessoais são utilizados, incluindo:

para solicitar informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais;
para solicitar uma cópia dos seus dados pessoais;
para transferir os seus dados pessoais para outro responsável pelo tratamento de dados;
para corrigir ou eliminar os seus dados pessoais;
para limitar o tratamento de dados pessoais;
para retirar o seu consentimento, quando dependemos desse consentimento para tratar os seus dados;
para contestar ou limitar o tratamento dos seus dados pessoais; e
para enviar uma reclamação à autoridade regional de proteção de dados.

Exercício de direitos

Pode exercer os seus direitos ao contactar a sua equipe de recursos humanos local ou contactando-nos utilizando as informações na seção abaixo "Quem devo contactar se tiver perguntas ou dúvidas sobre os meus dados pessoais?".

Limitações

Estes direitos podem ser limitados, por exemplo, se durante o preenchimento do seu pedido forem divulgadas informações sobre outra pessoa ou se nos pedir para eliminarmos dados que somos legalmente obrigados a armazenar ou que precisamos para executar os nossos negócios. Os direitos também podem ser limitados por privilégios e proteções legais.

Além disso, se revogar o seu consentimento ou se recusar a dar o consentimento, não poderemos tratar os seus dados para esse fim específico. A revogação do consentimento aplicar-se-á a todo o tratamento após a data da revogação, mas não ao tratamento que tenha ocorrido antes dessa data.

Reclamações

Se tiver uma preocupação de privacidade, pode contactar-nos utilizando os dados de contato na secção "Quem devo contactar com quaisquer perguntas ou preocupações sobre os meus dados pessoais?" abaixo. Tem, também, o direito de apresentar uma queixa junto da autoridade de proteção de dados relevante para a sua região.

Complaints

If you have a privacy concern, you can reach out using the contact details in the “Whom do I contact with any questions or concerns about my personal data?” section below. You also have the right to lodge a complaint with the relevant data protection authority for your region.

Durante quanto tempo manteremos as suas informações?

Manteremos os seus dados pessoais pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram recolhidos. Também manteremos as suas informações conforme necessário para garantir o cumprimento das nossas obrigações legais. Para obter mais informações, consulte o horário e a política de retenção de registros da ACCO Brands, disponível na intranet da empresa.

Como saberei se este aviso foi atualizado ou alterado?

À medida que o nosso negócio evolui e novos processos são implementados ou alterados, poderemos ter de atualizar este aviso. Se houver quaisquer alterações significativas a este aviso, notificá-lo-emos por escrito, por exemplo, por e-mail. Atualizaremos, também, a Data de entrada em vigor para mostrar a data de revisão mais recente.

Quem devo contactar se tiver perguntas ou dúvidas sobre os meus dados pessoais?

Se tiver alguma dúvida sobre este aviso ou sobre os seus dados pessoais, recomendamos que contacte a sua equipe de recursos humanos local. Você também pode entrar em contato, a qualquer momento, através do e-mail DataPrivacy@acco.com.

A ACCO Brands designou responsáveis locais de proteção de dados, em certas regiões. Quaisquer perguntas ou dúvidas que tenha sobre os seus dados pessoais podem ser enviadas para o responsável pela proteção de dados relevante, utilizando os dados de contato abaixo:

Brasil – DataPrivacy@acco.com
Alemanha – DataPrivacy@acco.com

A ABUL nomeou o seguinte representante para a protecção de dados na UE:

Leitz ACCO Brands GmbH & Co KG
Siemensstraße 64,
70469 Stuttgart, Alemanha
DataPrivacy@acco.com

A ABUL nomeou o seguinte representante para a protecção de dados no Reino Unido:

ACCO UK Limited
Oxford House, Oxford Road,
Aylesbury, Buckinghamshire, HP21 8SZ
DataPrivacy@acco.com

Anexo

Anexo 1 – Disposições específicas de cada país

Anexo 1 – Disposições específicas de cada país

Em determinadas regiões, podem aplicar-se outros requisitos legais e também podemos recolher outros tipos de dados pessoais. Encontra-se abaixo uma lista de disposições específicas de cada país.

Áustria

Informações sobre religião – informações sobre a sua religião para pagar impostos para fins religiosos em seu nome (dependendo do seu consentimento); e
Informações sobre a organização sindical – informações relacionadas com a sua filiação a uma comissão de trabalhadores para pagar as taxas de filiação em seu nome (dependendo do seu consentimento).

Bélgica

Informações sobre a organização sindical – informações relacionadas com a sua filiação a uma comissão de trabalhadores para pagar as taxas de filiação em seu nome (dependendo do seu consentimento).

Brasil

Informações biométricas – dados de impressão digital para gerir a assiduidade, a pontualidade e o acesso às nossas instalações (dependendo do seu consentimento);
Informações sobre raça e etnia – dados de raça para fins de comunicação às autoridades, conforme exigido por lei (dependendo do seu consentimento);
Informações sobre o estado de incapacidade – dados do estado de incapacidade para fins de comunicação às autoridades, conforme exigido por lei; e
Filiação em organização sindical – dados de filiação em organização sindical, de forma a deduzir e pagar as taxas da organização na sua folha de pagamento (dependendo do seu consentimento).

França

Cópia da sua autorização de trabalho para verificar o direito ao trabalho – uma cópia da sua autorização de trabalho é armazenada pelo RH para verificar o seu direito ao trabalho; a base legal é o cumprimento da lei Artigo R. 620-3 do Código do Trabalho;
Informações Sindicais – nomes e dados de representantes sindicais, representantes dos trabalhadores e representantes do Comitê Econômico e Social (CSE) são tratados para fornecer aos representantes benefícios relacionados a essas atividades; a base legal é o cumprimento da lei, de acordo com os artigos L2411-5 e L2142-1-3 do Código do Trabalho;
Informações Pessoais para Eleição de Representantes dos Funcionários - uma lista de candidatos elegíveis e funcionários votantes, incluindo seu nome, data de nascimento e tempo de serviço, é publicada e disponibilizada aos funcionários para realizar eleições representativas dos funcionários; a base legal é o cumprimento da lei, em conformidade com os artigos L2314-18 e seguintes. do Código do Trabalho;
Informações Pessoais para Prestação de Serviços Sociais e Culturais – nomes e dados dos funcionários são compartilhados com o Comitê Econômico e Social (CSE) para prestação de serviços e benefícios sociais e culturais; a base legal é o seu consentimento; e
Status de deficiência e outras informações pessoais – status de deficiência, status de veterano e outras categorias de dados pessoais são processados para fornecer suporte adicional ao qual você pode ter direito legal; a base legal é o consentimento e o cumprimento da Lei nº 87-517 de 10 de julho de 1987, Reconhecimento da Situação do Trabalhador com Deficiência (RQTH)” e artigo L5213 do Código do Trabalho.

Alemanha

Cópia da Autorização de Residência para verificar o direito ao trabalho - cópia da Autorização de Residência armazenado pelos RH para verificar o seu direito ao trabalho; a base legal ao abrigo da lei alemã é o artigo 26(1) da Bundesdatenschutzgesetz;
Informação para Serviços de Deslocalização - informação necessária para o ajudar na mudança de um local para outro; a base legal ao abrigo da lei alemã é o artigo 26(1) da Bundesdatenschutzgesetz;
Endereço de correio eletrônico pessoal e número de telefone - dados de contato pessoais; a base jurídica ao abrigo da lei alemã é o artigo 26(1) da Bundesdatenschutzgesetz; e
Informações sobre religião - informações relativas à sua religião para pagar impostos religiosos em seu nome; a base legal ao abrigo da lei alemã é o artigo 26(1) da Bundesdatenschutzgesetz.

Itália

Informações sobre a organização sindical – informações relacionadas com a sua filiação a uma comissão de trabalhadores para pagar as taxas de filiação em seu nome (dependendo do seu consentimento).

Polônia

Informações Pessoais para a Administração do Plano de Capital do Empregado – informações pessoais necessárias para cumprir a Lei de 4 de outubro de 2018 sobre Planos de Capital do Empregado; a base legal é o cumprimento da lei;
Informações de saúde – status de deficiência e outras categorias de dados de saúde são processados para fornecer suporte e benefícios adicionais aos quais você pode ter direito legal; a base legal é o cumprimento da lei;
Cópia da sua autorização de trabalho para verificar o direito ao trabalho – uma cópia da sua autorização de trabalho armazenada pelo RH para verificar o seu direito ao trabalho; a base legal é o cumprimento da lei, em consonância com o art. 2 e 3 da Lei de 15 de junho de 2012;
Detalhes da conta bancária – os detalhes da conta bancária são processados para efetuar pagamentos em sua conta bancária, a menos que você tenha solicitado que os pagamentos sejam pagos diretamente a você em dinheiro; a base legal é o consentimento;
Detalhes do carro – as informações sobre o seu carro particular são processadas para providenciar licenças e subsídios de carro, quando aplicável; a base legal são os interesses legítimos; e
Informações Sindicais – detalhes de associação sindical para deduzir e pagar contribuições sindicais de sua folha de pagamento (sujeito ao seu consentimento) e para fornecer aos representantes benefícios relacionados a essas atividades; a base legal é o cumprimento da Lei do Trabalho.

Portugal

Informações biométricas – dados de impressão digital para gerir a assiduidade, a pontualidade e o acesso às nossas instalações, apenas conforme for permitido pelo direito nacional; e
Informações sobre a organização sindical – informações relacionadas com a sua filiação a uma comissão de trabalhadores para pagar as taxas de filiação em seu nome (dependendo do seu consentimento).

Espanha

Informações sobre a organização sindical – informações sobre o seu cargo como representante dos colaboradores (dependendo do seu consentimento).

Suécia

Informações sobre a organização sindical – informações relacionadas com a sua filiação a uma comissão de trabalhadores para pagar as taxas de filiação em seu nome (dependendo do seu consentimento).

Suíça

Informações sobre religião – informações sobre a sua religião para pagar impostos para fins religiosos em seu nome (dependendo do seu consentimento).

Reino Unido

Informações de saúde – conforme autorizado perante os termos da lei da proteção de dados do Reino Unido de 2018, recolhemos informações sobre o motivo da ausência de um colaborador ao trabalho, bem como conselhos ou tratamentos médicos solicitados para determinar se são necessários ajustes ou se o colaborador está apto para trabalhar.
Cópia da Carteira de Identidade para Verificação do Direito ao Trabalho – cópia da sua carteira de identidade armazenada pelo RH para verificação do seu direito ao trabalho; a base legal sob a lei do Reino Unido é a Lei de Imigração, Asilo e Nacionalidade de 2006.

Estados Unidos da América

Informações sobre raça e etnia – dados sobre a raça para promover a diversidade e para fins de comunicação às autoridades, de acordo com os nossos interesses legítimos e obrigações legais;
Informação sobre meios sociais - informação sobre meios sociais que partilha voluntariamente conosco, tal como quando se candidata a uma posição na nossa empresa através do LinkedIn, de acordo com os nossos legítimos interesses; e
Histórico de endereços anteriores - histórico de endereços anteriores recolhidos durante o processo de recrutamento, de acordo com o nosso legítimo interesse.
Direitos de Privacidade – os direitos mencionados na seção “Quais direitos você tem?” estão disponíveis apenas para indivíduos no estado da Califórnia.

PN-GL-HR-ACCO-20230.03

Aviso de privacidade do RH

Anexo

Áustria

Bélgica

Brasil

França

Alemanha

Itália

Polônia

Portugal

Espanha

Suécia

Suíça

Reino Unido

Estados Unidos da América

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