Ändamål |
Typer av bearbetade data |
Rättslig grund |
Rekrytering
Vi bearbetar personuppgifter för att hitta potentiella kandidater, genomföra intervjuer och slutligen anställa de bästa kandidaterna.
|
Personuppgifter
Information före anställning
|
Legitima intressen Vi har ett legitimt intresse av att hitta de bästa kandidaterna för vårt företag.
Att ingå och utföra avtal Vi behöver behandla personuppgifter för att kunna ingå ett avtals- eller anställningsförhållande med dig.
Överensstämmelse med lagen Vi behöver behandla personuppgifter för att följa rådande arbetsrätt och andra lagar.
Samtycke Vi förlitar oss på uttryckligt samtycke för att lagra information om potentiella kandidater som inte anställs, om de vill att vi ska lagra den informationen, för att kunna komma i fråga för framtida tjänster.
|
Mottagning
När en kandidat har valts ut bearbetar vi personuppgifter för att ta emot kandidaten.
|
Personuppgifter
Information före anställning
Anställningsinformation
Finansiell information
Hälsoinformation
|
Att ingå och utföra avtal Vi måste bearbeta personuppgifter för att kunna ingå avtals– eller anställningsförhållande med dig.
Överensstämmelse med lagen Vi är enligt lag skyldiga att samla in och lagra personuppgifter som en del av mottagningsprocessen, exempelvis för skattesyfte.
|
Tidtagning och löner
Vi bearbetar personuppgifter för att spåra arbetstid, arbetad ledighet och administration av löner.
|
Personuppgifter
Anställningsinformation
|
Att ingå och utföra avtal Vi måste bearbeta personuppgifter för att kompensera dig som en del av vårt avtals– eller anställningsförhållande med dig.
Överensstämmelse med lagen Vi är enligt lag skyldiga att samla in och lagra löneuppgifter för ändamål som finansiell rapportering och beskattning.
|
Administration av förmåner
Vi bearbetar personuppgifter som en del av administrationen av förmåner, liksom tillhandahållande av kafeteriaersättningar (där så är tillämpligt), försäkringsskydd, pensionsfinansiering och lagerförmåner.
|
Personuppgifter
Anställningsinformation
Hälsoinformation
|
Ingå och genomföra ett avtal Vi behöver behandla personuppgifter för att administrera avtalsenliga förmåner.
Överensstämmelse med lagen Vi är skyldiga enligt lag att ge anställda vissa förmåner.
Legitima intressen Även om det inte krävs enligt lag har vi ett legitimt intresse av att tillhandahålla förmåner för att attrahera och behålla anställda.
|
Utveckling och prestationshantering
Vi använder personuppgifter för prestations– och talanghantering, successions– och karriärplanering, utbildning, karriär– och ledarskapsutveckling, prisutmärkelser, mångfaldsmetoder och genomförande av medarbetarundersökningar. Vi använder även personuppgifter efter behov när vi hanterar disciplinära processer.
|
Personuppgifter
Anställningsinformation
Dator– och nätverksinformation
|
Att ingå och utföra avtal För att uppfylla vårt avtal med dig måste vi behandla dina personuppgifter för att höja meriter och vidta disciplinära åtgärder i händelse av avtalsbrott.
Legitima intressen Vi har ett legitimt intresse av att hjälpa våra anställda att utvecklas och växa i vårt företag. Vi har också ett legitimt intresse av att främja en rättvis arbetsplats som består av personer med olika åsikter och bakgrunder. Vi har också legitima intressen i att fastställa arbetsnormer och att upprätthålla efterlevnaden av vår uppförandekod, våra policyer och lagen.
|
Avslutning av anställning
Vi behandlar personuppgifter som en del av uppsägningsförfarandet, inklusive för att säkerställa att du får rätt kompensation, för att ta bort din systemåtkomst och för att genomföra uppsägningsintervjuer. Vid tillämpliga fall tillhandahåller vi även referensbrev som bekräftar en tidigare medarbetares anställning vid ACCO Brands.
|
Personuppgifter
Information före anställning
Anställningsinformation
Finansiell information
|
Ingå och genomföra kontrakt Vi måste bearbeta personuppgifter för att säga upp vårt anställningsavtal med dig.
Överensstämmelse med lagen Vi är enligt lag skyldiga att vidta vissa steg under uppsägningsförfarandet och lagra personuppgifter under en viss tid efteråt. Vi måste bearbeta personuppgifter för att säga upp vårt anställningsavtal med dig. Vi är enligt lag skyldiga att vidta vissa steg under uppsägningsförfarandet och lagra personuppgifter under en viss tid efteråt. Vidare kräver vissa lagar att vi tillhandahåller referensbrev för tidigare anställda.
Samtycke
Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke för att genomföra avgångsintervjuer för att bättre förstå orsakerna till varför anställda lämnar. Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke av att stödja tidigare anställda med referensbrev.
|
Kommunikation Vi använder personuppgifter i intern och extern kommunikation, inklusive publicering av information på våra webbplatser och värd för evenemang.
|
Personuppgifter
Fotografering och video
|
Samtycke Vi förlitar oss på ditt uttryckliga samtycke för att använda foton eller videor av dig i kommunikationen.
Legitima intressen Vi förlitar oss på våra legitima intressen för att underlätta kommunikation, främja en positiv arbetsmiljö och vår verksamhet.
|
Hälsa och säkerhet
Vi bearbetar personuppgifter för att göra ergonomiska bedömningar, se till att individer får medicinsk vård för arbetsskador, hanterar arbetstagares ersättningskrav och respektera alla medicinskt nödvändiga arbetsbegränsningar.
|
Personuppgifter
Anställningsinformation
Hälsoinformation
|
Överensstämmelse med lagen Vi är juridiskt skyldiga att skydda de anställdas och andras säkerhet i våra lokaler.
Legitima intressen Även om det inte krävs enligt lag har ACCO Brands och anställda båda legitima intressen av att främja anställdas välbefinnande, hälsa och säkerhet.
Individuella vitala intressen I händelse av att en person skadas och kräver omedelbar läkarvård behandlar vi personuppgifter för individens vitala intressen.
|
Tillgång och säkerhet för anläggningar
Vi använder personuppgifter för att tillhandahålla individer tillgång till våra anläggningar och parkeringsområden genom att utfärda ID–märken eller parkeringstillstånd. Vi bearbetar även personuppgifter i form av CCTV inspelningar.
|
Personuppgifter
CCTV inspelningar
|
Att ingå och utföra avtal För att uppfylla vårt avtal med dig måste vi tillhandahålla en lämplig arbetsplats.
Legitima intressen Vi har ett legitimt intresse av att tillhandahålla en arbetsplats. Vi har också legitima intressen i att förhindra stöld, avskräcka från olagligt beteende, skydda individers fysiska säkerhet och ACCO Brands anläggningar och tillgångar.
|
Verksamhetens administration
Vi bearbetar personuppgifter som en del av vår affärsverksamhet, inklusive kostnadshantering, affärsresor, planering, budgetering, kalibrering, personalantal, genomförande av juridiska instrument, tillhandahållande av systemåtkomst, hantering av våra IT–system och infrastruktur, skapande av företagskataloger, genomförande av avtal med andra enheter och hantera relationer med andra enheter.
|
Personuppgifter
Anställningsinformation
Finansiell information
Dator– och nätverksinformation
|
Legitima intressen Vi har legitima intressen i att upprätthålla ett framgångsrikt företag, att på ett adekvat sätt redovisa och prognostisera ekonomiska mått, underlätta kommunikation, hantera vår personalstyrka och hantera relationer med andra enheter och individer.
|
Cybersäkerhet
Vi bearbetar personuppgifter för att skydda säkerheten och funktionaliteten i våra system och data. Detta inkluderar autentisering av användaråtkomst, hantering av brandväggar, hantering av antivirusskydd och antimalware, granskning av systemåtkomstloggar, övervakningssystem för skadlig aktivitet, förhindrande av nätfiskeförsök, identifiering och lösning av säkerhetsöverträdelser och förhindrande av bedrägerier. Cybersäkerhetsteamet utför också periodiska nätfiskekampanjer för att mäta anställdas förmåga att identifiera och korrekt svara på potentiella nätfiske-e-postmeddelande. Vi kan även komma åt ACCO Brands datorer, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, poster och nätverksinformation efter behov för att undersöka potentiella säkerhetsöverträdelser (med förbehåll för eventuella juridiska och sekretesskrav samt anställdas företagsråd eller fackliga rättigheter). Men vi övervakar inte aktivt e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, datoranvändning eller internetanvändning.
|
Personuppgifter
Dator– och nätverksinformation
|
Överensstämmelse med lagen Vi är skyldiga av vissa lagar att upprätthålla säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi är även skyldiga enligt olika finanslagar att säkerställa att våra finansiella och IT–kontroller är tillräckliga.
Legitima intressen Vi har legitima intressen i att skydda säkerheten för vårt företags konfidentiella information samt personuppgifter som samlats in från individer.
|
Främja efterlevnad av företagspolicyn och lagen
Vi bearbetar personuppgifter för att främja efterlevnad av vår uppförandekod, vår policy, våra förfaranden och lagen. Detta inkluderar att utfärda policyer för anställda, samordna utbildning, be anställda att avslöja intressekonflikter, ta emot medarbetarrapporter, upprätthålla vår etiska telefonlinje och genomföra utredningar och revisioner. Som en del av utredningarna kan vi komma åt ACCO Brands datorer, e–postmeddelanden, snabbmeddelanden, register och nätverksinformation (med förbehåll för alla juridiska– och sekretesskrav samt anställdas arbetsråd eller fackliga rättigheter).
|
Personuppgifter
Anställningsinformation
Finansiell information
Dator– och nätverksinformation
CCTV inspelningar
|
Överensstämmelse med lagen ACCO Brands och dess anställda är skyldiga att följa lagen. Vissa lagar kräver att ACCO Brands implementerar vissa policyer, utbildningar och rapporteringsmekanismer. De kräver även att ACCO Brands undersöker och hanterar potentiella överträdelser som diskriminering. Om statliga myndigheter inleder en granskning eller utredning kan ACCO Brands vara skyldig att samarbeta.
Legitima intressen Som en amerikansk företagskoncern har ACCO Brands även legitima intressen av att följa amerikanska lagar. Det har även legitima intressen i att främja efterlevnad och etik i hela företaget.
|
Att svara på rättmätiga statliga förfrågningar och att frivilligt lämna information till regeringen
Vi använder och tillhandahåller personuppgifter i enlighet med lagliga förfrågningar från tillsynsmyndigheter, civilrättsliga eller straffrättsliga myndigheter, inklusive för att uppfylla krav på säkerhet eller brottsbekämpning. Vi kan också frivilligt lämna information till myndigheter eller självreglerande enheter för att skydda vårt företag.
|
Personuppgifter
Information före anställning
Anställningsinformation
Finansiell information
Dator– och nätverksinformation
Hälsoinformation
CCTV inspelningar
|
Överensstämmelse med lagen ACCO Brands och dess anställda är skyldiga att följa lagen, inklusive att svara på juridiska förfrågningar från statliga eller självreglerande enheter.
Legitima intressen Även om det inte krävs enligt lag kan ACCO Brands frivilligt lämna ut information till statliga myndigheter eller samarbeta med en statlig utredning för att skydda dess ekonomiska intressen och rykte.
|
Genomföra och försvara juridiska anspråk
Vi använder personuppgifter när vi genomför eller försvarar oss mot rättsliga anspråk, exempelvis i arbetstvister. Vi kan även använda personuppgifter för att svara på förfrågningar om upptäckt i tvister.
|
Personuppgifter
Information före anställning
Anställningsinformation
Finansiell information
Dator– och nätverksinformation
Hälsoinformation
CCTV inspelningar
|
Legitima intressen Vi har legitima ekonomiska och ansedda intressen i att driva rättsliga anspråk eller försvara vårt företag från juridiska anspråk.
Genomföra eller försvara juridiska anspråk Endast där det är nödvändigt kan vi bearbeta särskilda kategorier av personuppgifter, såsom hälsoinformation, för att genomföra eller försvara rättsliga anspråk.
|