Zweck |
Arten von verarbeiteten Daten |
Rechtliche Grundlagen |
Rekrutierung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um potenzielle Kandidaten zu finden, Interviews zu führen und schließlich die besten Kandidaten einzustellen.
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Persönliche Daten
Daten vor der Beschäftigung
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Berechtigte Interessen Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die besten Kandidaten für unser Unternehmen zu finden.
Vertragsabschluss und -durchführung Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um das Vertrags- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen eingehen zu können.
Einhaltung von Gesetzen Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um die geltenden arbeitsrechtlichen und sonstigen Gesetze einzuhalten.
Einwilligung Wir verlassen uns auf die ausdrückliche Einwilligung, Informationen über potenzielle Kandidaten zu speichern, die nicht eingestellt werden, wenn die Kandidaten möchten, dass wir diese Informationen speichern, um für zukünftige Positionen in Betracht gezogen zu werden.
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Einstellung
Sobald ein Kandidat ausgewählt wurde, verarbeiten wir die personenbezogenen Daten des Kandidaten für die Einstellung.
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Persönliche Daten
Daten vor der Beschäftigung
Daten zur Beschäftigung
Finanzinformationen
Informationen zur Gesundheit
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Vertragsabschluss und -durchführung Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um das Vertrags- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen einzugehen.
Einhaltung von Gesetzen Wir sind gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten als Teil des Onboarding-Prozesses zu erfassen und zu speichern, z. B. für steuerliche Zwecke.
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Zeiterfassung und Lohnabrechnung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter zu erfassen, den Urlaub zu verwalten und die Lohnabrechnung durchzuführen.
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Persönliche Daten
Daten zur Beschäftigung
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Vertragsabschluss und -durchführung Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um Sie im Rahmen unseres Vertrags- oder Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen zu entschädigen.
Einhaltung von Gesetzen Wir sind gesetzlich verpflichtet, Lohn- und Gehaltsdaten für Zwecke wie die Finanzberichterstattung und Besteuerung zu erfassen und zu speichern.
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Verwaltung von Sozialleistungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung von Sozialleistungen sowie der Gewährung von Kantinenzuschüssen (sofern zutreffend), Versicherungsschutz, Altersvorsorge und Aktienleistungen.
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Persönliche Daten
Daten zur Beschäftigung
Informationen zur Gesundheit
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Vertragsabschluss und -durchführung Wir müssen personenbezogene Daten für die Verwaltung vertraglich vereinbarter Leistungen verarbeiten.
Einhaltung von Gesetzen Wir sind gesetzlich verpflichtet, den Mitarbeitern bestimmte Leistungen zu gewähren.
Berechtigte Interessen Auch wenn wir nicht gesetzlich verpflichtet sind, haben wir ein berechtigtes Interesse daran, Leistungen zu erbringen, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.
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Entwicklung und Leistungsmanagement
Wir verwenden personenbezogene Daten für Leistungs- und Talentmanagement, Nachfolge- und Karriereplanung, Schulungen, Karriere- und Führungsentwicklung, Anerkennung von Auszeichnungen, Diversitätskennzahlen und die Durchführung von Mitarbeiterumfragen. Wir verwenden personenbezogene Daten auch, wenn dies für die Abwicklung disziplinarischer Prozesse erforderlich ist.
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Persönliche Daten
Daten zur Beschäftigung
Computer- und Netzwerkinformationen
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Vertragsabschluss und -durchführung Für die Erfüllung unseres mit Ihnen geschlossenen Vertrags, benötigen wir Ihre personenbezogenen Daten, um etwaige Gehaltserhöhungen oder disziplinarische Maßnahmen im Falle eines Vertragsbruchs in die Wege leiten zu können.
Berechtigte Interessen Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unseren Mitarbeitern zu helfen, sich zu entwickeln und mit unserem Unternehmen zu wachsen. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, einen gleichberechtigten Arbeitsplatz zu fördern, der aus Personen mit unterschiedlichen Ansichten und Hintergründen besteht. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse an der Festlegung von Arbeitsstandards sowie an der Durchsetzung der Einhaltung unseres Verhaltenskodex, unserer Richtlinien und des Gesetzes.
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Offboarding
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen des Offboarding-Prozesses, u. a. um sicherzustellen, dass Sie ordnungsgemäß entlohnt werden, um Ihren Systemzugang zu entfernen, um Austrittsgespräche zu führen und um Ihnen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen.
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Persönliche Daten
Daten vor der Beschäftigung
Daten zur Beschäftigung
Finanzinformationen
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Vertragsabschluss und -durchführung Wir müssen personenbezogene Daten verarbeiten, um unser Vertrags- oder Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu beenden.
Einhaltung von Gesetzen Wir sind gesetzlich verpflichtet, während des Offboarding-Prozesses bestimmte Schritte zu unternehmen und danach personenbezogene Daten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern, u. a. um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen zu können.
Zustimmung
Wir werden nur mit Ihrer Zustimmung Ihre personenbezogenen Daten gem. Art.6 Abs.1 f) EU-DSGVO und für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses gem. § 26 Abs.1 BDSG im Rahmen eines Exit-Interviews verarbeiten.
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Kommunikation Wir verwenden personenbezogene Daten in der internen und externen Kommunikation, einschließlich der Veröffentlichung von Informationen auf unseren Websites und der Durchführung von Veranstaltungen.
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Persönliche Daten
Fotos und Videos
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Zustimmung Wir verlassen uns auf Ihre ausdrückliche Zustimmung, um Fotos oder Videos von Ihnen für die Kommunikation zu verwenden.
Berechtigte Interessen Wir stützen uns auf unsere berechtigten Interessen zur Erleichterung der Kommunikation, zur Förderung eines positiven Arbeitsumfelds und zur Förderung unseres Unternehmens.
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Gesundheit und Sicherheit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um ergonomische Beurteilungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass Personen bei Arbeitsverletzungen medizinisch versorgt werden, um Entschädigungsansprüche von Arbeitnehmern zu bearbeiten und um medizinisch erforderliche Arbeitseinschränkungen zu beachten.
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Persönliche Daten
Daten zur Beschäftigung
Informationen zur Gesundheit
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Einhaltung von Gesetzen Wir sind gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und anderen Personen auf unserem Betriebsgelände zu schützen.
Berechtigte Interessen Auch wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, haben sowohl ACCO Brands als auch die Mitarbeiter ein berechtigtes Interesse daran, das Wohlbefinden, die Gesundheit und die Sicherheit der Mitarbeiter zu fördern.
Lebenswichtige Interessen der Person Für den Fall, dass eine Person verletzt ist und sofortige medizinische Hilfe benötigt, verarbeiten wir personenbezogene Daten für die lebenswichtigen Interessen dieser Person.
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Zugang und Sicherheit der Anlage
Wir verwenden personenbezogene Daten, um Personen den Zugang zu unseren Einrichtungen und Parkplätzen zu ermöglichen, indem wir Ausweise oder Parkscheine ausstellen. Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten in Form von CCTV-Aufzeichnungen.
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Persönliche Daten
CCTV-Aufnahmen
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Vertragsabschluss und -durchführung Um unseren Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, müssen wir ggf. einen angemessenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen.
Berechtigte Interessen Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines Arbeitsplatzes. Wir haben auch ein berechtigtes Interesse daran, Diebstahl zu verhindern, illegales Verhalten zu unterbinden, die physische Sicherheit von Personen zu schützen und die Einrichtungen und Vermögenswerte von ACCO Brands zu schützen.
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Verwaltung des Geschäfts
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der Verwaltung unseres Geschäfts, einschließlich Spesenverwaltung, Geschäftsreisen, Planung, Budgetierung, Kalibrierung, Personalbestand, Ausführung von Rechtsinstrumenten, Bereitstellung von Systemzugängen, Verwaltung unserer IT-Systeme und -Infrastruktur, Erstellung von Unternehmensverzeichnissen, Ausführung von Vereinbarungen mit anderen Unternehmen und Verwaltung von Beziehungen mit anderen Unternehmen.
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Persönliche Daten
Daten zur Beschäftigung
Finanzinformationen
Computer- und Netzwerkinformationen
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Berechtigte Interessen Wir haben berechtigte Interessen an der Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Geschäfts, an einer angemessenen Buchführung und an der Prognose von Finanzkennzahlen, an der Erleichterung der Kommunikation, an der Verwaltung unserer Belegschaft und an der Verwaltung von Beziehungen zu anderen Unternehmen und Personen.
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Cybersicherheit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Sicherheit und Funktionalität unserer Systeme und Daten zu schützen. Dazu gehören die Authentifizierung des Benutzerzugriffs, die Verwaltung von Firewalls, die Verwaltung des Viren- und Malwareschutzes, die Überprüfung von Systemzugriffsprotokollen, die Überwachung von Systemen auf bösartige Aktivitäten, die Verhinderung von Phishing-Versuchen, die Identifizierung und Behebung von Sicherheitsverletzungen und die Verhinderung von Betrug. Das Cyber-Sicherheitsteam führt regelmäßig Phishing-Kampagnen durch, um die Fähigkeit der Mitarbeiter zu überprüfen, potenzielle Phishing-E-Mails zu erkennen und richtig darauf reagieren zu können.
Wir können auch auf ACCO Brands Computer, E-Mails, Sofortnachrichten, Aufzeichnungen und Netzwerkinformationen zugreifen, wenn dies erforderlich ist, um potenzielle Sicherheitsverletzungen zu untersuchen (vorbehaltlich jeglicher gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie der Rechte des Betriebsrats oder der Gewerkschaft). Wir überwachen jedoch nicht aktiv die E-Mails, Sofortnachrichten, Computernutzung oder Internetnutzung der Mitarbeiter.
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Persönliche Daten
Computer- und Netzwerkinformationen
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Einhaltung von Gesetzen Wir sind durch bestimmte Gesetze verpflichtet, die Sicherheit und Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten zu wahren. Außerdem sind wir nach verschiedenen Finanzgesetzen verpflichtet, die Angemessenheit unserer Finanz- und IT-Kontrollen sicherzustellen.
Berechtigte Interessen Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die Sicherheit der vertraulichen Informationen unseres Unternehmens sowie der von Einzelpersonen erhobenen personenbezogenen Daten zu schützen.
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Förderung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Gesetzen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Einhaltung unseres Verhaltenskodex, unserer Richtlinien, unserer Verfahren und des Gesetzes zu fördern. Dazu gehören die Herausgabe von Richtlinien an die Mitarbeiter, die Koordination von Schulungen, die Aufforderung an die Mitarbeiter, Interessenkonflikte offenzulegen, die Entgegennahme von Mitarbeiterberichten, die Betreuung unserer Ethik-Hotline sowie die Durchführung von Untersuchungen und Audits. Im Rahmen von Untersuchungen können wir auf ACCO Brands Computer, E-Mails, Sofortnachrichten, Aufzeichnungen und Netzwerkinformationen zugreifen (vorbehaltlich jeglicher gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie der Rechte des Betriebsrats oder der Gewerkschaft).
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Persönliche Daten
Daten zur Beschäftigung
Finanzinformationen
Computer- und Netzwerkinformationen
CCTV-Aufnahmen
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Einhaltung von Gesetzen ACCO Brands und seine Mitarbeiter sind zur Einhaltung von Gesetzen verpflichtet. Einige Gesetze verlangen, dass ACCO Brands bestimmte Richtlinien, Schulungen und Berichtsmechanismen implementiert. Sie verlangen auch, dass ACCO Brands potenzielle Verstöße wie Diskriminierung untersucht und anspricht. Wenn die Regierung eine Prüfung oder Untersuchung einleitet, kann ACCO Brands zur Kooperation verpflichtet sein.
Berechtigte Interessen Als eine in den USA ansässige Unternehmensgruppe hat ACCO Brands auch ein berechtigtes Interesse an der Einhaltung von US-Gesetzen. Sie hat auch ein berechtigtes Interesse daran, Compliance und Ethik im gesamten Unternehmen zu fördern.
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Beantwortung rechtmäßiger behördlicher Anfragen und freiwillige Bereitstellung von Informationen an die Regierung
Wir verwenden und stellen personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit rechtmäßigen Anfragen von Regulierungs-, Zivil- oder Strafbehörden zur Verfügung, einschließlich zur Erfüllung von Sicherheits- oder Strafverfolgungsanforderungen. Wir können auch freiwillig Informationen an die Regierung oder an selbstregulierende Stellen weitergeben, um unser Unternehmen zu schützen.
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Persönliche Daten
Daten vor der Beschäftigung
Daten zur Beschäftigung
Finanzinformationen
Computer- und Netzwerkinformationen
Informationen zur Gesundheit
CCTV-Aufnahmen
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Einhaltung von Gesetzen ACCO Brands und seine Mitarbeiter sind verpflichtet, die Gesetze einzuhalten, einschließlich der Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von staatlichen oder selbstregulierenden Stellen.
Berechtigte Interessen Auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann ACCO Brands freiwillig Informationen an die Regierung weitergeben oder bei einer staatlichen Untersuchung kooperieren, um seine finanziellen und Reputationsinteressen zu schützen.
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Geltend machen und Verteidigen von Rechtsansprüchen
Wir verwenden personenbezogene Daten bei der Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen, z. B. bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten. Wir können personenbezogene Daten auch bei der Beantwortung von Anfragen zur Offenlegung in Rechtsstreitigkeiten verwenden.
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Persönliche Daten
Daten vor der Beschäftigung
Daten zur Beschäftigung
Finanzinformationen
Computer- und Netzwerkinformationen
Informationen zur Gesundheit
CCTV-Aufnahmen
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Berechtigte Interessen Wir haben ein berechtigtes finanzielles und Reputationsinteresse an der Verfolgung von Rechtsansprüchen oder der Verteidigung unseres Unternehmens gegen Rechtsansprüche.
Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen Nur wenn es erforderlich ist, können wir besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z. B. Gesundheitsinformationen verarbeiten, um Rechtsansprüche geltend zu machen oder zu verteidigen.
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